E-Mail-Import¶
Zusammenfassung:¶
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung Wie funktioniert der Import? E-Mails werden entweder manuell (markierte Outlook-E-Mails) oder automatisch stündlich aus einem konfigurierten Ordner importiert. De
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung¶
Wie funktioniert der Import?¶
E-Mails werden entweder manuell (markierte Outlook-E-Mails) oder automatisch stündlich aus einem konfigurierten Ordner importiert. Der Betreff der E-Mail bestimmt, welches Importprofil verwendet wird (Profil-Einstellung „Betreff der E-Mail”, mit * als Platzhalter am Anfang oder Ende).
Der E-Mail-Body enthält die Daten im Format:
Das Trennzeichen (Standard: :) ist im Profil einstellbar. Jede Zeile wird einzeln ausgewertet. Im Profil wird über „Feldzuordnungen” festgelegt, welcher Name in der E-Mail welchem Infodesk-Feld entspricht. Ist kein „Name in E-Mail” angegeben, wird nur der Standardwert verwendet.
Ablauf im Detail¶
1. Vorgang suchen / anlegen¶
Das System sucht in dieser Reihenfolge nach einem vorhandenen Vorgang:
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung¶
| Feld in der E-Mail | Verhalten |
|---|---|
OITaskID |
Pflichtfeld Vorgang muss existieren, sonst Fehler |
ForeignID |
Optionale Suche – kein Fehler wenn nicht gefunden |
Oid |
Pflichtfeld muss gültige GUID sein und existieren |
Wird kein Vorgang gefunden, wird ein neuer Vorgang angelegt. Der Kontakt wird dabei automatisch per CustomerID oder E-Mail-Absender ermittelt.
2. Kontakt suchen / anlegen¶
Anschließend wird nach einem vorhandenen Kontakt gesucht:
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung¶
| Feld in der E-Mail | Verhalten |
|---|---|
OIContactID |
Pflichtfund – Kontakt muss existieren, sonst Fehler |
Contact.Oid |
Pflichtfund – muss gültige GUID sein und existieren |
Wird kein Kontakt über diese IDs angegeben, wird der am Vorgang bereits hängende Kontakt verwendet. Ist keiner vorhanden, wird ein neuer Kontakt angelegt.
Wichtig: Kontaktfelder werden nur befüllt bzw. überschrieben, wenn im Profil „Kontakt aktualisieren” aktiviert ist – oder wenn noch kein Kontakt am Vorgang hängt.
3. Stammdaten¶
Stammdaten (z. B. Index1–6, AdrField1–8, Land) werden per Name gesucht.
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung¶
- Profil-Option „Stammdaten erstellen” aktiv → fehlende Werte werden automatisch angelegt
- Profil-Option „Stammdaten erstellen” inaktiv → fehlender Wert führt zu einem Fehler, der Import wird übersprungen
Unterstützte Felder – Vorgang¶
Alle Vorgangsfelder werden ohne Präfix in der E-Mail angegeben.
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung¶
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
Subject |
Betreff (wird nur gesetzt, wenn noch leer) |
ForeignID |
Externe ID |
OITaskID |
Infodesk-interne Task-ID (nur zur Suche, kein Schreiben) |
Oid |
Datenbank-GUID des Vorgangs (nur zur Suche, kein Schreiben) |
StartDate |
Startdatum |
Deadline |
Fälligkeitsdatum |
DueDate |
Erledigungsdatum |
Importance |
Priorität – mögliche Werte: Low, Normal, High |
IstErledigt |
true = Vorgang abschließen, false = Vorgang reaktivieren |
Index1 – Index6 |
Indexfelder (Stammdaten) |
UPText, UPDatum, … |
Benutzerdefinierte Felder (UP-Felder) |
CustomerID |
Kundennummer zur Kontaktsuche bei Neuanlage |
Unterstützte Felder – Kontakt¶
Alle Kontaktfelder können wahlweise mit oder ohne den Zusatz Contact. angegeben werden – beides wird korrekt dem Kontakt zugeordnet. Beispiel: FirstName und Contact.FirstName sind gleichwertig.
