4 Arbeiten mit Outlook Infodesk
4.1 Funktionsschema
Die drei Funktionsbereiche in Outlook Infodesk:
 |
Adressverwaltung: - Alle Kontakte liegen zentral - Erweiterte Eingabefelder - Einheitliche Kategorisierung |
|---|---|
- Alle Vorgänge zum Kontakt in einer Ansicht
- Schnelle Serienbrief- und Serien-E-Mailerstellung
- Schnellste Filterfunktionen -- 3clickResult
- Gewohnte Bedienung ü;ber Outlook
Vorgangsbearbeitung -- DMS:
- Digitale Akte -- zugehörige Dokumente, Word, Excel, PDF, eingehende
und gesendete E-Mails zentral im Zugriff
<!-- -->
- Notizen zu Telefonaten
- Vorgänge kennzeichnen, priorisieren, delegieren und beobachten
- Teammitglieder informieren
- Automatische Angebote und Dokumente
- Gewohnte Bedienung ü;ber Outlook
Zentraler Terminkalender -- TMS :
- Ein Team ... ein zentraler Kalender
- Kennzeichnung der Anwendertermine
- Abrechnungsinformationen zu den Terminen
- Gewohnte Bedienung ü;ber Outlook Kalender
Funktionen im Überblick:
Erzeugung von Dokumenten (Word, Excel) direkt aus der zentralen Kontakt- und Vorgangsverwaltung mit der Adresse und allen Variablen
4.2 Zentrales Dashboard von Outlook Infodesk
Über das zentrale Dashboard von Outlook Infodesk erhalten Sie einen
schnellen Überblick ü;ber Ihre Vorgänge und neue bzw. geänderte Kontakte
und können hier das Infodesk auf Ihre Bedü;rfnisse anpassen (z.B. ändern
der Schriftgröß;e oder des farblichen Layouts).
Hinweis: Das Dashboard kann vom Infodesk-Admin-User konfiguriert
werden.
Sie können das Dashboard aus jeder Infodesk Übersicht und der Jumplist
(Rechtsklick auf das Infodesk-Symbol)
4.2.1 Allgemeine Funktionen im Dashboard
Erzeugen Sie aus dem neuen Hauptfenster (Reiter „Start"), wie gewohnt,
einen neuen Kontakt oder einen neuen Vorgang mit nur einem Klick.
Sie können sich von hier aus auch alle Infodesk-Übersichten öffnen
lassen oder Outlook in den Vordergrund holen.
Erzeugen Sie, wenn nötig, aus dem
Dashboard eine Supportanfrage oder starten Sie von hier aus die
Fernwartung. Sie gelangen ebenfalls zu den hilfreichen Tutorials von
Outlook Infodesk und können sich die Informationen zu Infodesk (Version,
Anzahl der Lizenzen und Module, etc.) anzeigen lassen. Haben Sie mehrere
Dashboards definiert, können Sie hier zwischen den einzelnen Dashboards
und deren Informationen hin und her schalten.
Über den Reiter „Datei" können sie die Stammdaten von Infodesk, die
Benutzerkonfiguration und die globale Konfiguration öffnen. Sie haben
auch die Möglichkeit eine Supportanfrage auszulösen, eine Fernwartung zu
starten, Infodesk auf Updates zu ü;berprü;fen und sich die Informationen
zu der Version etc. anzeigen zu lassen oder das Infodesk separat vom
Outlook beenden.
4.2.2 Benutzereinstellungen (Design + Schriftgröß;e) ü;ber das Dashboard
Erstmals können Sie jetzt in Infodesk selbst das Design und die
Schriftgröß;e bestimmen. Gehen Sie heirfü;r auf den Reiter „Optionen".
Wählen Sie ihr bevorzugtes Design aus zahlreichen Wahlmöglichkeiten aus
und passen Sie sich die Schriftgröß;e an.
Sie haben auß;erdem die Möglichkeit einige Einstellungen aus der
Benutzerkonfiguration direkt im Dashboard einzustellen. Wählen Sie aus,
ob Sie das Logo beim Start nicht anzeigen wollen oder welche Ansichten
Sie beim Programmstart einzeigen lassen möchten.
Öffnen Sie aus dem Dashboard die Stammdaten, die Benutzerkonfiguration
oder globale Konfiguration.
Sie können ü;ber das Dashboard auch nach Updates fü;r Outlook Infodesk
suchen und den Dashboard Designer öffnen.
4.3 Item-Dashboard
Um Informationen bzw. Ergebnisse zu visualisieren haben wir das
Dashboard geschaffen. Das Dashboard wird bei jedem Systemstart als
„Cockpit" von Infodesk mit gestartet. Nun geben wir Ihnen auch die
Möglichkeit Funktionen des Dashboards und auch Daten aus anderen
Datenquellen in der Vorgangsü;bersicht, in Vorgängen, in der
Kontakteü;bersicht und in Kontakten mit Hilfe des ITEM-Dashboards
einblenden zu lassen und dort z.B. auch aus Ihrer Warenwirtschaft,
ERP-Software, Buchhaltung, etc. Daten einzublenden.
Englischsprachige Beschreibung fü;r Endanwender:
https://devexpress.github.io/dotnet-eud/dashboard-for-desktop/articles/index.html ⧉
Hier werden z.B. Schiffsdaten zum ausgewählten Kontakt eingeblendet
(maritime Anwendung)
Das Dashboard finden Sie am rechten Bildschirmrand und können es durch
Anklicken mit der Maus einblenden. Mit dem kleinen Pin in der oberen
rechten Ecke, können Sie es auch dauerhaft einblenden.
4.4 Anzeigen von Adressen
Über den Knopf „Kontakte" im Outlook Start-Ribbon gelangen Sie zur
Infodesk Adress-Ansicht.
Oder gehen Sie auf die Registerkarte „Outlook Infodesk"
Sie haben auch die Möglichkeit die Kontakte-Ansicht ü;ber das Infodesk --
Dashboard in der Registerkarte „Start" aufzurufen.
Oder Sie öffnen die Übersicht der Kontakte aus der „Jumplist"
(Rechtsklick auf das Infodesk-Symbol in der Taskleiste).
4.4.1 Erstellen vom Ansichten-Layout
In der Standard-Ansicht erhalten sie eine Vorschau auf den „Lesebereich"
und auf die „Vorschau". Der Lesebereich zeigt das Notizfeld des
Kontaktes.
In dieser Ansicht haben Sie auch die Möglichkeit nach „Kategorien"
„Firma/AP" und den einzelnen Spalten zu filtern.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit sich die „Vorgänge zum
Ansprechpartner" und die „Vorgänge zur Firma" anzeigen zu lassen. Gehen
Sie dazu mit dem Mauszeiger unten links auf das Symbol.
Um diese Ansicht dauerhaft sehen zu können klicken Sie den kleinen Pin 
an. Folgende Ansicht wird aufgebaut.
Schließ;en Sie die dauerhafte Ansicht wieder ü;ber den Pin 
.
In den Vorgangsanzeigen werden auch alle Vorgänge angezeigt, wo die
gesuchte Person im externen Verteiler eingetragen ist.
4.4.2 Erstellen neuer Ansichten
Wie gewohnt gibt es verschiedene Ansichten, die Sie sich einfach
anpassen bzw. erstellen können. Es gibt die „Zentralen Ansichten" und
die „Persönlichen Ansichten".
Erstellen oder verändern Sie sich einfach die gewü;nschte Ansicht.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein bereits vorhandenes Feld.
Lassen Sie sich dort die Feldauswahl anzeigen.
Ein neues Fenster mit der Auswahl der Felder öffnet sich. Ziehen Sie das
gewü;nschte Feld bei gedrü;ckter linker Maustaste an die gewü;nschte
Stelle.
Klicken Sie nun auf den kleinen Pfeil neben den „Einstellungen".
Folgendes Menü; öffnet sich:
Speichern Sie die erstellte Ansicht entweder als neue Ansicht oder
speichern Sie die aktuelle Ansicht durch klicken auf die gewü;nschte
Option.
Benennen Sie nun ggf. die Ansicht und bestätigen Sie Ihre Auswahl mir
„OK".
Wenn diese Ansicht fü;r alle Infodesk-User sichtbar sein soll, bestätigen
Sie die folgende Abfrage mit „Ja".
Wählen Sie „Nein", wenn es eine persönliche Ansicht sein soll.
Hinweis: Sie können keine Ansichten mit gleichen Ansichtennamen
speichern. Die Standard-Ansicht (in den zentralen Ansichten) kann nicht
gelöscht oder umbenannt werden. Bitte beachten Sie die benötigten
Berechtigungen, wenn Sie eine zentrale Ansicht erstellen wollen.
Hinweis: Alle internen Zahlenwerte, die in der Spaltenü;berschrift
auf „ID" enden (z.B. „OIContactID") können herauskopiert werden.
Seit Version 11 haben Sie die Möglichkeit eigene Spalten hinzufü;gen
zu können.
Gehen Sie hierfü;r auf die Registerkarte „Ansicht" und dann Auf „Spalte
hinzufü;gen". Der neuen Spalte kann ein Ausdruck hinzugefü;gt werden und
wird in der Ansicht gespeichert, wenn diese gespeichert wird.
Mit einem Rechtsklick auf entsprechende Spalte kann via
„Ausdruckmonitor" der Ausdruck auch nachträglich editiert werden.
4.4.3 Befehle der Toolbar
„Neuer Vorgang": Erstellt einen neuen Vorgang und ü;bernimmt die
markierte Adresse in den Vorgang
„Neuer Kontakt": Erstellt einen leeren neuen Kontakt
Hinweis: Sollten Sie mehrere Kontakteordner verwenden und auch einen
Zugriff auf mehrere Kontakteordner haben, wird aus dem Knopf „Neuer
Kontakt" ein sogenannter Split-Button (geteilter Knopf). Wenn Sie auf
den oberen Teil klicken wird ein neuer Kontakt in dem zuletzt
ausgewähltem Kontakteordner angelegt (siehe dazu den Text unter den
Knopf -- Name des Kontakteordners). Wenn Sie einen anderen
Kontakteordner auswählen wollen, klicken Sie auf den unteren Teil des
Knopfes und wählen dort den entsprechenden Kontakteordner aus. Es
entfällt somit das Auswahlfenster in welchem Ordner Sie den neuen
Kontakt anlegen wollen!
„Outlook": Bringt Outlook in den Vordergrund
„Dashboard": Bringt das Dashboard in den Vordergrund
„Wiedervorlage": Öffnet die Wiedervorlage
„Vorgänge": Öffnet die Vorgangsü;bersicht
„Termine": Öffnet die Terminü;bersicht
„Ressourcen planen": Öffnet das Fenster der Ressourcenplanung (nur mit
Modul Ressourcenplanung)
„Neue E-Mail": Erstellt eine E-Mail an den markierten Kontakt
„Neuer Anruf": Ein Anruf ü;ber die Windows-Wahlhilfe wird gestartet
„Dokument erstellen": Erstellt ein Dokument aus einer Vorlage
„Seriendruck starten": startet den Seriendruck (nur aus der Ansicht
Seriendruck verfü;gbar)
„Serienmail starten": startet den Serienmail-Editor und ü;bergibt die
voreingestellten Filter
„Aktualisieren": Aktualisiert die Anzeige der Kontakte
„Alle Filter deaktivieren" bzw. 
: Deaktiviert alle Filter
Über Datei können Sie die gefilterten Kontakte exportieren.
„Export": Exportiert die angezeigten Adressen in einen Report. Sie können dann den weiteren Export in ein Dateiformat bestimmen (PDF, Excel, etc.).
„Export Excel": Exportiert die angezeigten Adressen nach Excel.
„Stammdaten": Öffnet die Stammdatenbank (nur sichtbar fü;r folgende User Stammdatenbearbeiter und Admin-User).
„Benutzer Konfiguration": Öffnet die Benutzerkonfiguration.
„Globale Konfiguration": Öffnet die globale Konfiguration (nur sichtbar fü;r die Admin-User).
„Supportanfrage": Öffnet eine E-Mail mit vorbelegter Mailadresse und einer angehängten Datei (ErrorLog).
„Fernwartung starten": Es öffnet sich ein Fenster von pcvisit. Geben Sie heir die Verbindungs-ID (teilt Ihnen der Supporter mit) ein.
„Auf Update prü;fen": Prü;ft ob es neuere Versionen gibt. Diese Funktion ist ü;ber die globale Konfiguration abschaltbar.
„Info": Es öffnet sich ein Informationsfenster (Versionsnummer, Anzahl der Lizenzen, SQL-Verbindung und Zusatzmodule).
„Infodesk beenden": schließ;t Outlook Infodesk unabhängig von Outlook.
„Schließ;en": Schließ;t das Übersichtsfenster.
Sie können einfach nach Kategorien (Mehrfachauswahl möglich) und/oder
nach Firmenname oder Ansprechpartner filtern.
Hinweis: Das Feld Firma/AP durchsucht die Variablen „Vorname",
„Nachname", „Speichern unter" und „Kundennummer".
Fü;r die Auswahl der Kategorien klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach
unten und es öffnet sich ein Auswahlfenster:
 |
 |
|---|---|
Dieses Bild zeigt die eigentliche Schreibweise der Kategorien.
Eine Mehrfachauswahl der Kategorien ist möglich. Bestätigen Sie Ihre
Auswahl mit „OK". Wenn Sie in MS Outlook Unterkategorien mit einem
definierten Trennzeichen angegeben haben, wird die Unterkategorie erst
geöffnet wenn die Hauptkategorie aufgeklappt wird. Sie können dann Ihre
Auswahl vornehmen. Dies bietet Ihnen eine bessere Übersichtlichkeit
ihrer Kategorien im Outlook Infodesk.
4.4.4 Briefanreden und Kontakt-ID in Outlook-Kontakten setzen
Bei bereits vorhandenen Outlook-Kontakten, können Sie ü;ber diese Ansicht
mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Adresse klicken und dann
die Briefvariablen und die OIContactID automatisch setzen lassen
(Briefkopf, Anrede und Schlussformel).
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|---|---|
Ein Fortschrittsbalken informiert Sie ü;ber die Anzahl der bearbeiteten
Kontakte.
Hinweis: Ist nur ein Kontakt markiert, werden in allen Kontakten die
Operationen durchgefü;hrt. Haben Sie mehrer Kontakte markiert, werden nur
die markierten Kontakte umgewandelt.
Hinweis: Wenn Sie Outlook-Infodesk Admin-User sind, können Sie alle
Briefvariablen neu setzen bzw. ü;berschreiben.
4.4.5 Aktualisieren einer Adresse
Über das Kontextmenü; können Sie alle markierten Kontakte aktualisieren /
neu indizieren.
4.4.6 Sortieren oder Filtern nach Spalten
Sortieren Sie eine Spalte aufsteigend oder absteigend indem Sie mit der
linken Maustaste auf die gewü;nschte Spalte klicken. Eine mehrfache
Sortierung können Sie mit gedrü;ckter „Shift"-Taste und Mausklick
erzeugen.
Filtern Sie nach den gewü;nschten Spalten, indem Sie mit der Maus auf die
gewü;nschte Spaltenbeschriftung gehen. In der rechten oberen Ecke
erscheint ein kleiner Trichter 
. Klicken Sie auf dieses Symbol und es öffnet sich eine Scroll-Box mit allen vorhandenen Einträgen in dieser Spalte. Wählen Sie hier den oder die gewü;nschten Eintrag/Einträge ü;ber die Checkboxen aus.
Hinweis: Die Checkboxen stehen Ihnen fü;r die Infodesk-AdrFelder 1-8
und die Felder Abteilung, Bü;ro, PLZ und Ort zur Verfü;gung.
Sie können, in der Zeile unter der Spaltenbeschriftung, auch von Hand
einen Filter setzen. In unserem Beispiel wurde per Hand in der Spalte
Ort „Berlin" eingegeben. Ich sehe dann nur noch die Berliner Adressen.
Eine Auswahl mehrerer Spaltenfilter ist möglich.
Fü;r den erfahrenen User ist es auch möglich den Filter manuell zu
bearbeiten. Sobald ein Filter gesetzt ist erscheint eine weitere Zeile
mit den Filterbedingungen und dem Feld „Filter bearbeiten".
4.4.7 Optimale Spaltenbreite
Über den roten Knopf können Sie die automatische Spaltenbreite
einstellen.
Haben Sie sehr viele Felder (Spalten) ausgewählt, erscheint ein
Scroll-Balken.
4.4.8 Selektion von Adressen
Die Spalten "AN", "CC" und "BCC" sind jetzt zusammengefasst in der
Spalte "Auswahl".
Mit dem Auswahlfeld selektieren Sie Adressen fü;r E-Mails, Export, Report
oder Serienbrief.
Die selektierten Datensätze bleiben erhalten, auch wenn
Filterbedingungen geändert oder Ansichten gewechselt werden.
Wenn Sie direkt auf E-Mail klicken werden die markierten Adressen ins
„An-Feld" ü;bernommen. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil haben Sie
noch die Auswahl „BCC-Feld" oder „CC-Feld".
Hinweis: wenn Sie alle gefilterten (aktuell angezeigten) Adressen
markieren / auswählen möchten, dann verwenden Sie bitte das Kästchen in
der Spaltenü;berschrift.
Um schneller ganze „gruppen" zur Auswahl hinzufü;ggen zu können,
gruppieren Sie die Kontakte nach dem entsprechenden Filterkriterium und
klicken die gewü;nschte Gruppe einmal an.
4.4.9 Seriendruck aus der Adressansicht
Mit der neuen Seriendruck-Funktion vereinfacht sich das Versenden von
Serienbriefen und Serienmails. Diese Funktion steht Ihnen nicht nur fü;r
Serienbriefe aus Kontakten sondern auch aus den Vorgängen zur Verfü;gung.
