Globale Einstellungen

Vorlagen¶

## Pfad Vorlagen-Ordner:¶

In diesem Feld wird der Ablagepfad für alle Vorlagen in Infodesk festgelegt (z.B. E-Mail-Vorlagen, Dokumenten-Vorlagen, etc.)

Ablage¶

GlobEinst_Ablage

Format Dateipfad:¶

In diesem Feld wird die Struktur des Datei-Ablagepfades erstellt.
Dieser kann aus statischen oder variablen Werten bestehen oder aus einer Kombination aus beiden:

Der Pfad beginnt immer mit: {RootPath}
Dieser Wert ist unter Konfiguration > "Dokumenten Ordner" definiert (Eintrag mit leerem "Bereich"-Feld)
Beispiel:

Standard-Wert:
{RootPath}\{Index1}\{ContactDocumentPathName}\{Index3}
Dieser String ist immer im Drop-Down-Menü des Feldes enthalten, auch wenn die aktive Konfiguration gelöscht/verändert wurde

{Index1} und {Index3} sind zwei Elemente, deren Ansichtsname in den Vorgängen im Auswahlfeld "Auswahl" steht.

AuswahlFeld in einem Vorgang

{ContactDocumentPathName} entspricht dem Firmennamen

Format Dateiname¶

Standardwert:
{DocumentSubject}

Übersetzt: Name der anzuhängenden Datei
Diese Variable kann auch durch weitere Variablen oder Konstanten erweitert/ersetzt werden, wenn gewünscht.
Der Standard ist immer im Drop-Down-Menü des Feldes enthalten, auch wenn die aktive Konfiguration gelöscht/verändert wurde)

Beispiel jeder angehängten Datei wird das aktuelle Datum hinten angehängt:
{DocumentSubject}_yyyyMMdd
entspricht z.B.:
TestDatei_20241224

Format Dateiname Kontakt¶

Standard-Format:
Iif(IsNullOrEmpty(Trim(CompanyName)), Trim(concat(Trim(LastName),' ', Trim(FirstName))), Trim(CompanyName))

Übersetzt:
Wenn das Feld "Firma" leer ist, nutze "Nachname Vorname", sonst "Firma"

Diese Formel ist immer im Drop-Down-Menü des Feldes enthalten, auch wenn die aktive Konfiguration gelöscht/verändert wurde.

Format Dokument Datum¶

Verfügbare Standard-Datumsformate:

Datumsformat	Beispiel
yyyy-MM-dd	2024-12-24
yy-MM-dd	24-12-24
dd-MM-yyyy	24-12-2024
ddMMyyyy	24122024
yyyyMMdd	20241224
yyyy-MM-dd-hh-mm-ss	2024-12-24-16-15-00

Es können auch manuell Formate mithilfe der Schlüssel-Werte dd, MM, yy/yyyy erstellt werden.

Dokumentenpfad Leerzeichen ersetzen¶

Wird diese Option aktiviert, werden Leerzeichen in Dateinamen durch einen Unterstrich ('_') ersetzt.
Dieser Wert ist nicht individualisierbar.

E-Mail¶

GlobEinst_E-Mail

E-Mail Anrede ausschalten¶

Die Anrede des Empfängers wird in E-Mails deaktiviert (Standard: aktiviert).
Dies kann sinnvoll sein, wenn im Mail/Programm z.B. bereits Vorlage hinterlegt sind, die automatisch genutzt werden.

Format E-Mail Betreff:¶

In diesem Feld können Sie ein Standard-Format für E-Mail-Betreffs festlegen.
Dieser kann aus statischen und variablen Werten bestehen oder einer Kombination aus beidem.

Standardwert:
{DocumentSubject}
Dies entspricht dem Betreff des Vorgangs.

Diese Variable ist immer im Drop-Down-Menü des Feldes enthalten, auch wenn die aktive Konfiguration gelöscht/verändert wurde.

E-Mail Standardsignatur-Name:¶

In diesem Feld kann der Name einer Datei aus dem E-Mail-Vorlagenverzeichnis benannt werden, um eine Standard-E-Mail-Signatur einzufügen.

Achtung

Dies funktioniert aktuell NUR für Entwurfs-E-Mails!

