3. Konfiguration / Stammdatenverwaltung

Die Konfiguration von Outlook Infodesk können Sie ü;ber Start 🡺 Alle Apps
🡺 Fischer Software 🡺 „Infodesk Globale Konfiguration" starten.

Oder öffnen Sie die globale Konfiguration ü;ber das Dashboard von Outlook
Infodesk ü;ber die Registerkarte „Optionen" -- „Globale Konfiguration".

3.1 Pfade

Auf dieser Seite befinden sich sämtliche Pfad-Einstellungen zu Outlook
Infodesk.

3.1.1 Ordner-Pfade Outlook Infodesk

Unter „Ordner-Pfade Outlook Infodesk" werden die einzelnen Pfade der
Infodesk-Ordner im Outlook (Adressen -- Termine -- Vorgänge) angegeben.

Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Ordner-Knopf (Adressen --
Termine -- Vorgänge).

Jetzt können die entsprechenden Infodesk-Ordner ausgewählt werden.

Bitte beachten Sie bei Verwendung der automatischen Zuordnung ü;ber den
Knopf „Root -- Ordner", dass die Hauptordner ggf. auch im Fenster
„Weitere" mit auftauchen. In diesem Fall mü;ssen sie dort wieder entfernt
werden.

Outlook Infodesk bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Adress-, Termin-
und Vorgangsordner anzulegen und in Infodesk einzubinden. Klicken Sie
hierfü;r auf am Ende der Ordnerzeile.

Wenn mehrere Ordner definiert werden, wird der Benutzer bei Erstellung
eines neuen Elements auf die Auswahl der Ablage hingewiesen, wenn der
User die nötigen Rechte besitzt.

Werden die Infodesk-Ordner umbenannt oder verschoben, z.B. bei der
Installation auf einem Exchange Server, sind die Ordnerpfade
nachträglich anzupassen oder neu zuzuweisen.

Hinweis: Die Hauptordner (nicht die "Weiteren-Ordner") mü;ssen
fü;r jeden Outlook Infodesk Benutzer verfü;gbar sein!

Sie haben die Möglichkeit hier zusätzlich einzustellen, ob die
Öffentlichen Ordner fü;r alle User auch den Favoriten zugeordnet werden
sollen.

Zusätzlich kann global einstellt werden, dass freigegebene Terminordner
nicht automatisch eingelesen werden.

3.1.2 Ordner-Pfade Dateisystem

Unter „Ordner-Pfade Dateisystem" werden die Pfade zu den Outlook
Infodesk Stammdaten, des Vorlagen- sowie des Dokumenten-Ordners
definiert. Diese werden automatisch bei der Neu-installation angelegt.
Bei einer Installation im Netzwerk mü;ssen die Ordner ü;ber ein
Netzlaufwerk, z.B. S:\Daten\..., fü;r die einzelnen Infodesk-User
erreichbar sein.

Um die Pfade nachträglich anzupassen, klicken Sie auf den Knopf
„Stammdaten", „Vorlagen" oder „Dokumente". Es öffnet sich dann eine
Ordner-Übersicht des Dateisystems, in der Sie den entsprechenden Ordner
auswählen können.

Benutzerabhängige Vorlagen ü;ber Ordnerberechtigungen

Wenn Word- / Excel-Vorlagen nur fü;r bestimmte User angezeigt werden
sollen, so mü;ssen sie die Unterordner unterhalb /Config/Vorlagen
entsprechend berechtigen.

Beispiel: User A soll nur Vorlagen der Firma A sehen, nicht aber von
Firma B + C

Pfad	Berechtigung
/Config/Vorlagen/Firma_A/WordvorlageA.dotx	User A hat Zugriff auf diesen Unterordner
/Config/Vorlagen/Firma_B/WordvorlageB.dotx	User A hat keinen Zugriff auf diesen Unterordner
/Config/Vorlagen/Firma_C/WordvorlageC.dotx	User A hat keinen Zugriff auf diesen Unterordner
/Config/Vorlagen/Wordvorlage_fü;r_Alle.dotx	alle User haben Zugriff auf diesen Ordner
: Anwendungs-ID	User A sieht WordvorlageA.dotx und Wordvorlage_fü;r_Alle

Die Funktion der Multi-Dokumenten-Verwaltung von Outlook Infodesk
legt bei einer Neuinstallation einen Unterordner („Multi-Dokumente") im
zentralen Vorlagenordner von Outlook Infodesk an. Bei Updates muss der
Unterordner selbst erzeugt und mit Dokumenten gefü;llt werden. Es
empfiehlt sich die Rechte der User auf diesen Ordner zu beschränken (nur
Leseberechtigung), wenn es sich um gesetzeskonforme Schreiben handelt.
Erst nach der Anlage dieses Ordners kann die Funktion genutzt werden.