Vorbereitung:
Bitte verschieben Sie ihre Serienbrief- und Etiketten-Vorlagen, im
Explorer, in das neu erstellte Unterverzeichnis „Seriendruck".
Klicken Sie auf den Knopf „Kontakte" und unsere neue Kontakt-Ansicht
öffnet sich. Wählen sie die Ansicht „Seriendruck".
Filtern Sie nun nach Kategorien und/oder nach Firmenname oder
Ansprechpartner oder benutzen Sie die Spaltenfilter oder sortieren Sie
nach einzelnen Spalten.
Nachdem Sie alle benötigten Filter gesetzt und evtl. nach PLZ sortiert
haben, wählen Sie sich die entsprechende Vorlage aus, indem Sie auf
„Seriendruck starten" klicken.
Ihre ausgewählte Vorlage wird im Word-Dokument geöffnet.
Schreiben Sie jetzt den gewü;nschten Text und sehen Sie sich die
einzelnen Exemplare ü;ber die Pfeiltasten an. Klicken Sie nun auf „Fertig
stellen und zusammenfü;hren".
 |
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|---|---|
Folgendes Menü; öffnet sich:
Wählen Sie die entsprechende Funktion aus.
Achtung: Wenn Sie auf E-Mail-Nachricht senden..." klicken werden die
E-Mails ohne Öffnen des E-Mail-Fensters versendet.
In Ihrem gewählten Ablageverzeichnis werden zwei Einträge erzeugt. Der
Serienbrief und die dazugehörige Excel-Datenquelle, um später den
Personenkreis noch nachvollziehen zu können.
4.4.10 Serienversand aus der Adressansicht mit Sammelvorgang
Mit unserer neuen Serienmail-Funktion können Sie schnell und einfach
Serienmails mit allen zur Verfü;gung stehenden Variablen erstellen und
mit Anhängen versenden. Die Mails werden einzeln und personalisiert
erzeugt und dann ü;ber Outlook versendet. Aus technischen Grü;nden erfolgt
der Mailversand nicht, wie sonst ü;blich, ü;ber den Ordner „Postausgang"
sondern ü;ber den Ordner „Entwü;rfe".
Hinweis zu groß;en Datenmengen / Empfängerzahlen: Bedenken Sie, dass
Outlook alle Mails einzeln versenden muss, dies kann bei groß;en
Datenmengen zu längeren Wartezeiten in Outlook fü;hren. Beachten Sie auch
evtl. „Blacklist"-Probleme bei Ihrem Mail-Provider und vermeiden Sie zu
groß;e Anhänge.
Öffnen Sie die Kontakte-Übersicht von Outlook Infodesk. Stellen Sie nun
den gewü;nschten Filter ein und öffnen Sie das neue Tool fü;r die
Serienmail-Erstellung ü;ber „Serienmail starten".
Hinweis: Bitte verwenden Sie nur die Spaltenfilter.
Hinweis: Sollten Sie Mit der Spalte „Auswahl" ein zusätzliches
Auswahlkriterium verwenden, prü;fen Sie vor der Auswahl, ob noch eine
frü;here Auswahl besteht. Löschen Sie die diese ggf. mit dem Knopf
„Auswahl aufheben".
Alle Filter werden ü;bernommen und Sie können nun beginnen die Serienmail
zu erstellen.
Sie können aber auch gleich das Serienmodul starten und dann Ihre
Filterung durchfü;hren oder die vorausgewählten Filter weiter verfeinern.
Es öffnet sich ein neues Fenster „Serienversand"
Sie haben folgende Möglichkeiten im Serienversand:
Erstellen Sie eine Serienmail, ein Seriendokument (Serienbrief) oder
Exportieren Sie die gefilterten Adressen in eine Excelliste, um diese
Excelliste an einen Dienstleister (z. B. Lettershop) zu ü;bergeben.
Fü;llen Sie nun die Felder in den Serienversand Optionen aus. Sie können hier den Betreff der E-Mail, das E-Mail-Konto von dem gesendet wird und Anhänge auswählen und in alle
ausgewählten Adressen eine Kategorie eintragen. Über das „Von"-Feld
können Sie auch im Namen von jemandem senden. Gehen Sie Hierfü;r auf die
drei kleinen Punkte 
und wählen dann das entsprechende Konto aus.
Gestalten Sie jetzt Ihre Serienmail, indem Sie die Variablen am rechten
Rand mit Drag & Drop an die gewü;nschte Position in der E-Mail (Textfeld)
ziehen.
Die Variablen sind in zwei Gruppen
geteilt.
„Kontakte" beinhaltet alle Kontaktvariablen und „Parameters" beinhaltet
alle Absendervariablen, wie z.B. die zugeordnete Unterschrift und das
zugeordnete Bild (AbsSignatur und AbsBild).
Über die Menü;leiste (Data Tools -- Seriendruck -- Datensatz) können Sie
direkt in den Mails an die jeweiligen Empfänger hin und her springen.
Sie können auch in der Adresstabelle einzelne Kontakte markieren und
erhalten eine Vorschau auf die E-Mail an diesen Kontakt.
Senden Sie sich vorab eine Testmail zu, um die Serienmail als Test in
Ihrem Postfach zu haben und ggf. weitere Änderungen vornehmen zu können.
Gehen Sie dafü;r ü;ber Test E-Mail senden an und wählen Ihre E-Mailadresse
dort aus.
Starten Sie anschließ;end den Seriendruck ü;ber „Serienmail starten".
Die können jederzeit eine neue Vorlage
erstellen, speichern oder bestehen Vorlagen wieder laden.
Die gesendeten E-Mails werden nicht, wie sonst im Outlook ü;blich, im
Ordner „Gesendete Elemente" sondern im Ordner „Gelöschte Elemente"
abgelegt.
Hinweis: Beim Versand werden Kontakte ohne hinterlegte
E-Mail-Adresse ü;bersprungen anschließ;end gefiltert angezeigt, um einen
normalen Serienbrief mit den gefilterten Kontakten zu erzeugen.
Hinweis: Alle Sammelvorgänge werden mit dem Status „erledigt"
erzeugt und sind ü;ber jeden Kontakt, der die Aussendung erhalten hat,
sichtbar. Im geöffneten Sammelvorgang können Sie, ü;ber „Kontakte
Sammelversand" (am unteren Rand) nachverfolgen, wer die Aussendung
erhalten hat.
Hinweis: Bitte beachten Sie beim Versand einer größ;eren Anzahl von
E-Mails die von Ihrem jeweiligen Provider vorgegebenen Grenzwerte, um
Ärger mit hierdurch ausgelösten „Sperren" zu vermeiden!!!
a) Serienmail
Wählen Sie ü;ber „Öffnen" eine Mailvorlage aus oder erstellen Sie sich
eine neue Serienmail. Wenn Sie die Mail fertig haben starten Sie die
Serienmail mit Klick auf „Serienmail starten". Sollten Sie die
Berechtigung haben in mehreren Vorgangsordnern Vorgänge anlegen zu
dü;rfen, so erhalten Sie eine Abfrage in welchem Vorgangsordner der
Sammelvorgang erstellt werden soll. Wählen Sie hier den entsprechenden
Vorgangsordner aus.
Fü;r die Ablage der Dokumente wählen Sie bitte ein Thema aus und
bestätigen Sie Ihre eingabe mit „Ok".
Jetzt erhalten Sie eine weitere Abfrage
Erst nach dieser Bestätigung werden die E-Mails erzeugt und versendet.
b) Seriendokument
Wählen Sie ü;ber „Öffnen" eine Briefvorlage aus oder erstellen Sie sich
einen neuen Serienbrief. Wenn Sie den Serienbrief fertig haben,
starten Sie den Seierendruck mit Klick auf „Seriendokument erstellen".
Sollten Sie die Berechtigung haben in mehreren Vorgangsordnern
Vorgänge anlegen zu dü;rfen, so erhalten Sie eine Abfrage in welchem
Vorgangsordner der Sammelvorgang erstellt werden soll. Wählen Sie hier
den entsprechenden Vorgangsordner aus.Fü;r die Ablage der Dokumente wählen Sie bitte ein Thema aus und
bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Ok".
Jetzt werden die einzelnen Briefe erzeugt und an Microsoft Word
ü;bergeben.
c) Export einer Exelliste (Lettershop)
Wenn Sie einen nachvollziehbaren Versand von Seriendokumenten ü;ber
einen Dienstleister (z.B. Lettershop) durchfü;hren wollen, klicken Sie
nach dem Ausfü;llen des Betreffs auf „Exportliste erstellen". Sollten
Sie die Berechtigung haben in mehreren Vorgangsordnern Vorgänge
anlegen zu dü;rfen, so erhalten Sie eine Abfrage in welchem
Vorgangsordner der Sammelvorgang erstellt werden soll. Wählen Sie hier
den entsprechenden Vorgangsordner aus.
Fü;r die Ablage der Dokumente wählen Sie bitte ein Thema aus und
bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Ok".
Der Vorgang und die Excelliste werden erzeugt.
Sie erhalten jetzt die Abfrage „Möchten Sie den Vorgang zur
weiterverarbeitung öffnen?".
Bestätigen Sie diese Abfrage mit „Ja", so öffnet sich der Vorgang.
Jetzt können Sie die Adresse z.B. Lettershop dem Vorgang zuweisen und
die Excelliste als Mailanlage versenden.
4.4.10.1 Erweiterte Vorgangssuche
Sie können ü;ber die kleine Lupe neben dem Filter „Firma/AP" die
erweiterete Vorgangssuche starten.
Wenn Sie diese Suche aktivieren, werden Ihnen zusätzlich alle
Sammelvorgänge (Serienversand-Vorgänge) angezeigt. Wenn Sie auf den
Vorgang in der Vorgangsü;bersicht rechtsklicken, können Sie sich die
„Serienversand Kontakte" in einer Kontakteü;bersicht anzeigen lassen, die
dieses Seriendokument erhalten haben.
Hinweise: Sollten Sie die Vorgänge nicht angezeigt bekommen,
ü;berprü;fen Sie bitte den Filter auf beireits erldigte Vorgänge. Dieser
darf nicht auf „Nur aktive Vorgänge" stehen, da die Sammelvorgänge immer
erledigt sind. Diese Suche kann etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen.
4.4.11 Drucken / Export von Kontakten nach Excel
Drucken Sie einfach Ihre ausgewählten Adressen aus. Benutzen Sie dafü;r
einfach unsere neue Export-Funktion. Um die angezeigten Adressen an
Excel zu exportieren, klicken Sie auf die Registerkarte Daten und wählen
dann die Funktion Export aus.
Nun erscheint unser Report, den Sie jetzt direkt drucken können oder in
eine andere Datei exportieren können (PDF, Excel, CSV, ...).
4.4.12 Farbformatierung der Kontakte in der Adressü;bersicht
Sie haben die Möglichkeit bedingte Farbformatierungen zu definieren.
Über einen Rechtsklick in den Überschriften der Kontakteü;bersicht kommen
Sie zu den bedingten Formatierungen.
Klicken Sie auf „Verwalten von Regeln...", um bestehende Regeln
anzupassen oder neue Regeln zu erstellen.
Sie haben nun die Möglichkeit neue Regeln zu erstellen. Markieren Sie
eine bestehende Regel und klicken Sie dann auf „Regel bearbeiten...", um
diese zu bearbeiten.
Beispiel fü;r eine neue Regel:
Bei alle Kontakten, die im Adressfeld „Kundentyp" den Wert „Personal"
haben, soll die ganze Zeile in einem blassen gelb eingefärbt werden.
Starten Sie mit einem Rechtsklick auf die Spaltenü;berschrift „Kundentyp"
und wählen nun „Bedingte Formatierung" und wählen Sie dann „Verwalten
von Regeln..." aus.
Kicken Sie nun auf „Neue Regel..."
Wählen Sie nun „Nur Zellen formatieren, die dies enthalten:" aus
Wählen Sie in der Regelbeschreibung nun Zellwert ist „Gleich" und fü;llen
Sie dann die Textbox mit „Personal"
Klicken Sie jetzt auf „Format" und wählen im Fenster „Zellen
formatieren" nun die Registerkarte „Fü;llen" aus.
Wählen Sie eine Farbe aus oder klicken Sie auf mehr Farben, wenn die von
Ihnen gewü;nschte Farbe nicht vorhanden ist, wie in unserem Beispiel ein
„blasses gelb".
Klicken Sie im Farbmodell auf die gewü;nschte Farbe und stellen Sie bei
Brillanz und Deckkraft den gewü;nschten Wert ein und bestätigen Sie die
Auswahl mit „OK".
Bestätigen Sie Ihre Auswahl nun auch im Fenster „Zellen formatieren" mit
„OK".
Jetzt ist die Formatierungsregel fertig, bestätigen Sie auch im Fenster
„Neue Formatierungsregel" die Regelbearbeitung mit „OK".
Ihre neue Regel erscheint im Formatregel-Manager ganz unten.
Jetzt fehlt noch die Übername auf die ganze Zeile, Klicken Sie hierfü;r
die „Checkbox" „Fü;r die ganze Zeile ü;bernehmen an" und bestätigen Sie
die Regel mit „OK".
Jetzt wird die Regel angeandt und Sie erhalten eine Speicherabfrage.
Bestätigen Sie diese mit „Ja".
Damit ist die Regel erstellt und gespeichert.
Sie können beliebig viele bedingte Formatierungen hinterlegen.
Hinweis: Erstellen Sie die Regeln fü;r die Kontakte in der
Kontaktü;bersicht und die Regeln fü;r die Vorgänge in der
Vorgangsü;bersicht.
4.4.13 Infodesk-Kontakte-Sync in den persönlichen Kontakte-Ordner
Mit dieser Funktion können Sie durch Setzen von individuellen
Filterbedingungen einfach und schnell die globalen Infodesk-Kontakte in
Ihren persönlichen Kontakte-Ordner synchronisieren.
Dafü;r haben wir in den persönlichen Ansichten eine Ansicht
„Kontakte-Sync-Lokal" hinzugefü;gt.
Wenn die erste Filterbedingung gesetzt wurde fü;llt sich die Ansicht.
Hinweis: Die Infodesk-Kontakte-Sync-Funktion ist nur in eine
Richtung zu verwenden -- von den globalen Infodesk-Kontakten in den
persönlichen Kontakte-Ordner. Sie haben hier die Möglichkeit „Alle
Kontakte" oder „Keine Kontakte" auszuwählen.
Beginnen Sie mit der Synchronisation, wenn Sie alle benötigten Filter
angewendet haben mit einem Klick auf „Sync starten".
Alle gefilterten Kontakte werden nun in Ihren persönlichen
Kontakte-Ordner synchronisiert.
Sollten Änderungen an den globalen Infodesk-Kontakten durchgefü;hrt
werden, werden diese automatisch nach Ihrem nächsten Infodesk-Start,
oder automatisch einmal in der Stunde, in ihren persönlichen Kontakten
aktualisiert.
Sollte Ihnen dieses Intervall nicht ausreichen, können Sie ü;ber die
Benutzerkonfiguration einen Zeitintervall fü;r die Synchronisation
definieren.
Sollten Sie die Filterbedingungen fü;r die Synchronisation verändern,
werden nur die neuen gefilterten-Adressen ü;bergeben und die vorher
synchronisierten Kontakte wieder entfernt.
Kontakte, die Sie in Ihrem persönlichen Kontakte-Ordner angelegt haben
sind von der Synchronisation nicht betroffen.
4.4.14 Neuindizierung von Kontakten
Sie können Ihren Index fü;r die Kontakte neu aufbauen lassen, indem Sie
in der Kontakteansicht auf den unteren Teil des geteilten Knopfes
„Aktualisieren" gehen und dort auf „Kontakte neu indizieren" klicken.
Nach dem Start der Neuindizierung leert sich die Kontakteansicht und Sie
sehen im unteren Teil der Übersicht einen Fortschrittsbalken.
Nach Beendigung der Neuindizierung fü;llt sich die Übersicht wieder.
Sollten Sie mehrere Kontakteordner in Outlook Infodesk eingebunden
haben, können Sie alle Kontakteordner neu indizieren lassen, indem Sie,
wie oben beschrieben, vorgehen und im Menü; auf „Erweitert" klicken.
In dem erweiterten Menü; haben Sie dann auch die Möglichkeit den gesamten
Index neu aufbauen zu lassen oder den Index nach gelöschten Elementen zu
ü;berprü;fen.
In der Übersicht können Sie auch mehrere markierte Elemente
aktualisieren (neu indizieren).
4.4.15 Mehrfachänderungen von Selektionsfeldern (AdrFelder) und Kategorien
Sie können ü;ber die Kontakteansicht (nach Filterung/Mehrfachmarkierung)
einfach alle gefilterten bzw. markierten Kontakte mit neuen Werten in
den AdrFeldern befü;llen lassen oder den Kontakten Kategorien hinzufü;gen
oder entfernen.
Machen Sie nach der Filterung einen Rechtsklick in die Kontaktü;bersicht
und wählen dort den Punkt „Gefilterte Kontakte bearbeiten".
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die neuen Werte definieren
können.
Fü;r die Änderung der AdrFelder wählen Sie in dem entsprechenden
Dropdown-Menü; die gewü;nschten Werte aus.
Neu in Version 12 ist die Möglichkeit nur die Kontakte zu bearbeiten
und die Vorgänge nicht zu berü;cksichtigen. Schalten Sie hierfü;r ü;ber den
„Vorgänge bearbeiten"-Knopf aus.
