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Vorgangsvorbelegung¶
Allgemeines:¶
Es gibt zwei grundsätzliche Szenarien, in denen die Konfiguration von Vorbelegungen Sinn ergeben:
a) Es gibt in bestimmten Szenarien immer oder überwiegend die gleichen Werte in die Indexfelder einzutragen, der oder die gleiche Zuständige, usw.
b) Es wird mit Bereichen gearbeitet, deren Vorgangs-Dokumente auf unterschiedlichen Laufwerken abgelegt werden.
Die Vorbelegungs-Optionen in Stammdaten > Vorgang ermöglichen eine partielle “Automatisierung” bei der Erstellung von Vorgängen.
Ein einfaches Beispiel wäre:
In einer Software-Firma wird ein Mitarbeiter als Erstansprechpartner für neue Supportfälle festgelegt, die dieser bearbeitet und abschließt oder ggf. deligiert.
Es bietet sich also an, beim Eintrag “Support” oder “Supportanfrage” oä. diesen Mitarbeiter in der Vorbelegung einzutragen. Wenn die Dokumentenablage für solche spezifischen Anfragen ebenfalls mit festen Werten arbeitet (z.B. Jahr, Ordner-Ablage “Support” an einer Stelle im Pfad, etc.), so kann man dies in den Vorbelegungen bereits festlegen.
Voraussetzung Betreff-Tabelle
Voraussetzung ist die Befüllung der Tabelle “Betreff” mit Werten, welche anschließend bei der Konfiguration der Vorbelegungen zu spezifischen Betreffs abgerufen werden können.
In Stammdaten > Vorgang > Betreff kann eine Liste von standardisierten Betreffs hinterlegt werden.
Nutzung¶
Im Vorgang können diese im Feld Betreff abgerufen und ausgewählt werden (DropDown-Menü).
Man ist jedoch nicht an die Betreffs aus der vordefinierten Liste gebunden.
Es ist weiterhin möglich, diese Vorlagen im individuellen Vorgang zu erweitern oder zu ersetzen, ohne dass die Liste der vordefinierten Betreffs verändert wird.
Vorbelegungen¶
Betreff:¶
Es bietet sich die Möglichkeit, pro definiertem Betreff weitere Felder automatisch auszuwählen.
So können für einen bestimmten Betreff die Indexfelder mit bestimmten bereits hinterlegten Werten ausgefüllt werden (so gewünscht), der “Standard”-Bearbeiter kann gesetzt werden, es kann festgelegt werden, ob ein Timer automatisch starten soll, wenn der Vorgang geöffnet wird, usw.
[ToDo]:
Screenshot des Formulars
Index 1 bis 6¶
In Stammdaten > Vorgang > Index 1 bis > Index 6 können thematisch zusammenhängende Einträge gebündelt werden.
Die Index-Felder können mit eigener Bedeutung versehen werden und werden im Vorgangs-Formular in der Sektion “Auswahl” aufgeführt.
Häufig werden Index-Felder auch zum dynamischen, doch standardisierten Zusammenbau des Datei-Ablagepfades genutzt:
Siehe auch “Global Konfiguration”
Hinweis
in Outlook Infodesk war Index 1 oft mit der Kundentabelle verknüpft. Dies ist in der aktuellen Infodesk-Version nicht mehr der Fall!
Stand Juni 2025
Die Beschreibung des Feldes “Index X” muss aktuell noch von der Fischer Software durchgeführt werden.
In einer späterern Version wird diese Möglichkeit in die Benutzer-Oberfläche integriert.
Beispiel¶
Indexfelder als Pfad-Konstruktion am Beispiel einer Immobilienverwaltung¶
Der Dateiablagepfad soll folgendermaßen aussehen:
d:\
- Berlin
- Hauptstr. 34
- Handwerker
- Glaser
- Maurer
- Dachdecker
- Elektriker
- Mieter
- Wohnung 1
- Vertrag
- Kündigung
- Meldungen
- ...
- Wohnung 28
- Hausmeister
- Versicherungen
- ...
- Hamburg
- Dresden
Jede Ordner-Ebene entspricht einem Index:
Index1 = Stadt
Index2 = Liegenschaft
Index3 = Gewerke & Mieter
Index4 = GewerkeDetail
ContactDocumentPathName = Firmenname (dies ist vom System vorgegeben!)
Die Werte im Index können natürlich individuell zusammengestellt werden.
In der Globalen Konfiguration würde der Ablagepfad also so aussehen
{RootPath} entspricht dem Laufwerk (Siehe auch “Dokumenten-Ordner”)
Werden mehrere Laufwerke zur Ablage verschiedener Thematiken genutzt (inhaltlich, strukturell, zugriffsberechtigungsbedingt, etc.), so werden die Ordnernamen der ersten Ebene in den Index1 geschrieben, genau so, wie bei allen anderen Ordner-Ebenen
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