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung¶
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
OIContactID |
Infodesk-interne Kontakt-ID (nur zur Suche, kein Schreiben) |
Contact.Oid |
Datenbank-GUID des Kontakts (nur zur Suche, kein Schreiben) |
FirstName |
Vorname |
LastName |
Nachname |
MiddleName |
Zweiter Vorname |
CompanyName |
Firma |
Department |
Abteilung |
OfficeLocation |
Bürostandort |
Suffix |
Namenszusatz (z. B. Jr.) |
Nickname |
Spitzname |
ForeignID |
Externe Kontakt-ID |
CustomerID |
Kundennummer |
Email1Address |
E-Mail-Adresse 1 |
Email2Address |
E-Mail-Adresse 2 |
Email3Address |
E-Mail-Adresse 3 |
WebPage |
Webseite |
Birthday |
Geburtsdatum |
Title |
Anrede (Stammdatum) |
TitleAcademic |
Akademischer Titel (Stammdatum) |
TitlePredicate |
Namensprädikat (Stammdatum) |
AdrField1 – AdrField8 |
Adress-Zusatzfelder (Stammdaten) |
UPText, UPDatum, … |
Benutzerdefinierte Felder am Kontakt |
Adressen des Kontakts¶
Ein Kontakt kann bis zu drei Adressen haben: Geschäftlich, Privat und Sonstige. Die Felder werden in der E-Mail durch Angabe des Adresstyps gefolgt von einem Punkt und dem Feldnamen angegeben:
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung¶
| Adresstyp | Feldname-Präfix |
|---|---|
| Geschäftlich | BusinessAddress. |
| Privat | HomeAddress. |
| Sonstige | OtherAddress. |
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung¶
| Adressfeld | Beschreibung |
|---|---|
…Street |
Straße |
…City |
Stadt |
…ZipCode |
Postleitzahl |
…State |
Bundesland / Kanton |
…Country |
Land (Stammdatum) |
Auch hier kann Contact. vorangestellt werden, z. B. Contact.BusinessAddress.Street.
Zur bevorzugten Postanschrift des Kontakts:
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung¶
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
SelectedMailingAddress |
Bevorzugte Postanschrift – Werte: Business, Home, Other |
Telefonnummern des Kontakts¶
E-Mail-Import – Funktionsbeschreibung¶
| Feldname | Rufnummerntyp |
|---|---|
BusinessPhoneNumber |
Geschäftlich |
BusinessPhoneNumber2 |
Geschäftlich 2 |
MobilePhoneNumber |
Mobil |
HomePhoneNumber |
Privat |
OtherPhoneNumber |
Sonstige |
FaxBusiness |
Fax Geschäftlich |
Besonderheit: Es wird geprüft, ob die Nummer (bereinigt, ohne Leerzeichen und Sonderzeichen) bereits beim Kontakt hinterlegt ist. Ist sie vorhanden, wird nur der Nummerntyp aktualisiert – die Nummer selbst wird nicht verändert. Ist die Nummer noch nicht vorhanden, wird sie neu angelegt.
Beispiel-E-Mail¶
E-Mail-Import – FunktionsbeschreibungBetreff: Infodesk Import
Vorname: Max
Nachname: Mustermann
Firma: Mustermann GmbH
E-Mail: max@mustermann.de
Telefon: +49 89 123456
Index1: Angebote
BusinessAddress.Street: Musterstraße 1
BusinessAddress.City: München
BusinessAddress.ZipCode: 80331
BusinessAddress.Country: Deutschland
Startdatum: 01.08.2025
Die Feldnamen in der E-Mail entsprechen dem, was in der Feldzuordnung unter „Name in E-Mail” eingetragen ist.
Fehlerbehandlung¶
Tritt ein Fehler auf (z. B. Kontakt nicht gefunden, Stammdatum nicht vorhanden), wird der Import dieser E-Mail übersprungen und die Datei bleibt im Ordner liegen. Der Fehlertext wird als Hinweismeldung angezeigt und kann per Klick in die Zwischenablage kopiert werden. Beim automatischen Import wird der Fehler bis zu 45 Minuten angezeigt.