Über die Gruppe Kategorien können Sie Kategorien in einem Arbeitsschritt
hinzufü;gen und entfernen. Klicken Sie hierfü;r auf „Hinzufü;gen" und
wählen dann in dem Kategorien-Auswahlfenster die gewü;nschte Kategorie
aus oder erzeugen Sie eine neue Kategorie. Sollten Sie gleichzeitig
Kategorien entfernen wollen, klicken Sie in der Gruppe Kategorien auf
„Entfernen" und wählen dann in dem Kategorien-Auswahlfenster die
gewü;nschte Kategorie aus.
Starten Sie die Überarbeitung der Kontakte mit „Ausfü;hren".
Hinweise: Gesetzte Abhängigkeiten von AdrFeldern werden
berü;cksichtigt. Diese Funktion steht allen Stammdaten- und Admin-Usern
von Outlook Infodesk zur Verfü;gung. Es werden keine Statusmails bei der
Mehrfacheditierung gesendet.
4.5 Adressverwaltung
Outlook Infodesk arbeitet mit einer zentralen Adressverwaltung, auf die
alle Infodesk Benutzer in einem Netzwerk zugreifen können.
Ein neuer Kontakt kann folgendermaß;en erstellt werden:
- aus dem Dashbord, ü;ber den Knopf „Neuer Kontakt"
- aus der Vorgangsansicht, ü;ber den Knopf „Neuer Kontakt"
- aus der Infodesk Adress-Ansicht, ü;ber den Knopf „Neuer Kontakt"
- aus dem Outlook Registerkarte „Start" oder Registerkarte „Outlook
Infodesk"
Hinweis: Sollten Sie mehrere Kontakteordner verwenden und auch einen
Zugriff auf mehrere Kontakteordner haben, wird aus dem Knopf „Neuer
Kontakt" ein sogenannter Split-Button (geteilter Knopf). Wenn Sie auf
den oberen Teil klicken wird ein neuer Kontakt in dem zuletzt
ausgewähltem Kontakteordner angelegt (siehe dazu den Text unter den
Knopf -- Name des Kontakteordners). Wenn Sie einen anderen
Kontakteordner auswählen wollen, klicken Sie auf den unteren Teil des
Knopfes und wählen dort den entsprechenden Kontakteordner aus. Es
entfällt somit das Auswahlfenster in welchem Ordner Sie den neuen
Kontakt anlegen wollen!
4.5.1 Adressformular
Das Adressformular von Infodesk ist frei konfigurierbar (siehe Kapitel
Formulare entwerfen). Zudem ist das Outlook Infodesk-Formular
ü;bersichtlicher und zeigt mehr Informationen auf einen Blick.
Beispiel eines Kontakte-Formulars: Auf der ersten Seite des
Kontaktformulars „Ansprechpartner" befinden sich im oberen Teil die
Kontaktfelder „Anrede", „Vorname", „Nachname", „Telefonnummer" und
„E-Mail".
Sie haben die Möglichkeit dem Kontakt ü;ber die rechte Maustaste ein Bild
zuzuordnen. Die Größ;e des hinzugefü;gten Kontaktbildes wird automatisch
begrenzt.
Unterhalb der Kontaktdaten befinden sich die Angaben zur Firma und die
acht Selektionsfelder des Kontakts.
Hinweis: In diesem Beispiel sind nur vier Selektionsfelder aktiv.
Seit Version 11 ist die komplette Darstellung aller Postanschriften.
Sie sehen jetzt auf den ersten Blick, ob im Kontakt mehrere Adressen
hinterlegt sind und welche von den Anschriften die
Standard-Versandadresse ist. Um eine Anschrift zu editieren klicken Sie
bitte auf die Schaltfläche 
.
Im rechten unteren Teil ist das Notizfeld, gedacht fü;r generelle Angaben
zum Kontakt (z.B: Zahlungsmoral, Anzahl der Mitarbeiter, Lieblingsessen
usw.).
Am rechten unteren Formularrand finden Sie die Registerkarten Vorgänge
zum Ansprechpartner und die Brief-Formeln.
Wichtig: Beim Anlegen des Ansprechpartners immer die Anrede Herr /
Frau usw. eintragen!
[Bitte Herr und nicht Herrn schreiben]{.underline}!
Seit Version 12 ist das automatische Setzen der Anrede (Herr /
Frau), wenn eine eindeutige Zuordnung des Geschlechts erfolgen kann.
Hinweis: Die Briefanrede wird erst beim Speichern des Kontaktes
ausgefü;llt oder aktualisiert. Sollten Sie vorher schon eine Änderung der
Briefanrede durchfü;hren wollen, klicken Sie bitte auf den Reiter
„Brief-Formeln" und dort dann auf Briefkopf aktualisieren, um den
Schreibschutz der Felder zu entfernen. Bei jeder Namens- und
Firmenänderung werden die Variablen immer neu zusammengesetzt! Auch
bestehende, geänderte Anreden werden neu gesetzt!
Die Registerkarten „Benutzerdefinierte Variablen", „Kategorien" und
„Karte" finden Sie am rechten Formularrand.
Die Registerkarte „Benutzerdefinierte Variablen" wird eingeblendet,
sobald Sie in der globalen Konfiguration benutzerdefinierte Variablen
erstellen.
Die Registerkarte „Kategorien" zeigt Ihnen beim Öffnen des Kontakts
zunächst nur die Kategorien an, die dem Kontakt zugeordnet sind. Sollte
noch keine Kategorie vergeben sein, sehen Sie Ihre Hauptkategorienliste
oder die Infodesk Kategorien. (Die Infodesk-Kategorien sehen Sie nur,
wenn Sie das Modul Infodesk Categories lizensiert haben). Um dem Kontakt
weitere Kategorien zuzuweisen, klicken Sie auf das „x" und die gesetzten
Filter werden gelöscht und Sie sehen wieder alle Kategorien.
Mit „+" und „-" können Sie die möglichen Kategoriengruppierungen aus-
und einklappen.
Wenn Sie mit der Maus auf diese Registerkarte „Karte" fahren wird die
Registerkarte ausgeklappt und Ihnen werden die hinterlegten Anschriften
in einer Karte visualisiert.
Hinweis: Das Feld „Speichern unter" darf beim Speichern nicht leer
sein.
4.5.2 Contact Capture
Diese neue Funktion ermöglicht Ihnen eine komfortable und schnelle
Kontakterstellung bzw. Kontaktaktualisierung ü;ber die Zwischenablage
(z.B. kopierte E-Mail-Signatur oder ein kopiertes Impressum).
Markieren Sie die E-Mailsignatur inklusive der „Schlussformel".
Kopieren Sie den Inhalt mit „Strg"+"c" in die Zwischenablage und
erstellen Sie einen neuen Kontakt. Klicken Sie im neuen Kontakt auf „Aus
Zwischenablage aktualisieren"
Die Kontaktdaten werden automatisch befü;llt. Bitte ergänzen Sie die
fehlenden Angaben, wie z.B. die Anrede, die gewü;nschten Selektionsfelder
(AdrFelder) und die Kategorien. Sie haben auch die Möglichkeit bereits
bestehende Werte zu ü;berschreiben, verwenden Sie hierfü;r die Funktion
„Aus Zwischenablage ü;berschreiben".
Einträge, die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten, werden in das
Notizfeld der Adresse kopiert. Bitte ergänzen Sie die Fehlende Anrede
und ggf. die Adr-Felder.
Hinweis: Fü;r die bessere Namenserkennung empfehlen wir die
Markierung ab der „Schlussformel" (hier: Mit freundlichen Grü;ß;en).
4.5.3 Beziehungsmanagement
Es besteht die Möglichkeit Adressen miteinander zu verbinden und deren
„Beziehung" zu definieren.
Sie finden unten im Kontakte-Formular den Reiter „Beziehungen".
Klicken Sie auf den Reiter und die Registerkarte wird aufgeklappt.
Über das Feld „Hinzufü;gen" können Sie den/die gewü;nschten Kontakt/e
verknü;pfen.
Geben Sie im Suchfeld einfach den gewü;nschten Namen ein und wählen
diesen mit einem Doppelklick aus.
Die Ansicht im Kontakt wird nun gefü;llt.
Wählen Sie jetzt die gewü;nschte Beziehung aus dem Dropdown-Feld aus.
Hinweis: Die Pflege der Beziehungen wird in den „Stammdaten" --
„Beruf" gepflegt.
Sie haben auch die Möglichkeit auszuwählen, ob bei Neuanlage eines
Vorgangs der/die verknü;pfte/n
Kontakt/e in den externen Verteiler des Vorgangs ü;bergeben werden
sollen.
4.5.4 Rufnummernformatierung
Outlook Infodesk formatiert Ihre eingegebenen Rufnummern automatisch in
das kanonische Format.
Beispiel: +49 (30) 12 34 56 7
Die Eingabe muss fü;r das o.g. Beispiel wie folgt erfolgen: Eingabe der
Ländervorwahl, Leerzeichen Ortsvorwahl ohne die erste Null, Leerzeichen
oder „-„ und dann die Rufnummer ohne die Eingabe von Leerzeichen (0049
30 1234567 oder 0049 30-1234567).
Da Ihre Ländervorwahl und Ihre Ortsvorwahl in der globalen Konfiguration
hinterlegt sind reicht bei Rufnummern im eigenen Land die Eingabe der
Vorwahl mit Null (030 1234567). Sollte die einzugebende Rufnummer im
Ortsnetz sein reicht die Telefonnummer ohne Leerzeichen (1234567).
Durchwahlnummern werden berü;cksichtigt und im Block dargestellt
(Beispiel: +49 (30) 12 34 -- 567).
Seit Version 11 haben Sie die Möglichkeit weitere Rufnummern vor zu
belegen. Gibt man z.B. in Geschäftlich eine Telefonnummer ein, so wird
diese beim Klick in das Feld Geschäftlich 2 kopiert, sodass man nur noch
die hinteren Ziffern austauschen kann. Das Gleiche gilt fü;r die
Faxnummer.
4.5.5 Symbolleiste Infodesk-Kontakt
Über die Outlook Infodesk Symbolleiste können Sie z.B. einen neuen
Vorgang zu der Person anlegen, einen Termin erzeugen, einen Brief
erzeugen, einen neuen Ansprechpartner anlegen oder einen Anruf auslösen.
4.5.6 Dokumente erzeugen
Sie können aus dem geöffneten Kontakt direkt einen Brief oder ein
anderes Dokument erzeugen. Klicken Sie hierfü;r auf den Knopf „Dokument
erstellen"
Wählen Sie im Drop-Down-Menü; die gewü;nschte Vorlage aus. Nach der
Auswahl öffnet sich Word und Sie können anfangen Ihren Brief zu
schreiben.
4.5.7 Termin mit Kontaktinformationen erzeugen
Sie können einen Termin mit allen Kontaktnotizen aus erstellen, wenn Sie
im unteren Teil des Knopfes auf „Termin mit Kontaktenotizen" klicken.
4.5.8 Anruf auslösen
Sie können den Kontakt direkt aus dem
Kontaktformular heraus anrufen. Hierfü;r ist ein Tapi-Treiber notwendig.
Verwenden Sie hierfü;r den Knopf „Anruf".
Dieser Knopf ist geteilt. Klicken Sie auf den oberen Teil und Sie rufen
direkt die Telefonnummer, die in „Geschäftlich" hinterlegt ist, an.
Wurde die Telefonnummer „Geschäftlich" nicht belegt, wird die
hinterlegte Mobilnummer angewählt.
Sind im Kontakt mehrere Rufnummern hinterlegt, nutzen Sie bitte den
unteren Teil des Knopfes und wählen aus dem Dropdown-Menü; die gewü;nschte
Nummer aus.
Die ausgewählte Rufnummer wird direkt an die Windows-Wahlhilfe
ü;bergeben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der ersten Verwendung der
Windows-Wahlhilfe den entsprechenden Tapi-Treiber in der Einstellung der
Windows-Wahlhilfe hinterlegen.
4.5.9 Kontakt als Visitenkarte oder BusinessCard senden (.vcf)
Mit einem Klick auf „Datei" öffnet sich folgendes Menü;. Wählen Sie hier
die Funktion „Als vCard senden" oder „Als BusinessCard senden" aus.
Hinweis: Bei der BusinessCard werden nur die geschäftlichen Daten
ü;bergeben. Die Notizen sind in beiden Fällen leer.
Es öffnet sich nun eine E-Mail mit angehängtem Kontakt.
4.5.10 Selektion / Statusfelder
Die Adressfelder dienen zur Klassifizierung und zur Suche. Ein
schnelles, gefiltertes Wiederfinden ist wichtig fü;r Aktionen (wie
Serienbrief, Serienmail und sonstige Auswertungen).
Im nachfolgenden Beispiel sind die
Adressfelder als Kontakt, Kennzeichen und Branche benannt, diese sind
ü;ber die Konfiguration frei definierbar.
In der aufgeklappten Scroll-Box sind die unterschiedlichen Branchen
hinterlegt,welche in der Stammdatenbank festgelegt werden.
Die Bezeichnungen fü;r die Indexfelder
werden in der Konfiguration festgelegt.
4.5.11 Laufende Nummer in Kontakten
In den Selektionsfeldern 1-8 kann eine laufende Nummer hochgezählt
werden (z.B. fü;r Kunden- und Mandantennummer).
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewü;nschte Selektionsfeld
und wählen dort „Neuen Eintrag" aus. Um die Nummer hoch zu zählen
klicken Sie dann auf „+".
In den vorhandenen Selektionsfeld-Einträgen wird nach der letzten rechts
abschließ;enden Nummer gesucht dann der höchste Wert ermittelt und dann
um eins erhöht.
Hinweis: Diese Nummernvergabe funktioniert nur im Online-Betrieb!
4.5.12 Vorbelegung Vorgang / Indexfelder Vorgang
Die Bezeichnungen fü;r die Indexfelder
werden ebenfalls in der Konfiguration festgelegt, die Inhalte der
Scroll-Box werden in der Stammdatenbank festgelegt.
4.5.13 Vorhandene Vorgänge / Brief-Formeln (Anreden und Titel)
Vorhandene Vorgänge und die Brief-Formeln zur Adresse werden hier
angezeigt.
Die Vorgänge werden in einer Informationstabelle angezeigt. So finden
Sie schnell den gesuchten Vorgang, Ihr Produkt, Ihr
Besprechungsprotokoll, Ihr Angebot oder Ihre E-Mail. Mit einem
Doppelklick lässt sich der ausgewählte Vorgang aufrufen.
Die Möglichkeiten mit Anreden und Titeln zu arbeiten sind in MS Outlook
mangelhaft gelöst. Mit der neuen Infodesk-Funktion wird dieses erheblich
leichter.
Über den Knopf 
gelangen Sie zur Eingabe-Funktion von
Infodesk.
Sie haben jetzt die Möglichkeit drei verschiedene Profile bzw. Anreden
fü;r eine Adresse anzulegen. Bitte wählen Sie fü;r die Ansicht „Brief -
Standard" die Anreden aus, die Sie im Brief oder Serienbrief verwenden
wollen.
Die Ansichten „Brief -- Weitere2" und „Brief -- Weitere3" können Sie
z.B. fü;r andere Sprachen oder persönliche Anreden verwenden.
Fü;llen Sie wie gewohnt die Felder aus. Alle Inhalte der Scroll-Boxen
sind vorgegeben und können nicht verändert werden, aber Sie haben die
Möglichkeit die Felder frei zu beschreiben.
Während Sie die persönlichen Daten eingeben, werden die Felder
„Briefkopf" und „Briefanrede" automatisch aktualisiert.
Wählen Sie sich noch die passende Schlussformel aus.
Wichtig: Die Variable „Briefkopf" wird immer neu zusammengesetzt,
wenn die Postanschrift (Haken in „dies ist die Postanschrift") in der
Adresse oder dem Vorgang verändert wird. Gleiches gilt fü;r
Namensänderungen (Vorname, Nachname, Firma).
Die Felder „Brief -- Weitere2" und „Brief -- Weitere3" fü;llen Sie ü;ber
den Knopf „Briefkopf aktualisieren".
Bearbeiten Sie dort den Briefkopf, die Anrede und die Schlussformel.
Sie verlassen dieses Eingabe-Fenster ü;ber das kleine Kreuz oben rechts
oder mit der ESC-Taste.
Hinweis: Die Liste der Anreden, Titel, Prädikate, akademischen Grade
finden Sie im Kapitel 7.
4.5.14 Neuer Ansprechpartner
Über den Knopf 
wird ein weiterer Ansprechpartner zur
Adresse angelegt. Es wird ein neuer Kontakt erzeugt und sämtliche
vorhandenen Adressdaten kopiert. Es ist nur noch der Name des neuen
Ansprechpartners einzutragen. Eventuell sind noch die
Kommunikationsdaten, wie Telefon oder E-Mail, anzupassen.
4.5.15 Kategorien anzeigen und anlegen
Über den Reiter „Kategorien" sehen Sie alle Kategorien, die dem Kontakt
zugeordnet sind.
Dieser Reiter lässt sich ein und ausklappen sowie zur besseren Ansicht
dauerhaft festpinnen.
Über das „X" können Sie sich alle Kategorien aus der
Hauptkategorienliste anzeigen lassen.
Über die Knöpfe „+" und „--„ können Sie die Kategorien ein- oder
ausklappen.
Neue Kategorien können Sie einfach ü;ber den Knopf „Neu" anlegen.
Bitte beachten Sie, dass die Kategorie in den Elementen (Kontakt,
Vorgang oder Termin) verbleibt.
Hinweis: Beachten Sie hierbei die benötigten Rechte
Hinweis: Bei der Neuanlage von Kategorein wird ü;berprü;ft, ob ein
anderer User die Stammdaten geöffnet hat. Sollte dies der Fall sein,
erhalten Sie eine Meldung: „Zur Zeit kann keine neue Kategorie angelegt
werden, da die Stammdatenbank durch einen Benutzer geöffnet ist".