Hinweis: Arbeiten Sie mit vielen (Dokumenten-) Vorlagen, dann
empfiehlt es sich, weitere Unterordner unter dem Vorlagen-Ordner
anzulegen, um diese thematisch zu sortieren, dies gilt auch fü;r die
Multi-Dokumenten-Verwaltung.

3.2 Allgemein

In der Registerkarte „Allgemein" können Sie, die unter Outlook
erstellten Signaturen (E-Mail-Vorlagen), fü;r alle Infodesk-User
veröffentlichen. So ist gewährleistet, dass firmenweit die gleichen
Signaturen verwendet werden. (siehe Kapitel 6.11) Die können jetzt
zusätzlich die neuen Funktion der „Roaming Signatures" von Microsoft
aktivieren.

Bitte geben Sie hier auch Ihre Länder- und Ortsvorwahl an und
entscheiden Sie, ob Sie die Infodesk Wählhilfe oder die Outlook
Wählhilfe verwenden wollen (Standard: Outlook-Wählhilfe). Des Weiteren
können Sie die Rufnummernformatierung deaktivieren.

In der Gruppe „Weiteres" können Sie einstellen, dass Exportfunktionen
deaktiviert sind, oder dass das Dashboard minimiert gestartet werden
kann.

Hinweis: Wenn Sie die Exportfunktionen deaktivieren wird Ihnen in
Infodesk keine Exprotfunktionen fü;r Kontakte und Vorgänge angeboten (z.
B. Excellisten).

Auß;erdem können Sie jetzt ein globales Startprotokoll aktivieren. Sie
können die eingebaute Rechtschreibprü;fung hier aktivieren bzw.
deaktivieren.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren wird im Root-Ordner der Dokumente ein
Unterordner mit dem Namen „.InfodeskLog-Startprotokoll" angelegt.

Diese Einträge werden bei jedem Start von Infodesk geschrieben. So
können Sie kontrollieren welcher User welche Version installiert hat und
auß;erdem sehen Sie, ob die User auf einen SQL-Serverdienst (oder
LocalDB) zugreifen oder lokal arbeiten (SQLCE).

Auß;erdem haben Sie die Möglichkeit die Firmensuche bei bestimmten
E-Mail-Domainen zu unterbinden.

Sie haben nun auch die Möglichkeit den Benutzernamen in der
Benutzerkonfiguration zu ignorieren und somit die ausgelesenen Daten aus
dem Active Directory zu berü;cksichtigen.

Zudem können Sie auch die Update-Knöpfe ausblenden lassen, wenn Sie eine
globale Verteilung der Software nutzen.

Mit Outlook Infodesk können Sie Unterkategorien anlegen, die mit einem
Trennzeichen Ihrer Wahl noch feiner strukturiert werden (Baumstruktur).

Wenn Sie einen weiteren Ordner fü;r den Infodesk FileImport definieren
wollen, können Sie hier einen zentralen Ordner (z. B. Scanordner)
angeben.

Sie können die Windows Search global ausschalten. Sollten die User doch
die Windows Search verwenden wollen, können die User die Windows Search
in der Benutzerkonfiguration aktivieren.

Hinweis: Wenn Sie die Windows Search deaktivieren wird im
Vorgangsformular der Reiter Volltextsuche ausgeblendet.

Outlook Infodesk unterstü;tzt auch SQL-Server. Geben Sie hier global den
Namen Ihres SQL-Servers an. Sie können auch den kostenlosen SQL-Dienst
SQL-Express verwenden.

Sie haben die Möglichkeit eine zeitgesteuerte automatische Indizierung
auszulösen.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit ein Autoupdate fü;r Outlook Infodesk und
dessen Aktivierungsintervalls einzustellen.

Beim erzwungenen Update können Sie die Zeit in Tagen einstellen, wann
ein Update nicht mehr vom Benutzer ü;bersprungen werden kann (die Zeit
bezieht sich auf das Veröffentlichungsdatum der aktuellen Version).