Anrufe¶

Anruf-Protokoll:¶

Hier wird das Windows-Protokoll zum Auslösen eines Anrufs über den "Anruf"-Knopf festgelegt.

Standardwert:
callto
alternativ:
tel

Statusmail¶

Statusmail versenden¶

Wird diese Option aktiviert, werden bei allen Vorgangsänderungen in einem Vorgang, bei der eine andere Person zuständig ist bzw. bei der Zuordnung eines oder einer neuen Zuständigen, Statusmails automatisch versandt.

Standard: deaktiviert

Statusmail loggen¶

Wird diese Option aktiviert, wird jede versandte Statusmail auch im Vorgang als Dokument abgelegt.

Standard: deaktiviert

Datei-Handling¶

E-Mail(s) in Infodesk verschieben (nicht kopieren)¶

Wird diese Option aktiviert, werden alle in einen Vorgang verschobenen E-Mails aus dem Postfach gelöscht.

Standard: deaktiviert (kopieren)

In der Standard-Einstellung werden E-Mails in den Vorgang kopiert. Das bedeutet, die Mail verbleibt auch im Postfach.
Das Verschieben der E-Mail kann man individuell, durch das Drücken und Halten der SHIFT-Taste während des Drag&Drop-Vorgangs forcieren.

Verschieben, kopieren, Anhänge entpacken von E-Mails¶

ALT: Entpacken von Anhängen
Ctrl: Kopieren
SHIFT: Verschieben
ALT + Ctrl: E-Mail kopieren und Anhang entpacken (eigener Vorgangseintrag)
ALT + SHIFT: E-Mail verschieben und Anhang entpacken (eigener Vorgangseintrag)

Datei(en) in Infodesk verschieben (nicht kopieren)¶

Wird diese Option aktiviert, werden alle einem Vorgang zugewiesenen Dateien gelöscht (Papierkorb).

Standard: deaktiviert (kopieren)

In der Standard-Einstellung werden Dateien in den Vorgang kopiert. Das heißt, die Datei verbleibt auch am originalen Speicherplatz.
Das Verschieben der Datei(en) kann man individuell, durch das Drücken und Halten der SHIFT-Taste während des Drag&Drop-Vorgangs forcieren.

Verschieben, kopieren von Dateien¶

ALT: Link erstellen
Ctrl: Kopieren
SHIFT: Verschieben

Eintrag löschen: Datei(en) löschen:¶

Wenn ein Eintrag mit angehängtem Dokument gelöscht wird, soll das Dokument ebenfalls gelöscht werden (um verweiste Dokumente in Ordnern zu vermeiden)

Abfrage: Pro Löschvorgang wird nachgefragt, ob die dazugehörige Datei ebenfalls gelöscht werden soll
Ja: Dokumente, die einem zu löschenden Eintrag zugeordnet sind, werden ohne Nachfrage aus der Dateiablage entfernt
Nein: Dokumente, die einem zu löschenden Eintrag zugeordnet sind, werden ohne Nachfrage nicht aus der Dateiablage entfernt

Standardwert: Abfrage

Hinweis

Ist ein Dokument einem weiteren Vorgang zugewiesen (durch Verlinkung), so steht die Option, das Dokument zu löschen nicht zur Verfügung.

Weiteres¶

Dashboard automatisch aktualisieren¶

Mit dieser Option wird festgelegt, dass, wenn man im Menü auf "Dashboard" klickt, ein bereits geöffnetes Dashboard aktualisiert wird, ohne dass der Dashboard-Tab in den Vordergrund geholt wird.

Timer immer starten¶

Diese Option legt fest, ob der Timer beim Öffnen eines Vorgangs automatisch gestartet werden soll.

Standard: deaktiviert

Pfad Logging Ordner:¶

Der Pfad kann individuell angepasst werden.

Standardwert: Leer

Bleibt der Eintrag leer, werden in dem Pfad, der unter Konfiguration > "Dokumenten Ordner" definiert (Eintrag mit leerem "Bereich"-Feld) wurde, die Logs in einen Unterordner namens ".Logs" gespeichert.