4.5.16 Drucken von einzelnen Kontakten
Sollten Sie einen Kontakt ausdrucken wollen, haben Sie die Möglichkeit
ihn ü;ber die Outlook-Funktion zu drucken. Gehen Sie hierfü;r auf „Datei"
und wählen dann „Drucken" aus. Beachten Sie, dass alle zur Verfü;gung
stehenden Variablen gedruckt werden.
Sie können aber auch einen von uns entworfenen Report zum Drucken
verwenden. Gehen Sie hierfü;r auf „Export".
Jetzt haben Sie die Wahl diesen direkt zu drucken oder in ein
gewü;nschtes anderes Format zu exportieren (z.B. PDF).
4.5.17 Automatische Aktualisierung weiterer Ansprechpartner und Vorgänge
Bei Änderung eines Kontaktes wird von Outlook Infodesk geprü;ft, ob es
noch weitere Anprechpartner zu dieser Firma gibt.
Sollte es so sein, erhalten Sie eine Übersicht der gefundenen Adressen
und haben jetzt die Möglichkeit die gefundenen Adressen zu ändern.
Findet Outlook Infodesk zu diesem Ansprechpartner Vorgänge, dann haben
Sie folgende Möglichkeiten:
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Übernehmen"
Wenn Sie keine Aktualisierung weiterer Ansprechpartner und Vorgänge
wü;nschen, haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf den Knopf
„Abbrechen" den Vorgang zu beenden.
4.5.18 Karte
Sie haben im Infodesk-Kontakt die
Möglichkeit Postanschrift/en in einer Karte zu visualisieren. Öffnen Sie
hierzu den Reiter „Karte" am rechten Rand.
Sie können diesen Reiter dauerhaft einblenden, indem Sie den kleinen Pin
(oben rechts) anklicken.
Seit Version 11 haben Sie die Möglichkeit sich die Route zum Kontakt im
Internetbrowser anzeigen zu lassen. Klicken Sie hierfü;r auf „Route..."
oder machen Sie einfach einen Doppelklick in die Karte.
Seit Version 12 gibt es beim ersten Aufruf eines Kontaktes einen
Datenschutzhinweis.
Hinweis: Sollten Sie die Kartenfunktion nicht wü;nschen können Sie
diese in der globalen Konfiguration im Reiter „Adresse" deaktivieren.
4.6 Anzeigen von Vorgängen
4.6.1 Aus der Vorgangsansicht
Über den Knopf „Vorgänge" im Start-Ribbon oder im Infodesk-Ribbon
gelangen Sie zu der Vorgangsü;bersicht.
Sie haben auch die Möglichkeit die Vorgangs-Ansicht ü;ber das Infodesk --
Dashboard in der Registerkarte „Start" aufzurufen.
Oder Sie öffnen die Übersicht der Kontakte aus der „Jumplist"
(Rechtsklick auf das Infodesk-Symbol in der Taskleiste).
In dieser Ansicht werden zunächst nur die aktiven Vorgänge angezeigt.
Suchen Sie den entsprechenden Vorgang ü;ber die Filter: „Zuständig",
„Betreff", „Firma/AP", der Indexfelder oder den Zeitfilter.
Eine Besonderheit gibt es beim Betreff-Suchfeld:
In der Vorgangsansicht kann jetzt nach mehreren Begriffen gesucht
werden. Ein Leerzeichen zwischen den Wörtern ist eine UND-Verknü;pfung.
Zum Beispiel \"Auftrag Rechnung\" zeigt jeden Vorgang, der diese beiden
Wörter enthält. Die Wörter mü;ssen dabei nicht unbedingt ausgeschrieben
werden. Es wü;rde auch z.B. \"Auft Rech\" reichen. Schreiben Sie
\"Auftrag or Rechnung\" dann werden alle Vorgänge angezeigt, die
mindestens \"Auftrag\" oder \"Rechnung\" enthalten.
Eine freie Eingabe in den Indexfeldern zum Filtern ist möglich.
Es werden auch alle Vorgänge angezeigt, wo die entsprechende
Firma/Person im Externen Verteiler vorhanden ist.
Seit Version 10 können Sie mit einem Rechtsklick auf einen Vorgang, den
zugeordneten Kontakt öffnen.
Sie können in der Vorgangsü;bersicht einen oder mehrere Vorgänge
markieren und entsprechende Statusberichte versenden. Öffnen Sie das
Kontextmenü; mit einem Rechtsklick und wählen Sie dort „Statusbericht(e)
erzeugen" aus.
Schreiben Sie nun die E-Mailadresse von einem oder mehrerer empfänger in
dafü;r vorgesehene Zeile und klicken Sie zum Bestätigen auf „OK".
Die Statusberichten werden dann automatisch erzeugt und versendet.
4.6.2 Schnellzuordnung von E-Mails und Dateien
Sie haben die Möglichkeit der Schnellzuordnung von Dateien und E-Mails
ohne den Vorgang zu öffnen.
Markieren Sie hierfü;r mehrere E-Mails in Outlook oder mehrere Dateien im
Explorer und ziehen Sie nun die gewählten Elemente mit gedrü;ckter
Maustaste ü;ber den gewü;nschten Vorgang und lassen die Maustaste los
(Drag & Drop). Wählen Sie nun, wie Sie die Elemente einfü;gen wollen:
„Ja": Schnellzuordnung ohne den Vorgang zu öffnen
„Ja -- Vorgang öffnen": öffnet den Vorgang zur Weiterbearbeitung
„Nein": bricht das Einfü;gen ab.
Neu in Version 13 sind die Einstellungsmöglichkeiten fü;r die
Fälligkeit, den Status, die Deadline, die Zuständigkeit und die
Möglichkeit einen Text einzutragen.
4.6.3 Ändern von Fälligkeiten in der Vorgangsü;bersicht
Seit Version 11 besteht die Möglichkeit die Fälligkeit von einem
Vorgang oder mehreren Vorgängen ü;ber einen Rechtsklick zu ändern.
Wählen Sie nun das entsprechende Datum aus und bestätigen Sie die
Auswahl.
4.6.4 Über die Adresse
Im Infodesk-Kontakt finden Sie am unteren linken Rand die Registerkarte
„Vorgänge".
Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf diese Registerkarte. Die Vorschau der
Vorgänge zur Firma wird Ihnen nun angezeigt.
Wählen Sie nun den gewü;nschten Vorgang aus und öffnen diesen mit einem
Doppelklick.
4.6.5 Aus einem Vorgang
In einem geöffneten Vorgang finden Sie unten links die Registerkarte
„Vorgänge".
Gehen Sie mit der Maus auf diese Registerkarte und die Vorschau der
Vorgänge öffnet sich.
Hier finden Sie alle Vorgänge zu dieser Firma bzw. zu dieser Person,
wenn kein Firmenname hinterlegt ist.
4.6.6 Drucken von Vorgängen aus der Vorgangsansicht (als Archiv drucken)
Aus einem Vorgang heraus können Sie die Funktion ü;ber Datei -> Vorgang
mit Dateien exportieren aufrufen, oder die Übersicht nach Excel
exportieren.
Hinweis: Wenn Sie einzelne Vorgänge markieren werden im Anschluss
diese Vorgänge gedruckt
Hinweis: Ist kein Vorgang markiert, werden alle angezeigten
Vorgänge gedruckt.
Die weiteren Schritte dazu sind im Kapitel 4.7.29 beschrieben.
Über Datei können Sie die gefilterten Kontakte exportieren.
„Export": Exportiert die angezeigten Vorgänge in einen Report. Sie
können dann den weiteren Export in ein Dateiformat bestimmen (PDF,
Excel, etc.).
„Export Excel": Exportiert die angezeigten Vorgänge nach Excel.
„Vorgänge mit Dateien exportieren (PDF)": exportiert nach PDF
„Vorgänge mit Dateien exportieren": exportiert ins Dateisystem.
„Stammdaten": Öffnet die Stammdatenbank (nur sichtbar fü;r folgende
User: Stammdatenbearbeiter und Admin-User).
„Benutzerkonfiguration": Öffnet die Benutzerkonfiguration.
„Globale Konfiguration": Öffnet die globale Konfiguration (nur
sichtbar fü;r die Admin-User).
„Supportanfrage": Öffnet eine E-Mail mit vorbelegter Mailadresse und
einer angehängten Datei (ErrorLog).
„Fernwartung starten": Es öffnet sich ein Fenster von pcvisit. Geben
Sie hier die Verbindungs-ID (teilt Ihnen der Supporter mit) ein.
„Info": Es öffnet sich ein Informationsfenster (Versionsnummer,
Anzahl der Lizenzen, SQL-Verbindung und Zusatzmodule)
„Infodesk beenden": schließ;t Outlook Infodesk unabhängig von Outlook
„Schließ;en": Schließ;t das Übersichtsfenster
4.6.7 Seriendruck aus Vorgängen
Klicken Sie auf den Knopf „Aus Vorgängen" und unsere Vorgangs-Ansicht
öffnet sich in der Seriendruck-Ansicht:
Filtern Sie nun nach einem Ihrer Index-Felder und/oder dem Betreff oder
benutzen Sie die Spaltenfilter oder sortieren Sie nach einzelnen
Spalten.
Nachdem Sie alle benötigten Filter gesetzt haben wählen Sie sich die
entsprechende Vorlage aus. Klicken Sie auf „Seriendruck starten" und
wählen nun die gewü;nschte Vorlage aus.
Ihre ausgewählte Vorlage wird im Word-Dokument geöffnet.
Schreiben Sie jetzt den gewü;nschten Text und sehen Sie sich die
einzelnen Exemplare ü;ber die Pfeiltasten an. Klicken Sie nun auf „Fertig
stellen und zusammenfü;hren".
Folgendes Menü; öffnet sich:
Wählen Sie die entsprechende Funktion aus.
Achtung: Wenn Sie auf E-Mail-Nachricht senden..." klicken werden die
E-Mails ohne Öffnen des E-Mail-Fensters versendet.
In Ihrem Vorgang werden zwei Einträge erzeugt. Der Link zum Serienbrief
und der Link fü;r die dazugehörige Excel-Datenquelle, um später den
Personenkreis noch nachvollziehen zu können.
4.6.8 Neuindizierung von Vorgängen
Sie können Ihren Index fü;r die Vorgänge neu aufbauen lassen, indem Sie
in der Vorgangsü;bersicht auf den unteren Teil des geteilten Knopfes
„Aktualisieren" gehen und dort auf „Vorgänge neu indizieren" klicken.
Nach dem Start der Neuindizierung leert sich die Vorgangsansicht und Sie
sehen im unteren Teil der Übersicht einen Fortschrittsbalken.
Nach Beendigung der Neuindizierung fü;llt sich die Übersicht wieder.
Sollten Sie mehrere Vorgangsordner in Outlook Infodesk eingebunden
haben, können Sie alle Vorgangsordner neu indizieren lassen, indem Sie,
wie oben beschrieben, vorgehen und im Menü; auf „Erweitert" klicken.
In dem erweiterten Menü; haben Sie dann auch die Möglichkeit den gesamten
Index neu aufbauen zu lassen oder den Index nach gelöschten Elementen zu
ü;berprü;fen.
4.6.9 Mehrfachänderungen von Statusfeldern und Kategorien
Sie können ü;ber die Vorgangsansicht (nach Filterung/Mehrfachmarkierung)
einfach alle markierten Vorgänge mit neuen Werten in den Status-Feldern
(Status, Priorität, Zuständigkeit und Fälligkeit) und den Index-Feldern
ändern oder den Vorgängen Kategorien hinzufü;gen oder entfernen.
Machen Sie nach der Markierung der gewü;nschten Vorgänge einen
Rechtsklick in die Vorgangsü;bersicht und wählen dort den Punkt
„Markierte Vorgänge bearbeiten".
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die neuen Werte definieren
können.
Hinweis: Zugeordnete Kontakte können nicht geändert werdem.
4.7 Vorgangsverwaltung
Ein Vorgang wird wie eine elektronische Akte behandelt. Hier werden
sämtliche Aktionen, wie\
Telefonate, Aktennotizen, Briefe, Angebote, E-Mails oder Termine, zu
einem Kontakt dokumentiert. Jeder Vorgang kann an den entsprechenden
Mitarbeiter delegiert und auf Wiedervorlage gesetzt werden. Beim
Erzeugen eines neuen Vorganges aus einer Adresse werden automatisch alle
Kontaktdaten in das Vorgangsformular ü;bernommen.
Ein neuer Vorgang kann folgendermaß;en erstellt werden:
- aus einer Adresse ü;ber den Knopf „Neuer Vorgang"
- aus der Vorgangsansicht, ü;ber den Knopf „Neuer Vorgang"
- aus der Infodesk Adress-Ansicht, ü;ber den Knopf „Neuer Vorgang"
- aus der Infodesk Adress-Ansicht, ü;ber das Kontextmenü;
- aus dem Dashbord, ü;ber den Knopf „Neuer Vorgang"
Hinweis: Sollten Sie mehrere Vorgangsordner verwenden und auch einen
Zugriff auf mehrere Vorgangsordner haben, wird aus dem Knopf „Neuer
Vorgang" ein sogenannter Split-Button (geteilter Knopf). Wenn Sie auf
den oberen Teil klicken wird ein neuer Vorgang in dem zuletzt
ausgewähltem Vorgangsordner angelegt (siehe dazu den Text unter den
Knopf -- Name des Vorgangsordners). Wenn Sie einen anderen
Vorgangsordner auswählen wollen, klicken Sie auf den unteren Teil des
Knopfes und wählen dort den entsprechenden Vorgangsordner aus. Es
entfällt somit das Auswahlfenster in welchem Ordner Sie den neuen
Vorgang anlegen wollen!
4.7.1 Vorgangsformular
Der obere Bereich des Formulars ist die Aktionsebene im „Vorgang". Hier
können Aktionen, wie z.B. Telefonate, Briefe, E-Mails, etc. gestartet
werden. Man kann dort aber auch einen Folgevorgang erzuegen und wer die
Berechtigung hat, kann den geöffneten Vorgang löschen.
Hinweis: mit einem Doppelklick auf die Karteikarte öffnet sich der
zugeordnete Kontakt.
Hinweis: Um die Adr-Felder oder ausgewählte Adr-Felder in der
Karteikarte anzuzeigen erstellen Sie bitte eine leere Formatregel (siehe
Kapitel 4.4.12).
Hinweis: Ein Doppelklick auf die VorgangsID (unten in der
Statusleiste) kopiert diese in die Zwischenablage.
Der untere Bereich des Formulars ist das sogenannte Tagebuch. Hier
werden beim Erstellen eines Dokumentes, einer E-Mail, einer Erinnerung
oder eines Termins automatisch Einträge mit Datum, Uhrzeit und Namen
erzeugt. Der Eintrag erfolgt in einer Tabelle. Über den Knopf „Neuer
Eintrag" oberhalb des Notizfeldes wird eine neue Tabellenzeile manuell
erzeugt. Der Knopf wird benutzt um z.B. Telefon- oder Gesprächsnotizen
festzuhalten.
Das Suchfenster durchsucht alle Spalten der Vorgangstabelle nach
bestimmten begriffen (keine Volltextsuche).
Es gibt eine neue Spalte „Markierung", nach der primär sortiert ist
(markierte Einträge stehen oben). Sekundäre Sortierung wie gehabt nach
Datum. Es gibt zwei Layout-Möglichkeiten:
Variante 1 (Default, steht nach einem Klick auf Fenster wiederherstellen
in einem Vorgangsformular dem User zur Verfü;gung):
Variante 2 (Gruppierung nach der Spalte Markierung, Rechtsklick auf die
leere Überschrift, „nach dieser Spalte gruppieren):
Zusätzlich kann bereits bei der Ablage oder der Erzeugung von Dateien,
Dokumenten, E-Mails die Markierung gesetzt werden.
Das Ganze funktioniert auch andersrum, also die Markierung als
„Erledigt" und nicht als „ToDo" bzw. „Favorit". Dazu ist lediglich die
primäre Sortierung umzudrehen.
Hinweis: Die Spalte Markierung können Sie bei bestehenden
Installationen ü;ber Spaltenauswahl oder „Fenster wiederherstellen"
einfü;gen.
Hinweis: Bei zu groß;en Vorgängen (Anzahl der Einträge 500 oder einer
Größ;e von 2 MB) kommt ein Warnhinweis. Legen Sie dann einen Folgevorgang
an.
4.7.2 Vorgangslayout speichern und global vorgeben
Neu in Version 13 ist die Möglichkeit das Vorgangslayout zu verändern
und im Anschluß; diese Änderung zu speichern. User mit
Infodesk-Administrationsrechten können das Vorgangslayout jetzt zentral
vorgeben.
Sobald Sie in der Vorgangstabelle etwas verändern, wie z. B. eine neue
Spalte einfü;gen oder die Spaltenreihenfolge ändern, erscheint der Knopf
„Layout speichern" und Sie können diese Änderung speichern.
Sollten Sie zudem ein Infodesk-Adminuser sein, bekommen Sie eine
zusätzliche Abfrage „Soll die Ansicht zentral gespeichert werden?"
Wenn Sie diese Auswahl mit „Ja" bestätigen, geben Sie das Design
Firmenweit vor.
Hinweis: Auch nach der zentralen Vorgabe durch den
Infodesk-Adminuser kann das Tabellenlayout von den einzelnen Usern
wieder verändert werden.Inweis:
4.7.3
4.7.4 Anpassung Menü;band (Ribbon)
Das Menü;band in Vorgängen kann ab Version 12 vom Admin-User global
angepasst werden. Durch einen Rechtsklick auf das Menü;band erhalten Sie
die Auswahl „Menü;band anpassen". Wenn Sie diese mit der linken Maustaste
bestätigen,
Erscheint ein neues Fenster fü;r die Anpassung.