Hinweise:

Der Infodesk-Amin-User bekommt immer die Meldung, dass Updates zur
Verfü;gung stehen, auch bei deaktivierter Funktion.

Sie können mit einem Reg-Schlü;ssel die globalen Einstellungen
ü;berschreiben.

Verwenden Sie diesen Reg-Schlü;ssel zum aktivieren des Auto-Updaters:

[HKEY_CURRENT_USER\\Software\\Outlook Infodesk]

"AutoUpdate"="true"

Verwenden Sie diesen Reg-Schlü;ssel zum deaktivieren des Auto-Updaters:

[HKEY_CURRENT_USER\\Software\\Outlook Infodesk]

"AutoUpdate"="false"

3.3 Adresse

In diesem Bereich werden die Einstellungen der Adressverwaltung von
Outlook Infodesk vorgenommen. Nach diesen Adressfeldern werden die
Kontakte ü;ber die Outlook-Ansichten gefiltert und sortiert.

Sie haben die Möglichkeit bis zu acht Adressfelder zu definieren, z. B.
nach Kontakt, Branche, Kundentyp oder sonstige Kriterien, die fü;r Ihre
Sortierung notwendig sind. Die Inhalte fü;r die einzelnen Adressfelder
werden in der Stammdatenbank hinterlegt. Auß;erdem können Sie festlegen,
ob eine Prü;fung der Inhalte mit der Stammdatenbank erfolgen soll.

Beispiel:

„AdressFeld3" ist als Branche definiert. Die einzelnen Branchen (Anwalt,
Architekt, Bauunternehmer, Behörden, Consulting, EDV, Einzelhandel,
Groß;handel, Industrie, Verlag, Versicherung, ...) werden in der
Stammdatenbank angelegt.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit vier zusätzliche Text-Felder
(„AdrUser1-4") zu beschriften.

Sie können hier auch vorgeben, dass in den Kontakt-Eigenschaften nur
noch Einträge aus der Stammdatendank auswählbar sind.

Dies gilt auch fü;r die Funktion Contact Caption (nur Anrede und
Position), d.h. wenn eine Position erkannt wird und die Option aktiviert
wäre, dann wü;rde die Contact Caption-Funktion nur noch die Position in
dem Kontakt aktualisieren, wenn diese in den Stammdaten hinterlegt ist.

Eine Beschreibung finden Sie auch im Tooltip:

Wählen Sie zusätzlich welche E-Mail-Adressen verwendet werden sollen. Es
gibt die Möglichkeit an alle, im Kontakt, gespeicherten oder nur an
die 1. E-Mail-Adresse E-Mails zu versenden.

Sie haben die Möglichkeit bei Änderungen im Kontakt die zuständige
Person des Kontaktes zu informieren und die Benachrichtigungsmail
verzögert zu versenden. Die Verzögerungszeit gilt fü;r Kontakte UND
Vorgänge.

Sie können auch das MapControl im Kontakt global deaktivieren.

3.4 Termin

Hier legen Sie fest, ob erzeugte Termine nur im persönlichen Kalender
eingetragen werden oder ob die Termine zentral im Outlook Infodesk
Terminordner verwaltet werden sollen. Fü;r die Nutzung des zentralen
Kalenders können hier auch die E-Mail-Adressen definiert werden, die
dann als Besprechungsanfrage gleich vordefiniert sind. Optional kann ein
normaler Termin generell als Besprechungsanfrage vorkonfiguriert werden.

Mit der Option „Kategorien des Vorgangs ü;bernehmen" können die
Vorgangskategorien an den Termin ü;bergeben werden.

Das Modul Infodesk Time wird in Kapitel 5.2 beschrieben.

3.5 Vorgang

Hier werden alle Einstellungen zur Vorgangs- und Dokumentenverwaltung
von Outlook Infodesk vorgenommen.

3.5.1 Schlü;ssel -- Daten

Die Schlü;ssel- oder Indexfelder dienen der Definition des Ablagepfades
der Dokumente und zum späteren Wiederfinden der Vorgänge ü;ber die
Outlook-Ansichten. Indem Sie die Indexfelder 1 -- 6 aktivieren,
entscheiden Sie ü;ber die Anzahl der Ebenen, die fü;r Ihre Ablage
notwendig sind. Durch das Aktivieren „ist Bestandteil des
Dokumentenpfades" legen Sie fest, ob das Indexfeld Bestandteil des
Ablagepfades, der später automatisch erzeugten Dokumente, wird.