Meldungstyp:¶

Meldungen (z.B. wenn ein Vorgang bereits von jemandem geöffnet wurde) können in drei unterschiedlichen Varianten dargestellt werden:

Flyout: es wir ein "Meldungsband" quer über den Bildschirm dargestellt
Toast: Infofenster im Windows 10-Stil (über der Uhr)
Alert: Infofenster über der Uhr, wird nach einer gewissen Zeit automatisch ausgeblendet

Standardwert: Flyout

Hinweis zu Serverinstallationen

Bei Serverinstallationen bitte bevorzugt "Flyout" nutzen, da u.U. die anderen Meldungstypen nicht angezeigt werden können.

Fälligkeitsblocker¶

Beispiel 1 - Sollzeit nutzen & Bei Vollauslastung blocken

Szenario:
Der Mitarbeiter arbeitet 8h pro Tag.
Bei 50% Tagesauslastung (4h) wird der Tag orange angezeigt
Bei 80% Tagesauslastung (6,4h) wird der Tag rot angezeigt und es können keine weiteren Vorgänge eine Fälligkeit für den selben Tag erhalten

Beispiel 2 - nur Sollzeit nutzen

Szenario:
Der Mitarbeiter arbeitet 8h pro Tag.
Bei 50% Tagesauslastung (4h) wird der Tag orange angezeigt
Bei 80% Tagesauslastung (6,4h) wird der Tag rot angezeigt aber es können weitere Vorgänge eine Fälligkeit für den selben Tag erhalten

Beispiel 3 - keine Sollzeit nutzen & Bei Vollauslastung blocken

Szenario:
Wert Orange: 10
Wert Vollauslastung: 20
Bei 10 Vorgängen mit Fälligkeit am gleichen Tag wird der Tag orange angezeigt.
Bei 20 Vorgängen mit Fälligkeit am gleichen Tag wird der Tag rot angezeigt und es können keine weiteren Vorgänge eine Fälligkeit für den selben Tag erhalten

Fälligkeitsblocker: bei Vollauslastung blocken¶

Wenn die Option aktiviert ist, wird die Möglichkeit, einen Vorgang auf einen Tag zu setzen, der bereits als "vollausgelastet" registriert ist, verweigert.
Diese Option wird nur im Zusammenhang mit dem Fälligkeitsblocker: Wert Vollauslastung aktiviert (Feld ist nicht leer).

Standard: deaktiviert

Fälligkeitsblocker: Sollzeit nutzen¶

Wird diese Option aktiviert, so werden die Werte in den Schwellenwert-Feldern (Wert Orange und Wert Vollauslastung) als Prozent aus 8h angesehen.

Standard: deaktiviert

Die Berechnung nutzt den im Vorgang festgelegten Gesamtaufwand (Soll) und addiert die hier angegebenen Aufwandszeiten bis zum Erreichen von 8h

Fälligkeitsblocker: Wert Orange:¶

Schwellenwert, ab dem ein Tag im Fälligkeitskalender orange eingefärbt wird, als Indikator, dass der Tag bereits relativ voll ist.

Ist die Option Fälligkeitsblocker: Sollzeit nutzen deaktiviert:

Die eingetragene Zahl repräsentiert die Anzahl der Vorgänge

Ist die Option Fälligkeitsblocker: Sollzeit nutzen aktiviert:

Die eingetragene Zahl repräsentiert die Prozentzahl auf 8h gerechnet

Fälligkeitsblocker: Wert Vollauslastung:¶

Der Schwellenwert, ab dem ein Tag als "vollausgelastet" angesehen wird.
Ist die Option Fälligkeitsblocker: Sollzeit nutzen deaktiviert:

Die eingetragene Zahl repräsentiert die Anzahl der Vorgänge

Ist die Option Fälligkeitsblocker: Sollzeit nutzen aktiviert:

Die eingetragene Zahl repräsentiert die Prozentzahl auf 8h gerechnet

Standardwert: leer

Process.Start-Knöpfe¶

Process.Start-Knopf (Kontakt)¶

Es kann hier eine externe Anwendung aufgerufen werden, der eine oder mehrere Variablen übergeben werden können.

Liste der verfügbaren Variablen:

Variable	Feldname
`"{ActivityEntry.Type}"`
`"{ActivityEntry.User}"`
`"{ActivityEntry.Date}"`
`"{ActivityEntry.InfodeskID}"`
`"{ActivityEntry.CreationTime}"`

Standardwert: leer