Sie können vorhandene Elemente anpassen und neue hinzufü;gen. Gestalten
Sie das Menü;band so, wie es fü;r Ihre Arbeitsweise am besten ist.
Hinweis:
Die Änderung passiert vorerst nur lokal. Die angepasste Datei
„ActivityFormRibbonLayout.xml" muss aus dem Appdata Verzeichnis
(C:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\Fischer Software\Outlook
Infodesk\FormDesign\Task) in das zentrale Config-Verzeichnis unterhalb
von FormDesign\Task kopiert werden, damit die Anpassung dann auch allen
Benutzern zur Verfü;gung steht.
4.7.5 Beschriftung eines Vorgangs
Jeder Vorgang muss zuerst beschriftet werden. Es muss mindestens ein
Betreff ausgewählt werden, um den Vorgang speichern zu können. Dieser
kann frei gewählt oder aus der Scroll-Box ü;bernommen werden. Die
verschiedenen Betreff-Bezeichnungen werden in der Stammdatenbank
gepflegt. Ergänzen Sie den Betreff noch um das aktuelle Thema (z.B.
Aktennotiz: „Neue Software"), um später in den Vorgangsü;bersichten den
Vorgang schneller finden zu können.
Im mittleren Teil des Vorgangformulars werden Sie ü;ber den Status des
Vorgangs informiert.
Ein Vorgang kann folgenden Status haben:
In den anderen Status-Feldern kann dem Vorgang eine Priorität und eine
Fälligkeit vergeben werden. Auß;erdem ist hier zu erkennen, wann der
Vorgang aufgenommen wurde.
„Fällig" gibt an, wann der Vorgang fällig ist.
Ein Klick auf den kleinen Pfeil neben dem Feld öffnet eine
Kalenderü;bersicht.
„Deadline" gibt an, bis wann der Vorgang endgü;ltig bearbeitet sein muss.
Ein Klick auf den kleinen Pfeil neben dem Feld öffnet eine
Kalenderü;bersicht.
Hinweis: Ist die Deadline einmal gesetzt, kann Sie nur der „Setzer"
der Deadline oder ein Infodesk Admin-User noch verändern. Die Einfärbung
passiert ü;ber die Farbformatierung (siehe Kapitel 4.4.12)
Hier die Definition der Farben:
Grü;n: Deadline gesetzt, der Vorgang nicht erledigt ist und die
Deadline mehr als 7 Tage entfernt ist.
Gelb: Deadline gesetzt, der Vorgang nicht erledigt und die Deadline
4 bis 7 Tage entfernt ist.
Rosa: Deadline gesetzt, der Vorgang nicht erledigt und die Deadline
1 bis 3 Tage entfernt ist.
Rot: Deadline gesetzt, der Vorgang nicht erledigt und die Deadline
heute oder ü;berfällig ist.
Hier die Ausdrü;cke fü;r die Farbformatierung:
Grü;n: Iif([Deadline] Is Null, False, DateDiffDay(Today(),
[Deadline]) > 7 And [Status] \<> 2 ) BackColor = Honeydew
Gelb: Iif([Deadline] Is Null, False, DateDiffDay(Today(),
[Deadline]) \<= 7 AND DateDiffDay(Today(), [Deadline]) > 3 And
[Status] \<> 2 ) BackColor = LightYellow
Rosa: Iif([Deadline] Is Null, False, DateDiffDay(Today(),
[Deadline]) \<= 3 AND DateDiffDay(Today(), [Deadline]) > 0 And
[Status] \<> 2) BackColor = MistyRose
Rot: Iif([Deadline] Is Null, False, DateDiffDay(Today(),
[Deadline]) \<= 0 And [Status] \<> 2) BackColor = Red
Hinweis: Bei bestehenden Installationen muss die Farbformatierung
noch gesetzt werden. Die Deadline kann beim Setzen nicht kleiner als
heute sein.
Bei „Zuständig" wird die zuständige Person ausgewählt. Standardmäß;ig
wird eine automatisch erzeugte E-Mail mit Vorgangslink an die zuständige
Person gesendet. Bei Zuständigkeitswechsel wird im Hintergrund, je nach
Einstellung in der globalen Konfiguration, eine automatische E-Mail
versendet. Wenn Sie die zuständige Person sind und jemanden anderen
zuständig machen, erhält dieser eine E-Mail mit dem Betreff „Infodesk
zuständig". Sollte ein anderer Infodesk-User die Zuständigkeit in einem
Vorgang, fü;r den Sie zuständig sind, wechseln, dann erhalten Sie eine
E-Mail mit dem Betreff „Infodesk nicht mehr zuständig".
Mit der Funktion „%erledigt" können Sie den Stand Ihrer Vorgänge noch
besser verfolgen.
Setzen Sie sich Erinnerungen mit Datum und Uhrzeit, um gezielt an
Vorgänge erinnert zu werden.
Im Feld „Schlü;sseldaten" werden die Schlü;sseldaten zu diesem Vorgang
ü;ber den Knopf mit dem Pfeil ausgewählt. Die Schlü;sseldaten werden in
der Stammdatenbank ergänzt.
Wichtig!
Der Speicherpfad fü;r jedes Dokument wird aus den Schlü;sselfeldern
automatisch definiert. Sind diese Felder nicht korrekt ausgefü;llt,
erhalten Sie einen Hinweis.
4.7.6 Besondere Eingabemethoden im Betreff und den Schlü;sselfeldern
Im Vorgangsformular lassen sich im Betreff-Feld und in den Indexfeldern
(Schlü;sseldaten) nun durch Eingabe einer Buchstabenkombination (z.B.
\"an\") die Auswahllisten (Comboboxen) filtern. Nach Eingabe von \"an\"
wird der erste Treffer dieser Kombination, invers markiert, angezeigt.
Löscht man den invers markierten Bereich, findet man in der Auswahlliste
nur noch Einträge, in denen diese Buchstabenfolge vorkommt, also z.B.
\"Angebot\", \"Anfrage\", \"Besprechungsanfrage\",
\"Finanzen\" usw.
Alternativ kann die Auswahlliste auch per Tastatur [ALT + Pfeil nach
unten] ausgeklappt werden, Positionierung dann mit den Pfeiltasten,
Auswahl mit [ENTER]. Mit [TAB] springt man dann ins nächste Feld.
Eine dritte Möglichkeit besteht darin, nach Eingabe der Buchstaben (z.B.
\"an\") direkt die Taste [Pfeil nach unten] zu drü;cken, damit wird der
erste Wert der Auswahlliste direkt angezeigt. Weitere Werte können durch
erneutes drü;cken von [Pfeil nach unten] gewählt werden. [TAB]
springt dann ins nächste Feld.
Der gewü;nschte Eintrag kann dann per Mausklick gewählt werden.
4.7.7 Index-Neuanlage aus einem Vorgang
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den gewü;nschten Index und
wählen Sie dann „Neuen Index erstellen" aus. Nun können Sie den Index in
einem neuen Fenster eingeben.
4.7.8 Laufende Nummern im Vorgang
In den Indexfeldern 1-6 kann eine laufende Nummer hochgezählt werden
(z.B. fü;r Rechnungs-, Projektnummern oder eine Ticket-ID).
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewü;nschten Index und
wählen dort „Neuen Index erstellen" aus. Um die Projektnummer hoch zu
zählen klicken Sie dann auf „+".
In den vorhandenen Index-Einträgen wird nach der letzten rechts
abschließ;enden Nummer gesucht dann der höchste Wert ermittelt und dann
um eins erhöht.
Hinweis: Diese Nummern-Vergabe funktioniert nur im Online-Betrieb!
4.7.9 Dokumentenverwaltung
Eingehende Dokumente werden per Drag & Drop oder ü;ber das Menü; „Neuer
Eintrag" -- Dokument einfü;gen in den Vorgang gezogen bzw. zugeordnet und
dort vollautomatisch als verknü;pfte Datei im Dateisystem abgelegt. Das
klappt fü;r beliebige Dateien (z.B. Powerpoint, AutoCAD, PDF) sowie fü;r
E-Mails oder andere Outlook-Objekte inkl. deren Attachements.
Hinweis: Drag & Drop mit gedrü;ckter „Shift"-Taste löscht die
Ursprungsdatei (Papierkorb)
Hinweis: Sollten Sie in der globalen Konfiguration von Outlook
Infodesk beim Einfü;gen von Dokumenten in den Vorgang die Funktion
angehakt haben, bekommen Sie ein Einfü;ge-Menü;, in dem Sie Dateinamen,
Dokumentenbetreff und die einzelnen Indizes anpassen können.
Sie haben die Möglichkeit ü;ber den Knopf „Neuer Eintrag" auch ein
einzelnes Dokument oder einen ganzen Ordner in den Vorgang zu verlinken.
Hinweis: Sollten Sie Dateien / Ordner im Vorgang verlinken, sollten
auf das Verzeichnis, in welchem sich diese Dateien / Ordner befinden
auch alle Ihre Kollegen Zugriff haben.
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit ü;ber den Knopf „Neuer Eintrag" auch
ein Fax via E-Mail senden zu können. Ausgehende Dokumente werden aus dem
Vorgangsformular unter Dokument ausgewählt. Sind alle Schlü;sseldaten
(Index-Felder) ausgefü;llt, können Sie ein Dokument ü;ber die
Dokumentenvorlagen erzeugen. Das ausgewählte Dokument wird erzeugt,
sobald Sie das gewü;nschte „Dokument" angeklickt haben.
Beim Abspeichern des Dokumentes wird ein neuer Eintrag im Notizfeld
erzeugt.
Alle Einträge werden ü;bersichtlich in einer Tabelle abgelegt.
Sie können im Vorgang nach allen vorhandenen Spalten sortieren lassen und so finden Sie noch schneller den gesuchten Eintrag oder die gesuchte Datei.
Hinweis: Benutzen Sie die Spalte „Text" um Ihre Dokumente genauer zu beschreiben
Alle eingefü;gten Tabellen werden automatisch von Outlook Infodesk in einen Text umgewandelt und das Einfü;gen von Bildern und Grafiken wird komplett geblockt.
Mit einem Rechtsklick in die Text-Zelle oder der Tastenkombination Strg+R können Sie die Text-Formatierungen zurü;cksetzen.
Hinweis: Formatierungen im Textfeld:
fett Strg+B
kursiv Strg+I
unterstrichen Strg+U
4.7.10 Kopieren / Versionieren von Dokumenten in einem Vorgang
Sie haben Die Möglichkeit bestehende Dokumente in
einem Vorgang zu kopieren („Dokument in diesem Vorgang kopieren") oder
den Eintrag in einen anderen Vorgang zu kopieren („Eintrag in anderen
Vorgang kopieren").
Hinweis: Beim Kopieren von Einträgen in einen anderen Vorgang wird
dieser Vorgang nicht geöffnet.
Sie haben auch die Möglichkeit bei Word, Excel, PDF oder Powerpoint
Dateien eine Version zu erstellen („Version erstellen"). Es öffnet sich
die versionierte Datei.
Im Vorgang wird die Versionierung in einer Gruppe dargestellt, wobei die
aktuellste Version immer oben steht.
Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Dateien zu markieren und ü;ber
einen Rechtsklick die Versionierung durchzufü;hren bzw. Dokumente
zusammen zu fassen.
4.7.11 Info-Dokumenten-Verwaltung
Die Info-Dokumentenverwaltung fü;gt mehrere rechtskonforme Dokumente
(Word-, Excel- oder Powerpoint-Format) zu einer PDF-Datei zusammen (bei
Word + Excel ggfs. auch personalisiert mit OI-Variablen), ohne dass
diese vom User verändert werden können. Sie können die bereitgestellten
Dokumente auswählen und die Reihenfolge der ausgewählten Dokumente in
dem zu erzeugenden PDF-Dokument bestimmen. Die erzeugte PDF wird im
Vorgang hinterlegt und kann von dort aus weiter verarbeitet werden.
Starten Sie die Info-Dokumenten-Verwaltung ü;ber den Knopf „Info
Dokumente" aus einem Vorgang:
Sie erhalten jetzt eine Auswahl aller Dokumente im entsprechenden
Vorlagenordner. Hierbei werden, wie bei den Dokumenten-Vorlagen, auch
Unterordner berü;cksichtigt.
Klicken Sie die entsprechenden Dokumente an. Alle ausgewählten Dokumente
werden Ihnen der Reihenfolge nach im Bereich Position angezeigt.
Ändern Sie die Reihenfolge der Dokumente indem Sie im Fenster Position
ein Dokument markieren und dann im Bereich „Bearbeiten" die Position
verändern (Nach oben / Nach unten) oder entfernen Sie wieder das
markierte Dokument. Die Reihenfolge kann auch per Drag & Drop
verändert werden.
Erzeugen Sie nach der Positionierung der Dokumente die PDF mit den Knopf
„Dokument erstellen".
Es erscheint ein Fortschrittsbalken und ggfs. der InfodeskPrinter.
Nach Abschluss der PDF-Erzeugung wird das erzeugte PDF-Dokument nach
bekanntem Ablagedialog im Vorgang abgelegt und kann von dort aus weiter
verarbeitet werden.
Hinweis: Sollten Sie den Infodesk-Printer installiert haben werden
alle druckbaren Dokumente in ein PDF umgewandelt, sollten Sie den
Infodesk-Printer nicht installiert haben, so werden nur die
Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint, RTF / Text) in der
Dokumentenauswahl angezeigt.
Hinweis: Die auswählbaren Dokumente liegen im zentralen
Vorlagenverzeichnis von Outlook Infodesk im Unterordner
„Info-Dokumente". Bitte lesen Sie dazu auch das Kapitel 3.1.2
4.7.12 Bearbeitung von Vorgangseinträgen
4.7.12.1 Editierung des Betreffs
Den „Betreff", können Sie direkt in der Vorgangstabelle bearbeiten.
Ausnahme: Bei einer ausgehenden E-Mail
wird das Kontextmenü; nicht angezeigt, da hier der Betreff nicht geändert
werden darf.
Wurde der Eintrag bereits in Folgevorgänge kopiert, wird das Kontextmenü;
nicht angezeigt.
Sonderfall: Bei Word- bzw. Excel-Dokumenten fü;hrt die nachträgliche
Änderung des Betreffs auch zu einer Aktualisierung im Dokument.
Mit einem Rechtsklick auf den Vorgangseintrag öffnet sich das
Kontextmenü;.
4.7.12.2 Umbenennen / Verschieben von Dokumenten (Ablagepfad)
Sie haben die Möglichkeit Dateinamen und den dazugehörigen Ablageort zu
verändern. Fü;hren Sie dazu einen Rechtsklick auf die Datei aus und
wählen die Funktion „Datei verschieben / umbenennen".
Wählen Sie nun die neuen Indexfelder aus und benennen Sie ggf. auch die
Datei um.
 |
 |
|---|---|
 |
 |
Nach Beendigung dieser Aktion erhalten Sie eine Benachrichtigung. Bitte
bestätigen Sie diese mit „OK".
Hinweis: Diese Funktion können Sie nur bei eigenen Einträgen
durchfü;hren, es sei denn Sie sind Infodesk-Admin-User.
4.7.12.3 Zuordnung eines Kontaktes
Sie haben jetzt die Möglichkeit den einzelnen Vorgangseinträgen Kontakte
zuzuordnen. Die Spalte Kontakt ist standardmäß;ig nicht eingeblendet. Sie
wird ü;ber die Spaltenauswahl hinzugefü;gt. Klicken Sie mit der rechten
Maustaste in eine bereits vorhandene Spalte. Lassen Sie sich dort die
Spaltenauswahl anzeigen. Ein neues Fenster mit der Auswahl der Spalten
öffnet sich. Ziehen Sie die entsprechende Spalte bei gedrü;ckter linker
Maustaste an die gewü;nschte Stelle. Mit einem Klick auf den kleinen
Pfeil öffnet sich die Kontaktauswahl.
4.7.12.4 Eintrag Papierpost / Paket
Sie haben die Möglichkeit den Eintrag „Papierpost / Paket" zu setzen.
Mit dem Klick auf „Papierpost / Paket" wird der Eintrag im Vorgang
gesetzt und es öffnet sich folgendes Fenster.
Tragen Sie nun die entsprechenden Daten ein und klicken Sie auf „OK".
In den Spalten „Gesendet" und „Erhalten" können Sie dann direkt im
Vorgang nachträglich Änderungen vornehmen.
4.7.12.5 Editieren der Vorgangseinträge
Alle Einträge können nur von den Usern bearbeitet bzw. editiert werden,
die die User selber angelegt haben. (Ausnahme: Sie haben in Infodesk den
Admin-Modus). Weitere Neuerungen sind die farbliche Kennzeichnung der
Pfeile „Eingehend" bzw. „Ausgehend" und die Möglichkeit die Richtung
bestehender Einträge zu editieren.
Sie können fü;r den Eintrag die Option „Eingehend", „Ausgehend", „Intern"
oder „Klärung" auswählen.
Interne E-Mails können automatisch mit „Intern" gekennzeichnet werden
(siehe 3.5.1).
4.7.12.6 Dokumentenpfad öffnen
Sie haben die Möglichkeit den Ordnerpfad direkt aus dem Vorgang zu
öffnen. Stellen Sie sich hierfü;r mit der Maus in den gewü;nschten Index
und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in den gewü;nschten Index
und wählen dort dann „Ordnerpfad öffnen".
4.7.13 Farbliche Kennzeichnung von Vorgangseinträgen / Textbausteine
Sie haben die Möglichkeit Einträge im Vorgang farblich zu markieren,
indem Sie den gewü;nschten und vordefinierten Text ü;ber „neuer Eintrag"
„Textbausteine" auswählen oder diesen Text ins Textfeld schreiben.