Die Funktion „Pflichtfeld" erfordert eine Angabe eines Wertes fü;r den
gewählten Index. Sollte Sie keinen Wert bei einem solchen
Pflicht-Index-Feld angeben, kann der Vorgang nicht gespeichert und
geschlossen werden.

Die Inhalte der Indexfelder werden, wie auch bei den Adressfeldern, in
der Stammdatenbank hinterlegt. Es besteht auch die Möglichkeit den
Vorgangsbetreff und die OIContactID mit in den Ablagepfad, an eine
festgelegte Position, zu nehmen. Sollten „Betreff" und „OIContactID" auf
dem gleichen Wert stehen, wird die „OIContactID" immer vor den „Betreff"
gesetzt.

Sie haben die Möglichkeit sich den Dokumentennamen nach Wunsch zusammen
zu stellen. Wählen Sie sich die Bestandteile und sortieren Sie diese
nach Ihrer Vorstellung. Wenn Sie einen Dialog wü;nschen, um den
Dokumentennamen manuell zu bearbeiten, dann wählen Sie diese Option.

Wählen Sie das Datumsformat fü;r den Dokumentennamen.

Blenden Sie sich, wenn gewü;nscht, die Auswahl der Indexfelder bei der
Erzeugung von Dokumenten oder E-Mails ein.

Stellen Sie hier die gewü;nschten Indexfelder, nur fü;r das gerade
erzeugte Dokument, ein.

Die Option „Index ist Firmenname" gibt Ihnen die Möglichkeit eines der
Indexfelder automatisch mit dem Firmennamen des Kontaktes zu belegen.

Es besteht auch die Möglichkeit das Feld „Speichern unter" zu verwenden
(z.B. wenn man das Feld zum Speichern der Kundennummer benutzt), um
dieses Feld in den Ablagepfad zu integrieren.

Die Option „Index = Kategorien" wird fü;r die Synchronisation mit einem
PDA verwendet. Dabei werden die Indexfelder als Kategorien ü;bernommen
und können so auf dem PDA selektiert werden.

Die Option „Bereits belegte Indexfelder mit neuen Vorbelegungen
ü;berschreiben" ermöglicht Ihnen bei einem Betreff-Wechsel des Vorgangs
automatisch die vorbelegten Indexfelder des neuen Betreffs zu
ü;bernehmen.

Die Option „Umlaute umwandeln" ist ausschließ;lich fü;r Linux File-Server.

Wenn Sie Outlook Infodesk mit SharePoint verwenden wollen, setzten Sie
bitte hier das Häkchen.

Kü;rzen Sie, wenn gewü;nscht, den E-Mail-Betreff im Dateinamen automatisch
und wählen Sie die Zeichenlänge.

Wählen Sie, wie mit verschlü;sselten E-Mails umgegangen werden soll. Sie
haben die Möglichkeit die E-Mails auf Nachfrage, verschlü;sselt oder
entschlü;sselt abzulegen.

Wählen Die bei der PDF-Umwandlung mit welchem Tool Sie ihre
Office-Dokumente ins PDF-Format umwandeln wollen. Sie können aus folgen
Möglichkeiten auswählen: Office, PDFCreator oder die alternative
Konvertierung.

Übernehmen Sie einfach die Indexfelder des Vorgangs in den
E-Mail-Betreff oder deaktivieren Sie die Übernahme des Vorgangsbetreffs.
Wählen Sie die gewü;nschten Index-Felder und das Trennzeichen aus.

Historie -- Einstellungen: stellen Sie hier ein, ob nur der
Infodesk-Admin-User oder alle User die Historie zu Kontakten und
Vorgängen sehen können.

Sie können verschlü;sselte E-Mails jetzt verschlü;sselt oder entschlü;sselt
im Dateisystem speichern. Hierzu haben Sie folgende globale
Einstellmöglichkeit:

Dies gilt sowohl fü;r eingehende als auch fü;r ausgehende E-Mails.

Sie haben folgende weitere Möglichkeiten Optionen fü;r die Vorgänge /
Folgevorgänge einzustellen:

3.5.2 Steuerung Vorgang

Hier haben Sie diverse Einstellungsmöglichkeiten fü;r die Steuerung von
Vorgängen.

Bei der Option „Eröffnungsnotiz an neue zuständige Person" erhält diese
eine E-Mail mit dem entsprechenden Vorgangslink.

