Initiale Konfigurations-Strategie¶
Nach dem ersten Start von Infodesk:
Schritt 1:¶
Im Abschnitt Konfiguration wird, unter Dokumenten-Ordner zunächst ein Ablagepfad definiert
Fall 1: ein Ablagepfad¶
Es ist auch möglich, nur einen allgemeinen Ablagepfad festzulegen.
Ein Ablagepfad muss aber festgelegt werden (mit Bereichs-Feld leer).
-> Vergleich Screenshot, Punkt 2:
Der oder die Dokumenten-Ordner legen die Basis für die Ablage von Dokumenten fest, die in Vorgängen hinterlegt werden.
Die Definition des Ordnerbaumes legen Sie unter Konfiguration > Globale Einstellungen fest.
1: In dieser Zeile erstellen Sie einen neuen Eintrag
2: Es muss immer einen Eintrag geben, bei dem der Bereich leer ist! Dies bezeichnet den Standard-Ablagepfad
Fall 2: mehrere Datei-Ablagepfade¶
1. Bereiche¶
Es bietet sich an, zunächst mit der Definition der Bereiche zu beginnen.
Stammdaten > Bereiche
Bereiche & ein Ablagepfad
In diesem Fall ist die Nutzung von Bereichen optional, da diese nicht mit Ablagepfaden verknüpft werden. Entsprechend beeinflussen Zugriffsrechte (Rollen) die Sicht- und Nutzbarkeit der mit Bereichen belegten Vorgänge nicht.
2. Dokumenten-Ablage¶
Konfiguration > DokumentenPfade anlegen
Zunächst muss ein Dokumenten-Ablagepfad ohne Bereich definiert werden.
Weitere Ablagepfade können den zuvor erstellten Bereichen zugeordnet werden.
Ablagepfade können beliebig definiert werden:
K:\
D:\Infodesk_Data
D:\Infodesk\Geschäftsführung\
D:\Infodesk\Personalabteilung\
\\Infodesk_Data\
Der oder die Dokumenten-Ordner legen die Basis für die Ablage von Dokumenten fest, die in Vorgängen hinterlegt werden.
Die Definition des Ordnerbaumes legen Sie unter Konfiguration > Globale Einstellungen fest.
1: In dieser Zeile erstellen Sie einen neuen Eintrag
2: Es muss immer einen Eintrag geben, bei dem der Bereich leer ist! Dies bezeichnet den Standard-Ablagepfad
Hinweis
Zusammen mit den Bereichen können später Zugriffsrechte auf einzelne Bereiche / Dokumentenpfade definiert werden.
Schritt 2:¶
Index-Felder 1 bis max 6¶
Index-Felder
Index-Felder sind immer vorgangsbezogen.
Sie können als frei wählbare Beschreibungs- / Verschlagwortungsfelder genutzt werden.
Sie können aber auch als Teil der Ordner-Ablage-Generierung fungieren.
Inhalte der Indexfelder werden hier hinterlegt:
Stammdaten > Vorgänge > Index 1 bis Index 6
Hier können beliebige Einträge pro Index-Feld definiert werden.
Es ist auch möglich, diese zu Pflichtfeldern zu deklarieren.
In der Werkseinstellung ist eine Ordnerhierarchie (Konfiguration > Globale Konfiguration) in folgendem Format festgelgt:
Dieser Ablagepfad wird aus den jeweiligen Feld-Werten pro Vorgang ermittelt:
‘{RootPath}’ = Der jeweils relevante Ablagepfad (ggf. abhängig vom Bereich)
’{Index1}’ = Der Text, welcher im Feld Index1 ausgewählt wurde
‘{ContactDocumentPathName}’ = Das Feld “Firma” des dem Vorgang zugeordneten Kontaktes.
‘{Index3}’ = wie Index1
Dieser Standard-Pfad kann nach belieben angepasst werden.
[ToDo]:
Screenshots
Liste der verfügbaren Variablen
Beispiel:
Bereiche definieren
Indexe definieren
Kontakt definieren
AblagePfade mit Bereichen definieren
->
Vorgang erstellen mit entsprechender Auswahl
Ansicht der Ablage im Explorer(??)