Hinweis: Wenn Sie einen bestehenden Eintrag nachträglich farbig
editieren möchten, dann markieren Sie die Zeile und fü;hren dann einen
Rechtsklick aus, um den entsprechenden Eintrag auszuwählen.
4.7.14 Dokumenten-Vorschau
Die Vorschau auf die Dokumente (E-Mails, Word-/Excel -- Dokumente, PDFs
und Texteinträge) können Sie am rechten Rand einblenden und auch
dauerhaft anzeigen, indem Sie das Fenster anpinnen.
Vergröß;ern oder verkleinern Sie die Anzeige im Vorschaufenster, indem
Sie mit dem Mauszeiger auf die Vorschau gehen und dann mit gedrü;ckter
„Strg"-Taste das Scrollrad der Maus bewegen. Die Zoomeinstellungen
werden gespeichert.
4.7.15 Hyperlinks einfü;gen
Wenn Sie ein Dokument nur mit einem Vorgang verlinken wollen, setzen Sie
einfach einen neuen Eintrag und gehen mit dem Cursor in die Spalte Text
und drü;cken dann die rechte Maustaste -- Hyperlink einfü;gen.
Fü;llen Sie die Felder aus:
Wichtig: Fü;llen Sie auf jeden Fall das Feld „Text anzeigen" aus.
Weisen Sie ü;ber „Adresse" das Dokument zu.
Mit OK bestätigen und der Link wird eingetragen.
Hinweis: Diese Funktion ist auch durch die Tastenkombination Strg+K erreichbar, markieren Sie hierfü;r zuerst das Wort was Sie verlinken möchten.
Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner aus dem Dateisystem in einem
Vorgang verlinken wollen, ziehen Sie die gewü;nschte Datei oder den
gewü;nschten Ordner per Drag & Drop mit gedrü;ckter Alt -Taste in das
Notizfeld des Vorgangs. Wenn Sie die Datei oder den Ordner „fallen"
lassen erscheint ein neuer Eintrag. Mit einem Doppelklick auf diesen
Eintrag öffnet sich der verlinkte Ordner.
4.7.16 E-Mail-Verwaltung
4.7.16.1 Ausgehende E-Mails
Über den Knopf „E-Mail" im Vorgangsformular wird zu diesem Vorgang eine
E-Mail erzeugt.
Gibt es unter der Registerkarte „Externer Verteiler" Einträge, so haben
Sie die Möglichkeit die E-Mail an „An Verteiler Extern" oder „An
Verteiler Extern in BCC" zu senden.
In jeder der zuvor beschriebenen Möglichkeiten des Versendens einer Mail, erscheint eine neue „E-Mail erstellen" Registerkarte, in der Sie aus mehreren Optionen auswählen können.
Entscheiden Sie ob Sie die Anrede aus dem Kontakt einfü;gen wollen. (Die
zu versendende E-Mail wird mit automatischer Anrede geöffnet. Hierfü;r
wird die Variable „Briefanrede" verwendet. Sie können die automatische
Briefanrede in der Konfiguration abschalten.)
Wählen Sie auf der linken Seite die gewü;nschten Anlagen aus, die Sie mit
der E-Mail versenden wollen.
Entscheiden Sie in welchem Format Sie die einzelnen Anhänge versenden
wollen.
Klicken Sie in der gewü;nschten Zeile vorne auf die erste Spalte und
wählen Sie dort in welchem Format Sie das gewü;nschte Dokument anhängen
möchten.
Verschicken Sie Office-Dokumente direkt als PDF, ohne sie vorher
umgewandelt zu haben. Verwenden Sie hierfü;r die Funktion „Anhänge im
PDF-Format". Alle angezeigten (vorher gefilterten) Dokumente werden dann
entsprechend Markiert und beim klick auf „Erstellen" im PDF-Format der
E-Mail hinzugefü;gt.
Die Funktion „Anhänge im Originalformat" markiert alle angezeigten
Dokumente im abgespeicherten Format. Beim Klick auf Erstellen werden
diese dann der E-Mail hinzu.
Die Funktion „Anhänge als Sharepoint-Link" markiert alle angezeigten
Dokumente als SharePoint.Link. Beim Klick auf erstellen beginnt der
Freigabe-Prozess.
Hinweis: Diese Funktionalität gilt nur im zusammenhang mit dem
Zusatzmodul InfodeskSharePoint.
Im mittleren Bereich haben Sie die Möglichkeit Ihre E-Mail Vorlagen /
Textbausteine auszuwählen und diese in die gewü;nschte Reinfolge zu
bringen.
Rechts sehen Sie die Vorschau auf die einzelnen E-Mail Vorlagen /
Textbausteine.
Hinweis: Die Baumstruktur ergibt sich durch entsprechende
Verzeichnis-Struktur im zentralen Verzeichnis „Vorlagen\E-Mail
Vorlagen":
Die gewü;nschten Textbausteine mü;ssen hier als RTF-Format hinterlegt
werden (nur RTF) und stehen nach einem Infodesk-Neustart zur Verfü;gung.
In gewohnter Weise können auch alle Variablen verwendet werden, z.B.
„{Index1}" oder „{DueDate}".
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass im Ordner „E-Mail-Vorlagen" auch
die verteilten, einheitlichen Signaturen liegen (siehe hierzu Kapitel
6.11)
Zusätzlich gibt es noch einige Sondervariablen:
{An:Test@test.de} + BCC + CC + Betreff + file -> ersetzen
[vollständig]{.underline} die Felder
{BetreffV:} + {BetreffH:} -> [ergänzen]{.underline} das bereits
vorbelegte Betreff-Feld vorne / hinten
{BetreffH:[Index1]} \<- Fü;gt direkt hinter dem Betreff den Index1 an
{BetreffH:_[Index1]} \<- Fü;gt direkt hinter dem Betreff den
Leerzeichen und dann Index1 an
{file:\\S:\Daten\[Index2]\Dokument.pdf} \<- Fü;gt einen Anhang aus
einem mit dem Index 2 generiertem Pfad hinzu
„_" werden in geschweiften Klammern durch Leerzeichen ersetzt
Hinter dem Doppelpunkt darf kein Leerzeichen stehen:
{BetreffH: Test} \<- NICHT ok
{BetreffH:Test} \<- OK
Gesendete Mails werden automatisch im Vorgang archiviert und stehen
zusammen mit eventuellen Attachements zur Verfü;gung.
Aus einem Vorgang gesendete E-Mails werden nur noch optional unter
„Gesendete Objekte" abgelegt. Die Einstellung dieser Option finden Sie
in der Globalen Konfiguration ü;ber den Reiter „Vorgang".
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass alle existierenden
Mailadressen des Outlook -- Kontaktes in das „An"-Feld ü;bernommen
werden.
Hinweis: Sollte eine ausgehende E-Mail nicht direkt dem Vorgang
zugeordnet werden können und der entsprechende Vorgang vorher gelöscht
werden, so wird die E-Mail, nach Benachrichtigung, aus der
automatischen, nachträglichen Zuordnung entfernt und in ein Log-File
geschrieben.
4.7.16.2 Ausgehende E-Mail als Entwurf speichern
Sie haben die Möglichkeit, die aus dem Vorgang geschriebene E-Mail zu
einem späteren Zeitpunkt zu versenden oder von einem Kollegen versenden
zu lassen. Speichern Sie die E-Mail ü;ber „Als Entwurf speichern". Im
Vorgang erzeugen Sie einen Eintrag mit dem Text „-Entwurfsmail-„. Fü;r
das spätere Versenden der Email können Sie diese aus dem Vorgang heraus
öffnen und dann versenden. Nach dem Versenden löscht sich der
Texteintrag „-Entwurfsmail-„ automatisch.
4.7.16.3 Eingehende E-Mails
Eingehende Mails werden direkt aus dem Posteingang heraus bearbeitet.
Die gewü;nschte(n) E-Mail(s) mit rechter Maustaste anklicken und das
Kontextmenü; aufrufen.
Seit Version 11 besteht die Möglichkeit einen Ansprechpartner beim
Mailzuordnen auszuwählen, wenn die Absende-Mailadresse nicht eindeutig
einem Ansprechpartner zuzuordnen ist (z.B. neuer Ansprechpartner in
einer Firma, Mailadresse in mehreren Kontakten hinterlegt).
Wählen Sie ü;ber die Vorgangsü;bersicht den gewü;nschten Vorgang mit einem
Doppelklick aus.
Sollte es noch keinen Kontakt zu diesem Vorgang geben haben Sie hier
auch die Möglichkeit Kontaktdaten zu diesem Vorgang anzulegen.
Jetzt haben Sie noch die Möglichkeit die Indexfelder und den Betreff
anzupassen und ggf. fü;r alle extrahierten Anhänge mit zu ü;bernehmen.
Wählen Sie „Einfü;gen als MSG" um die Mail in Ihrem Originalzustand
einzufü;gen.
Bei E-Mails mit Anhängen haben Sie die Möglichkeit die Anhänge separat
einzufü;gen. Die E-Mail wird in ihrem Originalzustand gespeichert und
zusätzlich werden die Anhänge einzeln im Vorgang hinterlegt.
Sie können die E-Mail auch ü;ber „Einfü;gen als PDF" einfü;gen. Hierbei
wird die E-Mail in ein PDF- A Format umgewandelt und die Anhänge extra
im Vorgang abgelegt. Die PDF-Version der E-Mail beinhaltet auch den
Hinweis auf die Anhänge.
Die Spalten „Anhang vorhanden" und „Als Anhang senden" sind
standardmäß;ig nicht eingeblendet. Sie werden ü;ber die Spaltenauswahl
hinzugefü;gt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine bereits
vorhandene Spalte. Lassen Sie sich dort die Spaltenauswahl anzeigen. Ein
neues Fenster mit der Auswahl der Spalten öffnet sich. Ziehen Sie die
entsprechende Spalte bei gedrü;ckter linker Maustaste an die gewü;nschte
Stelle.
Zugeordnete E-Mails sollten gelöscht werden, da diese im Vorgang als
*.msg-Datei gespeichert sind. Die Einstellung dieser Option finden Sie
in der Globalen Konfiguration ü;ber den Reiter „Vorgang".
So bleibt Ihr Posteingang stets schlank und ü;bersichtlich.
Neu ist die Möglichkeit eine geöffnete E-Mail in einen Vorgang oder
einem neuen Vorgang zuordnen zu können.
4.7.16.4 Verschlü;sselte E-Mails abspeichern
Sie haben die Möglichkeit, je nach Einstellung in der globalen
Konfiguration verschlü;sselte E-Mails verschlü;sselt oder entschlü;sselt im
Dateisystem zu speichern. Sollten Sie in der Globalen Konfiguration auf
Nachfrage eingestellt haben kommt folgende Abfrage:
4.7.16.5 E-Mail-Zuordnung mit Drag & Drop
Sie haben auch die Möglichkeit eine oder mehrere E-Mails per Drag & Drop in einen bereits geöffneten Vorgang zu ziehen. Sie haben die Möglichkeit die E-Mail als MSG-Datei oder als PDF-Datei in Ihrem Pfadsystem abzulegen. Hierfü;r drü;cken Sie, bevor Sie die Mail mit der linken Maustaste verschieben, die Shift-Taste (PDF-Format).
Bei E-Mails mit Anhängen haben Sie die Möglichkeit die Anhänge separat einzufü;gen.
Die E-Mail wird entweder in ihrem Originalzustand oder als PDF-Datei gespeichert und zusätzlich werden die Anhänge einzeln im Vorgang hinterlegt. Hierfü;r drü;cken Sie, bevor Sie die Mail mit der linken Maustaste verschieben, die Alt-Taste (MSG-Format) oder die Shift-Taste (PDF-Format).
4.7.16.6 Antworten auf vorhandene E-Mails im Vorgang
Über den Knopf „Antworten" haben Sie die Möglichkeit dem Absender einer Mail direkt auf diese Mail zu antworten, darü;ber hinaus können Sie mit der Auswahl „Allen Antworten" dem Absender, sowie allen im BCC befindlichen Adressen Antworten.
Mit der Auswahl „Weiterleiten" können Sie diese Mail an eine oder mehrere andere Personen weiterleiten.
Die Antwort wird dann automatisch im Vorgang gespeichert.
Hinweis: Diese Funktion ist nur aktiv, wenn eine E-Mail markiert
ist.
4.7.16.7 Automatische Vorbelegung vom Index1 und Vorgangsordner
In einem speziellen Projekt-Posteingangsordner kann jetzt die
E-Mailzuordnung zum richtigen Vorgangsordner und die Vorbelegung im
Index 1 automatisiert werden. Der User wird gefragt, ob er den Vorgang
im entsprechenden Projektorder erstellen möchte. „Ja" ist vorbelegt.
Man braucht also nur auf die Enter-Taste zu drü;cken. Wird „Nein"
ausgewählt, kommt die normale Vorgangordner-Abfrage. Die gleiche
Automatik greift auch bei einem Projekt-Kontakteordner, wenn man aus
einem Kontakt einen Vorgang erzeugt.
Voraussetzung: Mail-, Vorgangs, und ggf. Kontakteordner beginnen mit der
gleichen Bezeichnung, z.B. \"4711-Posteingang\", \"4711-Vorgaenge\",
\"4711-Adressen\". Soll auch der Index1 automatisch vorbelegt werden,
muss in den Stammdaten der Eintrag \"4711......\" existieren.
4.7.17 Interner und Externer Verteiler
4.7.17.1 Interner Verteiler
Im Vorgangsformular gibt es unten die Registerkarte „Verteiler Intern".
Über diesen Verteiler werden interne Personen ü;ber neue oder veränderte
Vorgänge informiert.
Der interne Verteiler bezieht sich nur auf
die internen Outlook Infodesk -- User mit E-Mail Adresse (Intranet), die
in der Stammdatenbank (Benutzerdaten -- Zuständige Personen) eingetragen
sind.
Wählen Sie in der Checkbox welche internen Personen Sie dem Vorgang
zuordnen wollen.
Um mit den ausgewählten Usern im internen Verteiler zu
kommunizieren haben Sie die Möglichkeit ü;ber einen Rechtsklick ein
Kontext-Menü; aufzurufen. Wählen Sie hier aus den Möglichkeiten
Statusbericht, E-Mail oder Anruf.
Über den Knopf „Statusbericht" 
kann der
interne Verteiler ü;ber den Vorgang per E-Mail informiert werden. In
dieser Mail wird ein Link zum Vorgang mitgeschickt, ü;ber den der Vorgang
dann direkt geöffnet werden kann.
Es Öffnet sich eine E-Mail mit der Vorgangsvorschau und allen gefü;llten
Indexfeldern.
Teilen Sie ggf. hier Ihren Mitarbeitern noch wichtige Informationen mit.
4.7.17.2 Externer Verteiler
Im Vorgangsformular gibt es unten die Registerkarte 
. Über diesen Verteiler werden externe Personen ü;ber neue oder veränderte Vorgänge informiert, oder verwenden Sie den externen Verteiler fü;r einen Serienbriefmailing.
Fü;gen Sie ü;ber „Aktion" Personen aus Ihrem Outlook-Adressbuch hinzu,
oder fü;gen Sie dem externen Verteiler einzelne Kategorien hinzu.
Sie können die Kontakte auch ü;ber das Suchfeld „Hinzufü;gen" in den
externen Verteiler hinzufü;gen.
Über den Knopf „Statusbericht"
kann der externe Verteiler informiert werden. In dieser E-Mail wird eine Übersichtstabelle zum Vorgang mitgeschickt.
Sie haben die Möglichkeit per Rechtsklick auf einen vorhandenen Kontakt
im externen Verteiler direkt zu kommunizieren. Sie können jetzt an eine
Person aus dem externen Verteiler einen Brief, einen Termin, eine E-Mail
schreiben oder einen Anruf auslösen. Sie können jederzeit einen Kontakt
aus dem externen Verteiler zum Hauptkontakt des Vorgangs machen. Sollten
Sie dies machen, so tauschen die Personen Ihre Positionen, d.h. dass der
vorherige Hauptkontakt in den externen Verteiler verschoben wird.
Sie haben die Möglichkeit den Kontakt jetzt ü;ber das Kontextmenü; oder
mit einem Doppelklick zu öffnen und zu bearbeiten. Die geänderten
Informationen stehen Ihnen jetzt direkt im Vorgang zur Verfü;gung.
Markieren Sie mehrere Personen aus dem externen Verteiler und erzeugen
Sie anschließ;end ü;ber das Kontext-Menü; eine E-Mail, so werden alle
E-Mail-Adressen in das „An"-Feld ü;bergeben und die Einzelanreden in das
Textfeld geschrieben (bis einer Länge von 75 Zeichen danach wird „Sehr
geehrte Damen und Herren" ü;bernommen).
Durch die geänderte Speichermethodik sind die Informationen im externen
Verteiler immer aktuell.
4.7.18 Folgevorgänge erzeugen
Mit dieser Funktion können Sie Vorgänge miteinander verknü;pfen oder
Projekte teilen.
Klicken Sie einfach in dem geöffneten Vorgang auf Folgevorgang.
Entscheiden Sie welche Dokumente und
Einträge Sie in den neu erzeugten Folgevorgang ü;bernehmen wollen.
Markieren Sie das gewü;nschte Dokument, setzen Sie dann das/die Häkchen
und klicken Sie nun auf Folgevorgang erstellen.
Im Folgevorgang erscheint ein neuer Eintrag mit gefü;lltem Betreff:
Im „Ursprungsvorgang" erscheint folgender Eintrag mit gefü;lltem Betreff:
Besonderheit:
Wird in einem dieser Vorgänge der Vorgangsbetreff verändert, ändert sich
automatisch der Betreff in der jeweiligen Eintragszeile.