Genauso verhält es sich bei der Option „Erledigungsnotiz an Aufnehmer".
Wird ein Vorgang auf „Erledigt" gesetzt, dann erhält die Person, die den
Vorgang erzeugt hat, eine E-Mail.

Bei der Option „Änderungsnotiz an zuständige Person" haben Sie die Wahl
zwischen den Möglichkeiten: „Nie", „Immer" oder „Auf Nachfrage". Die fü;r
den Vorgang zuständige Person wird ü;ber Änderungen im Vorgang
informiert.

Die Option „Verzögerung der Benachrichtigungsmail" ist bei
Exchange-Usern zur Vermeidung von Konfliktnachrichten zu empfehlen.
Wählen Sie die gewü;nschte Verzögerungszeit.

Mit Aktivieren der Funktion „E-Mail nach dem Einfü;gen löschen" werden
die zugeordneten Mails automatisch aus dem Posteingang gelöscht. Diese
Funktion gilt auch fü;r Drag & Drop.

Mit der Funktion „Gesendete E-Mails aus Vorgang nicht in Gesendete
Objekte ablegen" werden aus Vorgängen gesendete E-Mails nicht mehr im
Ordner „Gesendete Objekte" angezeigt.

Sie haben die Möglichkeit die Einträge alle User die Einträge der
anderen User bearbeiten zu lassen. Sollten Sie dies zulassen wollen,
setzen Sie bitte den entsprechenden Haken.

Ebenfalls können Sie interne E-Mail im Vorgang als such intern markieren
lassen.

Sie können die Kategorien des zugeordneten Kontakts auch im Vorgang
verwenden.

Sie haben die Möglichkeit nach der ersten Bearbeitung der Index-Felder
und des Betreffs diese mit einem Schreibschutz belegen.

Die Funktion „E-Mail Markierung nicht setzen" ist fü;r alle User von
Interesse, die Ihr Postfach mit der Outlook-Archivfunktion archivieren,
da die von Infodesk markierten Mail nicht archiviert werden.

Hier können Sie die neue Funktion
„Vorgangslocking" deaktivieren.

Die Funktion „Vorgangslocking" zeigt an, ob ein anderer User den
ausgewählten Vorgang geöffnet hat, um Datenverlust zu vermeiden.
Entscheiden Sie welche Aktion („Benutzer anrufen", „Benutzer fragen",
„Entsperren" oder „Nur lesen") sie durchfü;hren wollen.

3.5.3 Ein Konfigurationsbeispiel fü;r Outlook Infodesk

So belegen Sie die Schlü;sselfelder (Index1 - 6)!

Sie bilden einfach Ihre vorhandene Ablagestruktur in Outlook Infodesk
nach!

Dazu folgendes Beispiel: Bisher legen Sie Ihre Dateien und Dokumente
nach Projektnummer / Abteilung / Thema / Jahreszahl ab, also z.B.
\"S:\Ablage\P-4711\Vertrieb\Angebote\2005\". Dann konfigurieren Sie
Infodesk wie folgt:

Im Konfigurationsmenü; (Start -- Alle Apps -- Fischer Software) klicken
Sie auf der ersten Karteikarte (\"Pfade\") im Bereich \"Ordner-Pfade
Dateisystem\" auf \"Dokumente\" und wählen Ihr Hauptablageverzeichnis,
in unserem Beispiel \"S:\Ablage\".

Dann definieren Sie auf der dritten Karteikarte (\"Vorgang\") im Bereich
\"Schlü;ssel - Daten\" die vier gewü;nschten Ablageebenen, also Index1 mit
\"Projekt\", Index 2 mit \"Abteilung\", Index3 mit Thema und Index4 mit
\"Jahr\".

Sie können nun noch entscheiden, ob die jeweilige Ablageebene auch
Bestandteil des Dokumentenpfades werden soll (empfohlen).

Nun speichern Sie die Konfiguration und wechseln in die Outlook Infodesk
Stammdatenbearbeitung (zu erreichen ü;ber den kleinen Knopf mit der
Tastatur in der Outlook Kopfleiste im Hauptfenster).

Hier sehen Sie die 4 definierten Ablageebenen und können die
Stammdatentabellen nun mit Inhalten fü;llen, z.B. Index1 mit allen
aktuellen Projektnummern, Index2 mit den Abteilungsbezeichnungen usw.