4.7.19 Nachverfolgung von Folgevorgängen
In der Vorgangs- und Kontaktü;bersicht, sowie in der Vorgangsansicht
befindet sich eine Registerkarte „Folgevorgänge". Unter dieser
Registerkarte können Sie Sich sämtliche einem Vorgang zugeordneten
Folgevorgänge sowie aus diesem Vorgang erstellte Folgevorgänge anzeigen
lassen. So haben Sie jeder Zeit den Überblick ü;ber alle
zusammenhängenden Vorgänge und deren Bearbeitungsstand.
Sie können sich in diesen Übersichten auch
die Spalte „Hauptvorgang" einblenden, um zu wissen welcher Vorgang der
zuerst angelegte Vorgang (Haupt- oder Ursprungsvorgang) ist.
4.7.20 Nachträgliche Verknü;pfung von Vorgängen
Mit dieser Funktion können Sie jederzeit Vorgänge miteinander
verknü;pfen. Klicken Sie hierfü;r im geöffneten Vorgang auf den kleinen
Pfeil neben „Folgevorgang" und wählen nun „Folgevorgang zuordnen" aus.
Es öffnet sich die Vorgangsü;bersicht, wo Sie nun den entsprechenden
Vorgang zuordnen können.
Im geöffneten „Ursprungsvorgang" entsteht nun ein Eintrag „Folgevorgang
erzeugt".
4.7.21 Trennen von Folgevorgängen
Neu ist die Möglichkeit Folgevorgang-Links wieder löschen zu können. Es
kommt nach dem Löschen eine Abfrage, ob auch der Vorgangslink gelöscht
werden soll (nur wenn es möglich ist).
4.7.22 Erstellen neuer Adressen aus einem Vorgang
Sollten Sie in der Vorgangsmaske auf „Kontaktdaten zum Vorgang" klicken
(Siehe Screenshot) und dort eine nicht vorhandene Adresse anlegen,
können Sie hinterher, im Vorgang, auf den Knopf „Öffnen" klicken und der
Kontakt wird automatisch angelegt und in Ihrem Kontakteordner
gespeichert.
4.7.23 Adresssuche aus dem Vorgang
Wird ein Vorgang aus der Adresse gestartet, werden alle benötigten
Adress-Daten zu diesem Vorgang ü;bernommen.
Wird aber ein neuer Vorgang nicht aus der Adresse gestartet, sind keine
Adressdaten vorhanden, die ü;bernommen werden können. Es öffnet sich ein
leerer Vorgang.
Klicken Sie auf „Zuordnen" und schreiben Sie im Eingabefeld den
gewü;nschten Namen. Wir suchen in den Bereichen „Firma" „Nachname"
„Speichern unter" nach Ihrer Eingabe.
Die gefundenen Adressen werden nun angezeigt. Bitte wählen Sie dann die
gewü;nschte Adresse mit einem Doppelklick aus.
Die Kontaktdaten werden nun in den Vorgang ü;bergeben.
Mit dem Klick auf „x Entfernen" können Sie die zugeordnete Person /
Firma wieder aus dem Vorgang entfernen.
4.7.24 Termine
Über den oberen Teil des zweigeteilten Knopfes „Termin" können Sie
bequem Termine zum Vorgang und dem entsprechenden Kontakt erzeugen.
Termin erstellen: Dabei werden sämtliche Kontakt- und Vorgangsdaten
aus dem Notizfeld in den Termin ü;bernommen.
Termin mit Statusbericht: Neu ist die Möglichkeit einen angepassten
Report fü;r die Terminerstellung hinterlegen zu können, um eigene
gewü;nschte Variablen aus dem Vorgang an den Termin zu ü;bergeben. Sie
können hierfü;r den mitgelieferten Report \"StatusMail-Termin.repx\"
verwenden und anpassen.
In der Outlook Infodesk Konfiguration, Registerkarte „Termin", legen Sie
fest, ob der Termin im zentralen oder im persönlichen Kalender
eingetragen wird.
Wird der Termin zentral abgelegt, kann er gleichzeitig als
Besprechungsanfrage an den Kontakt gesendet werden.
Sie können auch manuell angelegte Termine öffnen und einem Vorgang
zuordnen.
Sie können den erstellten Termin jederzeit ü;ber den Vorgang löschen.
Dazu markieren Sie die Tabellenspalte und klicken mit der rechen
Maustaste in die markierte Tabellenzeile. Wählen Sie nun die Option
„Eintrag löschen" und Sie erhalten nach der Bestätigung der
Eintragslöschung eine Abfrage, ob Sie den dazugehörigen Termin aus dem
Kalender entfernen möchten.
Sie haben ü;ber den unteren Teil des Knopfes „Termin" die Möglichkeit
sich alle zu dem Vorgang gehörigen Termine anzeigen zu lassen. Bedingung
ist hierfü;r, dass die Termine dem Vorgang zugeordnet wurden oder aus dem
Vorgang erzeugt wurden. In einem weiteren Fenster werden Ihnen dann die
Termine dargestellt.
4.7.25 Journaleinträge zum Vorgang hinzufü;gen
Sie können Journaleinträge aus Outlook via „Drag&Drop" zu einem Vorgang
hinzufü;gen. Sie haben auch die Möglichkeit in einem geöffneten Journal
diese Funktion auszufü;hren.
Auß;erdem haben Sie die Möglichkeit, sollte dieses Journal schon einem
Vorgang zugeordnet sein diesen aus dem Journal zu öffnen.
4.7.26 Anruf aus Vorgang auslösen
Sie können den zugeordneten Kontakt direkt
aus dem Vorgang heraus anrufen. Hierfü;r ist ein installierter
Tapi-Treiber notwendig. Verwenden Sie hierfü;r den Knopf „Anruf".
Dieser Knopf ist geteilt. Klicken Sie auf den oberen Teil und Sie rufen
direkt die Telefonnummer, die in „Geschäftlich" hinterlegt ist, an.
Wurde die Telefonnummer „Geschäftlich" nicht belegt, wird die
hinterlegte Mobilnummer angewählt. Diese Funktion können Sie auch mit
dem Short-Cut „Strg"+"t" ausfü;hren.
Sind im Kontakt mehrere Rufnummern hinterlegt, nutzen Sie bitte den
unteren Teil des Knopfes und wählen aus dem Dropdown-Menü; die gewü;nschte
Nummer aus.
Die ausgewählte Rufnummer wird direkt an die Windows-Wahlhilfe
ü;bergeben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der ersten Verwendung der
Windows-Wahlhilfe den entsprechenden Tapi-Treiber in der Einstellung der
Wahlhilfe hinterlegen.
In Vorgang entsteht ein Eintrag, wer hat wann wen angerufen. Hinterlegen
Sie im Textfeld die Gesprächsnotiz des Telefonates.
4.7.27 FAX-Funktion ü;ber FAX.de
Neu ist die Möglichkeit Faxe aus einem Vorgang senden zu können und die
automatische Zuordnung der Sendebestätigung in den entsprechenden
Vorgang.
Hierfü;r ist ein aktives Benutzerkonto bei FAX.de notwendig.
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben „Neuer Eintrag" und wählen Sie
hier den Punkt „Fax" aus:
Jetzt wird der bekannte E-Mail-Erzeugungsdialog ausgefü;hrt. Nach dem
Klick auf „Erstellen" wird eine E-Mail erzeugt, die im „An-Feld" die
Logik von Fax.de vorbelegt hat.
Hinweis: Sollten Sie keinen gü;ltiges Benutzerkonto bei FAX.de haben
oder nicht die Benutzerkonfiguration nicht angepasst haben, wird die
Faxnummer nach Exchange-Logik an die E-Mail ü;bergeben.
Mit „Senden" wird die E-Mail an Fax.de gesendet. Nach dem erfolgreichen
Faxversand erhalten Sie eine Sendebestätigung, die dann automatisch in
den richtigen Vorgang zugeordnet wird.
4.7.28 Erinnerung
Die Erinnerungsfunktion dient zur Hervorhebung besonders wichtiger
Wiedervorlagen. Sie wird als „Hilfselement" entweder im persönlichen
Kalender oder in den Aufgaben abgelegt, so wie Sie es in der
Benutzer-Konfiguration von Outlook Infodesk, Erinnerung-Optionen,
bestimmt haben. Die Erinnerung gilt nur fü;r den Benutzer, der sie
aktiviert hat, andere Benutzer können sich ihre eigene setzen.
4.7.29 Volltextsuche in der Vorgangstabelle
In der obersten Zeile der Vorgangstabelle kann in jedem Feld ein
Suchbegriff eingegeben werden.
4.7.30 Report / Statusmail und Druckfunktion
Über den Knopf „Datei" kommen Sie zum „Export" bzw. Report und können
diesen ü;ber den Knopf „Export/Statusmail anpassen" auf Ihre Bedü;rfnisse
anpassen.
Hier sehen Sie einen Report aus einem Vorgang. Alle relevanten Daten
sehen Sie so auf einen Blick. Jetzt haben Sie die Möglichkeit diese
Vorschau direkt zu drucken oder in eine andere Datei zu exportieren
(z.B.: PDF, Excel,...).
Hinweis: Wenn Sie die globale Konfiguration öffen können Sie ggf.
neue Reports veröffentlichen. Wenn Sie das machen legen wir automatisch
ein Backup Ihrer alten Statusreports an.
4.7.31 PDF Vorgangsdrucker (Vorgang als PDF-Archiv drucken)
So wird jetzt aus allen Dokumenten des Vorgangs ein einziges groß;es PDF
erzeugt, zusätzlich ein Unterverzeichnis mit allen nicht in PDF
druckbaren Dateien (ZIP, etc.). Sind E-Mails im Vorgang enthalten, so
werden die enthaltenen Anhänge auch gedruckt.
Aus einem Vorgang heraus können Sie die Funktion ü;ber Datei -> Vorgang
mit Dateien drucken aufrufen.
In der Vorgangsü;bersicht können Sie mehrere Vorgänge drucken ü;ber den
Tab Daten -> Vorgänge drucken.
Wenn Sie nur einen Vorgang markiert haben, werden alle in der Übersicht
angezeigten Vorgänge gedruckt. Markieren Sie mehrere Vorgänge, so werden
nur die markierten Vorgänge gedruckt. Nach einer Abfrage erscheint die
Fortschrittsanzeige.
Sobald die Dateien eines Vorgangs zum Drucken bereit sind, werden diese
an den PDF-Drucker ü;bergeben und es wird der PDFCreator Druckmonitor
angezeigt.
Nachdem alle druckbaren Elemente des Vorgangs gedruckt wurden, erscheint
eine Meldung und es wird der Pfad zu dem Ordner
(C:\Users\USERNAME\Documents\InfodeskExport\DATUM), wo alle PDFs
gespeichert wurden, geöffnet.
Hinweis: Texteinträge werden beim Druckvorgang vom PDF
Vorgangsdrucker entfernt
Hinweis: Nicht druckfähige Elemente wie Grafiken, Archive, Video-
und Audiodateien, werden im Original als Datei in einem Unterordner
gespeichert.
In der jetzigen Version werden fü;r den Vorgangsreport alle Texteinträge
entfernt, so dass keine internen Notizen enthalten sind. In einer der
nächsten Versionen wird es hierzu eine Option geben, ob Texteinträge
gedruckt werden sollen oder nicht.
4.7.32 Vorgangsdaten exportieren (Vorgangsdateien in Ordner kopieren)
Aus einem Vorgang heraus können Sie die Funktion ü;ber Datei ->
Vorgangsdaten exportieren starten.
Nun erscheint die Fortschrittsanzeige.
Nachdem alle Dokumente des Vorgangs kopiert wurden, erscheint eine
Meldung und es wird der Pfad zu dem Ordner
(C:\Users\USERNAME\Documents\InfodeskExport\DATUM), wo alle
Dateien gespeichert wurden, geöffnet.
Neu ist die Möglichkeit die Einträge des Vorgangs direkt in eine
Excel-Tabelle zu ü;bergeben.
4.7.33 Kopieren / Verschieben von Einträgen in einen anderen Vorgang
Öffnen Sie zwei Vorgänge und legen diese nebeneinander auf Ihren
Bildschirm. Markieren Sie nun den gewü;nschten Eintrag und kopieren
diesen mit Drag & Drop in den anderen Vorgang.
Sollten Sie die Einträge verschieben wollen, markieren Sie diese und
drü;cken die "Shift"-Taste bevor Sie die Einträge mit der Linken
Maustaste in den anderen Vorgang verschieben.
Beachten Sie hierbei die Löschberechtigung. Sollte es sich um Vorgänge
bzw. Einträge anderer User handeln und bei Ihnen nicht der Admin-Modus
aktiviert sein, werden diese Einträge nicht verschoben, sondern kopiert.
4.7.34 Markierte Einträge in einen oder mehrere Vorgänge verlinken
Sie könnnen einen oder mehrere markierte Vorgangseinträge in einen oder
mehrere Vorgänge verlinken. Markeiren Sie hierfü;r die gewü;nschte Zeilen
und betätigen Sie jetzt die rechte Maustaste auf einer markierten Zeile.
Wählen Sie im Kontaxtmenü; „Markierte Einträge in anderen Vorgang
verlinken" aus.
Wählen Sie nun im neuen geöffneten Fenster den bzw. die Vogänge aus.
Setzen Sie hierfü;r Häkchen in das Auswahlfeld. Klicken Sie anschließ;end
auf „Zu ausgewählten Vorgängen hinzufü;gen".
4.7.35 Löschen von Vorgangseinträgen
Sie können einzelne Vorgangseinträge löschen, indem Sie den zu
löschenden Eintrag markieren und dann mit einem Rechtsklick auf die
markierte Zeile klicken. Wählen Sie im Kontextmenü; die Option „Eintrag
löschen" aus. Sollten Sie den Eintrag löschen wollen bestätigen Sie die
Abfrage mit „Ja". Sollte es sich um einen Termin oder ein Dokument
handeln erhalten Sie eine weitere Abfrage. Hier können Sie auswählen ob
die Datei oder der Termin gelöscht werden soll.
Hinweis: Diese Funktion greift auch bei einer Mehrfachauswahl von
Einträgen.
4.7.36 Verschieben eines Vorganges aus dem Vorgang
Sie haben die Möglichkeit einen geöffneten Vorgang in einen Anderen
Vorgangsordner zu Verschieben.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie hierfü;r eine Löschberechtigung
auf den aktuellen Vorgangsordner benötigen.
4.7.37 Gesamtaufwand Vorgang
Die neue Variable Aufwand kummuliert alle Zeiten auf, an denen der
Vorgang geöffnet war und am Ende der Bearbeitung gespeichert wurde (also
nur bei Änderungen / Ergänzungen).
Blenden Sie sich die beiden Felder in der Vorgangsansicht ein, wenn
gewü;nscht.
Hinweis: Denken Sie daran im Anschluss die Ansicht neu zu speichern.
Variable Gesamtaufwand: kummuliert Zeiten aller Folgevorgänge
Diese Funktion ist im Basispaket enthalten (nicht an Time gebunden)
4.8 Volltextsuche
4.8.1 Bedienung
In der Vorgangsü;bersicht gibt es neben dem Lesebereich die
Volltextsuche. Wenn auf Ihrem System noch keine „Windows Search"
installiert sein sollte, bekommen Sie hier eine Meldung und die
Möglichkeit diese mit zu installieren. Die „Windows Search" ist nur fü;r
die Volltextsuche in Dokumenten (vgl. Kapitel Dokumentensuche)
erforderlich, aber nicht fü;r „Outlook Infodesk" selbst.
Durchsucht werden die von der „WindowsSearch" indizierten Dokumente. Die
Datumsspalten der E-Mail-Dateien („Empfangen" und „Gesendet") sind nur
nach Installation des Message-Filters (nur 32bit Windowsversionen)
sichtbar.
Als Platzhalter kann das Sternchen* an beliebiger Stelle verwendet
werden.
(Beispiel siehe Suchsyntax)
In dem rechten Bereich der Suche kann explizit nach den von der
„WindowsSearch" indizierten Ordnerpfaden gefiltert werden. Der
„Infodesk-Dokumentenpfad" ist hier standardmäß;ig aktiviert.
Sie können angeben, ob Dateien, in deren Pfadnamen bzw.
Dateieigenschaften der Suchbegriff vorkommt, angezeigt werden sollen
oder nicht. (z.B. bei der Datei „C:\[Test]{.underline}\Hallo.txt"
beim Suchen nach „ Test ").
Mit einem „Rechtsklick" auf ein Dokument kann dieses mit einem
bestehenden (der aktuell markierte) oder neuen Vorgang verlinkt werden.
(Dokumente werden nicht kopiert!)
4.8.2 Outlook Infodesk Suchsyntax
-
einzelnes Wort:
- es wird nach Dokumenten, die dieses Wort beinhalten, gesucht
-
mehrere Wörter getrennt durch Leerzeichen
- es wird nach Dokumenten, die jedes der Wörter beinhalten,
gesucht
- es wird nach Dokumenten, die jedes der Wörter beinhalten,
-
mehrere Wörter getrennt durch (\" OR \")
- es wird nach Dokumenten, die eins der Wörter beinhalten, gesucht
-
mehrere Wörter beginnend/endend mit Anfü;hrungszeichen (\")
- es wird nach Dokumenten, die genau diese Wortgruppe beinhalten,
gesucht
- es wird nach Dokumenten, die genau diese Wortgruppe beinhalten,
Als Platzhalter ist das Sternchen* an beliebiger Stelle zu verwenden.
(z.B.: Finden von „Testdurchlauf" beim Suchen nach „ Test*lauf ")
Um Dokumente, die in einem bestimmten Zeitraum empfangen, versendet,
geändert oder erstellt wurden zu finden kann diese wie folgt angegeben
werden:
- Dokumente eines bestimmten Jahres
<!-- -->
- YYYY (z.B.: „2009" )
<!-- -->
-
Dokumente eines bestimmten Monats
- M[M].YY[YY] (z.B.: „09.09" oder „09.2009" oder „9.09")
-
Dokumente eines bestimmten Tages:
- D[D].M[M].YY[YY] (z.B.: "9.9.09" oder "09.09.09" oder
„9.9.2009" ... )
- D[D].M[M].YY[YY] (z.B.: "9.9.09" oder "09.09.09" oder
4.8.3 Windows Search fü;r Outlook Infodesk einrichten
Zur Nutzung der „Windows Search" in „Outlook Infodesk" stehen Ihnen drei
Varianten zur Auswahl:
Installationsanleitung Variante 1:
- Windows Search auf dem Server und den Clientrechnern installieren
- Windows Search Dienst auf dem Server beenden
Start -> Ausfü;hren -> cmd ->
Net Stop WSearch eingeben und Enter drü;cken
- Add-In „MSG" auf dem Server installieren (nur 32bit
Windowsversionen*)
- Windows Search Dienst auf dem Server starten
Start -> Ausfü;hren -> cmd ->
Net Start WSearch eingeben und Enter drü;cken
- Wenn „Outlook Infodesk" nicht auf dem Server installiert ist, muss
die „Windows Search" manuell auf dem Server konfiguriert werden.
(Beschreibung hierzu nach den Installationsvarianten)
- Fertig! Windows Search wird automatisch von Outlook Infodesk auf den
Clients konfiguriert
Installationsanleitung Variante 2:
- Windows Search installieren
- Windows Search Dienst beenden
Start -> Ausfü;hren -> cmd ->
Net Stop WSearch eingeben und Enter drü;cken
- Add-In „MSG" installieren (nur 32bit Windowsversionen*)
- Windows Search Dienst starten
Start -> Ausfü;hren -> cmd ->
Net Start WSearch eingeben und Enter drü;cken
- Fertig! Windows Search wird automatisch von Outlook Infodesk auf den
Clients konfiguriert
Installationsanleitung Variante 3 (nur 32bit):
- Windows Search installieren
- Windows Search Dienst beenden
Start -> Ausfü;hren -> cmd ->
Net Stop WSearch eingeben und Enter drü;cken
- Add-In „MSG" installieren
- Windows Search Dienst starten
Start -> Ausfü;hren -> cmd ->
Net Start WSearch eingeben und Enter drü;cken
- Add-In „Netzlaufwerke" installieren
- Fertig! Windows Search wird automatisch von Outlook Infodesk
konfiguriert
\
Alternative Einrichtungsmethode mit Hilfe von administrativen Vorlagen
( nur fü;r fortgeschrittene User geeignet ! )
Beim OS „Vista SP1" mü;ssen ggf. die „Microsoft Remote Server
Administration Tools for Windows Vista" nachinstalliert werden, um die
Gruppenrichtlinien aufrufen zu können.
-
Gruppenrichtlinieneditor starten Start -> Ausfü;hren -> cmd ->
gpedit.msc -
Richtlinien konfigurieren
a. Pfad zu den Windows Search Richtlinien:
- *\*/Administrative Vorlagen/Windows Komponenten/Suche*b. Standardmäß;ig indizierte Pfade
- *z.B.: „file:///C:\\Outlook Infodesk\\Daten\\\*"*c. Dateispeicherort fü;r Indizierung
- Hier den Speicherort der Indexdatei vergeben
Sämtliche auf den Computer bezogene Richtlinien werden in der Registry
gespeichert unter:
HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Policies\Microsoft\Windows\Windows
Search
Sämtliche auf den Benutzer bezogene Richtlinien werden in der Registry
gespeichert unter:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Windows\Windows
Search
Info: Es wird je eingerichteter Richtlinie ein Unterschlü;ssel
erstellt
Anleitung zur Erstellung von administrativen Vorlagen ⧉
Englische Anleitung zur Verwaltung von administrativen Vorlagen der Windows
Search
„Windows Search" manuell konfigurieren
( nur fü;r fortgeschrittene User geeignet ! )
Um die „Windows Search" manuell auf einem PC zu konfigurieren, rufen Sie
die
„Windows Search" Optionen auf:
-
Bei Windows XP:
- Kontextmenü; der „Lupe" in der Taskleiste ->
Indizierungsoptionen (Windows-Search-Optionen)
- Kontextmenü; der „Lupe" in der Taskleiste ->
-
Windows Vista oder höher:
- Systemsteuerung -> Indizierungsoptionen
-
<!-- -->
- „Ändern" (zum Bearbeiten der zu indizierenden Dateien )
<!-- -->
- Bitte wählen Sie hier den Dokumentenpfad von „Outlook Infodesk"
(siehe „Outlook Infodesk" Konfiguration) aus.
Ggf. mü;ssen Sie auf „Alle Orte anzeigen" klicken.
- Zusätzlich sollte hier auch der „Öffentliche Ordner" von Outlook
ausgewählt werden, um auch die E-Mails in Outlook durchsuchen zu
können.
<!-- -->
- Ggf. „Erweitert" (zum Konfigurieren der Windows Search)
<!-- -->
- „Indizierungsort" ggf. ändern, um einen neuen Speicherort fü;r die
Indexdatei auszuwählen. Anschließ;end „Neu erstellen".
\
* Indizierung von E-Mail-Dateien (.msg) auf den
64bit-Betriebssystemen „Windows Server 2008 x64" und
„Windows 7 x64"
( nur fü;r fortgeschrittene User geeignet ! )
Zur Indizierung von E-Mail-Dateien (.msg) auf den 64bit Betriebssystemen
„Windows Server 2008 x64" und „Windows 7 x64" mü;ssen nach der Installation des „Msg-IFilters" (Link zur offiziellen Downloadseite ⧉) in der Registry folgende Schlü;ssel ergänzt werden, wenn Sie nicht schon vorhanden sind:
(Alternativ bieten wir eine Registry-Datei im Downloadbereich an)
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\CLSID\{a94823ce-50df-4867-88d6-12a4fe5ee072}]
@=\"Microsoft Msg Persistent Handler\"
\"AppID\"=\"{534A1E02-D58F-44f0-B58B-36CBED287C7C}\"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\CLSID\{a94823ce-50df-4867-88d6-12a4fe5ee072}\PersistentAddinsRegistered\{89BCB740-6119-101A-BCB7-00DD010655AF}]
@=\"{4039b326-9f27-4b4a-b460-47a0c6a39d5c}\"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Classes\CLSID\{a94823ce-50df-4867-88d6-12a4fe5ee072}]
@=\"Microsoft Msg Persistent Handler\"
\"AppID\"=\"{534A1E02-D58F-44f0-B58B-36CBED287C7C}\"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Classes\CLSID\{a94823ce-50df-4867-88d6-12a4fe5ee072}\PersistentAddinsRegistered\{89BCB740-6119-101A-BCB7-00DD010655AF}]
@=\"{4039b326-9f27-4b4a-b460-47a0c6a39d5c}\"
4.9 Erläuterung der neuen Touch-Version
Seit der Version 12.2.8 ist die Optimierung der Menü;s fü;r mobile
Endgeräte integriert.
Der automatische Wechsel zur Touch-Variante erfolgt nur beim Start von
Outlook Infodesk wenn ein TouchDevice erkannt wurde.
Ein manueller Wechsel ist jederzeit ü;ber den folgenden
Knopf im oberen Bereich jedes Fensters möglich (Dashboard ausgenommen).
Die „Ribbon-Menü;s" (Maus-Modus) werden durch sogenannte „Hamburgermenü;s"
(Touch-Modus) ersetzt (Dashboard ausgenommen).
 |
 |
|---|---|
[Empfehlungen:]
Richten Sie die Touchversion mit Hilfe einer Maus ein und nicht am
mobilen Endgerät.
Wir empfehlen fü;r die Touchversion eigene Ansichten anzulegen, um mobil
bspw. „unwichtige" Spalten auszublenden um Platz zu sparen.
[Besonderheiten:]
-
Die Fensterpositionen, die Spalten im Vorgang, die angepinnten Tabs
(bspw. Vorschau) werden Touch\ Maus-Modus unabhängig voneinander
eingestellt werden. -
Es besteht die Möglichkeit Dashboards fü;r den Touchmodus zu
definieren. Hierzu einfach ein vorhandenes Dashboard nehmen, bspw.
„Dashboard-Test" dieses an die Touch-Umgebung anpassen und als
„TouchDashboard-Test" abspeichern. Dieses Dashboard wird nun
geladen, wenn der Benutzer das Dashboard „Dashboard-Test" ausgewählt
hat. -
Es gibt aus Platzspargrü;nden keinen
Schließ;en-Knopf rechts oben in dem Fenster. Das Fenster kann wie
folgt aus dem „Hamburgermenü;" geschlossen werden: -
Das Datei-Menü; kann aus dem „Hamburgermenü;" wie folgt aufgerufen
werden:
- Der Touchmodus kann aus dem „Hamburgermenü;" wie folgt deaktiviert
werden:
- Links oben wird angezeigt in welchem Fenster sie sich befinden. Im
Vorgang läuft hier der Timer (ohne Betreff):
- Weitere Reiter (bspw. Seminarverwaltung oder Archiv-Tool) können
ü;ber folgenden Knopf aufgerufen werden:
- Das „Hamburgermenü;" kann ein-\ausgeklappt werden durch einen Klick auf
Vorher:
Nachher:
- Beim ausgeklapptem „Hamburgermenü;" kann eine Suche (ganz oben)
genutzt werden und so schnell (bspw. nach einem Dokument) nach dem
entsprechenden Punkt gesucht werden:
- In den Übersichten fallen die oberen Filterfelder weg (bspw. „Firma
/ AP") diese sind durch entsprechende Spalten in den Ansichten zu
ersetzen.
4.10 Terminverwaltung
4.10.1 Anzeigen von Terminen
Die Terminansicht erreichen Sie ü;ber den Knopf „Termine" in der
Infodesk-Toolbar.
Die neue Darstellung der Listenansicht hat verschiedene Filterfunktionen
(z.B. nach Indizes, zuständigen Personen, Betreff oder Datum).
Termine sollten aus einem Vorgang erzeugt oder nachträglich zu einem
Vorgang zugeordnet werden. Nur dann ist gewährleistet, dass die Indizes,
zuständige Person und Firma/AP (Filterkriterien) hinterlegt sind.
Dazu öffnen Sie den Termin und wählen dort die Option 
aus. Dann
erscheint die Vorgangsü;bersicht und Sie können den entsprechenden
Vorgang auswählen. Mit einem Doppelklick auf diesen Vorgang wird der
Termin zugeordnet und die Vorgangsü;bersicht wird geschlossen.
Sie haben auch die Möglichkeit sich ü;ber den Knopf 
den Vorgang zum Termin öffnen zu lassen.
4.10.2 Terminauswertung
Werten Sie Ihre Termine ü;ber den Knopf „Auswertung" aus. Mit dieser
Funktion öffnet sich ein neues Fenster, der Report. Diesen können Sie
auch fü;r sich anpassen.
Entscheiden Sie nun, ob Sie drucken oder exportieren und wählen Sie das
gewü;nschte Format (PDF, Excel, CSV
Hinweis: Sie können sich auch mehrere Reports hintereinander
erzeugen lassen, indem Sie bei der Speicherung der Reports die Datei
beginnend mit OI1-xxxx und OI2-xxxx, usw. ablegen.
4.11 Infodesk File Import
Fü;r die Funktion Infodesk File Import wird userbezogen ein lokaler
Ordner bei der Installation angelegt. Sie haben auch die Möglichkeit
beliebig viele Ordner ü;berwachen zu lassen.
Aktivieren Sie einen zweiten oder beliebig viele FileImport Ordner in
dem Sie nachfolgende Reg-Datei ausfü;hren. Bitte passen Sie vorher die
gewü;nschten Ordner in der Reg-Datei an. Es können mehrere Pfade durch
ein Semikolon ; getrennt angegeben werden.
http://x.infodesk.de/tools/Infodesk-FileImportFolder2.zip ⧉
Bitte beachten Sie die hier enthaltene ReadMe Datei.
Text der ReadMe Datei:
„Aktiviert einen 2ten FileImport Ordner (ab V10.1) .... Der Ordner ist
in der Reg-Datei anzupassen
Es können ab der V11.5.3 mehrere Pfad durch ein Semikolon ; getrennt
angegeben werden"
Sie finden den Ordner unter:
Windows-Explorer -- Bibliotheken -- Dokumente
Dieser Ordner wird von Outlook Infodesk „ü;berwacht". Sobald dort eine
Datei erzeugt oder hinein kopiert wird, erscheint folgendes Fenster mit
Vorschau auf das Dokument:
Wählen Sie nun die entsprechende Funktion aus.
Geöffneter Vorgang:
Die Datei wird automatisch in den offenen Vorgang eingefü;gt. Sollten Sie
mehrere Vorgänge offen haben kommt ein Dialogfeld mit einer
Auswahlmöglichkeit des entsprechenden Vorgangs.
Vorgang suchen:
Es öffnet sich die Vorgangsü;bersicht. Wählen Sie nun den entsprechenden
Vorgang mit Doppelklick aus. Die Datei wird in den Vorgang eingefü;gt.
Neuer Vorgang:
Es öffnet sich ein neuer Vorgang. Fü;llen Sie die entsprechenden
Indexfelder aus und die Datei wird eingefü;gt.
Datei Löschen:
Sollten Sie eine Datei versehentlich gescannt haben, oder der Scan ist
nicht leserlich, können Sie die Datei Löschen (Datei wird in den
Papierkorb verschoben).
Später einfü;gen:
Sie haben die Möglichkeit auch die Datei später in einen Vorgang
einzufü;gen. Öffnen Sie den entsprechenden Vorgang und wählen Sie nun
„Neuer Eintrag" -- „Datei aus Import-Ordner einfü;gen".
Beispiel 1: Scanner
Konfigurieren Sie Ihren Scanner so, dass er alle gescannten Dokumente in
den InfodeskFileImport-Ordner ablegt. Sobald ein Dokument gescannt
wurde, erscheint das oben beschriebene Fenster.
Beispiel 2: Speichern unter
Speichern Sie in einer beliebigen Anwendung die Datei mit „Speichern
unter" und wählen Sie als Speicherort den Ordner InfodeskFileImport aus.
Sobald der Speichervorgang abgeschlossen ist kommt das oben beschriebene
Fenster.
Beispiel 3: InfodeskPrinter
Die Beschreibung finden Sie im nächsten Kapitel.
Hinweis: Über einen Registrierungsschlü;ssel können Sie auch weitere
Ordner ü;berwachen lassen. Hier im Beispiel den Ordner „Test" im Laufwerk
C:\
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Outlook Infodesk]
\"FileImportFolder2\"=\"C:\\test\"
4.12 InfodeskPrinter
Mit dem InfodeskPrinter sind Sie jetzt in der Lage aus jeder beliebigen
Anwendung direkt in einen Vorgang zu drucken. Der InfodeskPrinter
erzeugt aus beliebigen Anwendungen PDF-Dateien, die automatisch im
Ordner InfodeskFileImport abgelegt werden und dann direkt oder später in
Vorgänge zugeordnet werden können. Seit der Version 8.5.5. haben Sie die
Möglichkeit einen neuen Vorgang zu öffnen und das erstellte Dokument
einzufü;gen. Um den InfodeskPrinter verwenden zu können gehen Sie auf
„Drucken" und wählen dann den InfodeskPrinter als Drucker aus.
4.13 Infodesk Archivtool (Archivieren / Verschieben)
Mit der Archivierungs- und Verschiebefunktion von Vorgängen können Sie
ganz einfach einen oder mehrere Vorgänge und deren Inhalt (im Vorgang
zugeordnete Dateien) in einen anderen Ordner verschieben.
Voraussetzung fü;r die Verwendung dieser beiden Funktionen sind
mindestens ein weiterer Vorgangsordner und die nötigen Berechtigungen
auf die Vorgangsordner und die Ordner im Dateisystem.
Sie benötigen fü;r Outlook Infodesk die Admin-User Berechtigung
(einzustellen in den Stammdaten). Im Outlook benötigen Sie
Löschberechtigung auf den Vorgangsordner, aus dem Sie die Vorgänge
archivieren / verschieben wollen und im Zielordner mü;ssen Sie Elemente
anlegen können.
Sollten Sie den weiteren Vorgangsordnern auch andere Dateipfade
zugewiesen haben, benötigen Sie auch die Löschberechtigungen im
Dateisystem.
Das Verschieben von Vorgängen in einen anderen Ordner geht nur bei
aktiven Vorgangsordnern oder aktiven Archiven, dabei werden die Vorgänge
verschoben und die Dateien in den ggf. veränderten Ablagepfad
verschoben.
Das Archivieren von Vorgängen ist nur in ein passives Archiv
möglich! Die Vorgänge werden verschoben und die Dateien ggf. in einen
anderen Ablagepfad verschoben.
Hinweis: Ein aktives Archiv ist im Index vorhanden, ein passives
Archiv ist nicht vorhanden, kann aber vom User nachgeladen werden. Beim
Nachladen steht Ihnen dieser Archivordner nur fü;r die aktuelle Outlook
Infodesk - Session zur Verfü;gung.
Starten Sie das „Archiv Tool" indem Sie auf die entsprechende
Registerkarte in der Vorgangsü;bersicht klicken. Filtern Sie nun aus dem
gewü;nschten Vorgangsordner die entsprechenden Vorgänge heraus und wählen
Sie entweder „Archivierung starten" oder „Vorgänge verschieben".
Sollten mehrere mögliche Zielordner vorhanden sein, wählen Sie diesen im
entsprechenden Dropdown Menü; aus und Starten dann die Verschiebung der
Vorgänge und ggf. der Dateien.