Ein Sonderfall zum Abschluss: Soll eine der Ablageebenen mit dem
Kunden-Namen beschriftet werden, so ist dies ebenfalls ganz einfach
möglich. Im Konfigurationsmenü; klicken Sie auf der Karteikarte
(\"Vorgang\") im Bereich \"Schlü;ssel - Daten\" auf \"Index ist
Firmenname\" und wählen die betroffene Ebene. Beispiel: Die Ablage
lautet \"S:\Ablage\Kunde\Thema\" dann wäre Index1 mit \"Kunde\",
Index2 mit \"Thema\" und \"Index ist Firmenname\" mit \"1\" zu belegen.
In den Stammdaten braucht die Tabelle \"Kunde\" dann natü;rlich nicht
ausgefü;llt werden, das macht Infodesk später im Vorgang automatisch.

3.5.4 Benutzerdefinierte Variablen

Hier haben Sie die Möglichkeit sich eine weitere Registerkarte im
Vorgang und der Adresse anzeigen zu lassen. Sie finden diese im
Vorgangs- oder Adressformular unter dem Reiter „Benutzerdefinierte
Variablen" am rechten Rand der Formulare.

„Name" = interne Variable, „Beschriftung" = Anzeigename und
„Combobox-Werte" = anzeigte Werte im Dropdown-Feld.

Trennen Sie die gewü;nschten Werte mit einem „;" und verwenden Sie hinter
dem Simikolon keine Leerzeichen (Test1;Test2;Test3).

Hinweis: Bitte ü;berschreiten Sie nicht die Grenze von max. 60
Variablen. Bei mehr als 50 Variablen bekommen Sie eine Warnmeldung.

Wählen Sie eine der 3 Möglichen aus, wie Sie mit den benutzerdefinierten
Variablen arbeiten möchten. Vorgangs oder Adressbezogen und die
Übernahme der Variablen aus der Adresse (automatisch oder auf
Nachfrage).

Sie können die Registerkarte der benutzerdefinierten Variablen auch fü;r
die User komplett ausblenden, indem Sie die Eigenschaft „Tab in Formular
deaktivieren" aktivieren.

3.6 Infodesk Import

Ist nur fü;r die User sichtbar, die auch berechtigt sind mit diesem Modul
zu arbeiten. Eine genauere Beschreibung zu diesem Modul finden Sie im
Kapitel 5.5.

3.7 Infodesk Phone

Seit den Versionen von Infodesk Phone (Version 7) und Outlook Infodesk
(Version 12) können die Konfigurationseinstellungen bequem in der
Globalen Konfiguration von Infodesk hinterlegt werden (z. B. Anrufliste
Deaktivieren, Prü;fung Aufnahmegerät deaktivieren, Journalanlage, etc.).

Zusätzlich kann durch den Admin-User in den Stammdaten unter „Benutzer"
benutzerspezifische Einstellungen hinterlegt werden.

3.8 Sharepoint

Konfigurieren Sie Ihren Sharepoint nach der Vorgabe der
„SharePoint-Einrichtungs-PDF".

Ein Bild, das Text enthält. Automatisch generierte
Beschreibung

3.9 Lizenzverwaltung

In der Lizenzverwaltung werden Lizenzname und Lizenzcode eingetragen.
Beides wird von Fischer Software verwaltet und Ihnen mitgeteilt.

Hier erhalten Sie auch eien Überblick ü;ber sämtliche Module und deren
Anzahl sie einsetzen.

3.10 Tools

3.10.1 Dokumentenpfad ändern

Mit Outlook Infodesk haben Sie die Möglichkeit den Dokumentenpfad Ihrer
Dateien nachträglich zu

ändern.

Gehen sie dafü;r in die globale Konfiguration ü;ber den Knopf „Tools" --
„Dokumentenpfad ändern". Beachten Sie die Hinweise im folgenden Fenster.

Wählen Sie dann den gewü;nschten Vorgangsordner aus und starten den
Proress.

Sollten Sie mehrere Vorgangsordner haben, so wiederholen Sie die oben
beschriebenen Schritte auch fü;r die weiteren Vorgangsordner.

Bitte beachten Sie dabei auch die Zugriffs- und Änderungsrechte auf die
Vorgangsordner.

3.10.2 Reportdateien ersetzen

Mit dieser Funktion können Sie ggf. neue Reports einspielen.

3.10.3 Infodesk Benutzer-Namen ändern

Mit diesem Tool ersetzen Sie, in der Zuständigkeit von Vorgängen, einen
bestehenden Infodesk-Benutzer durch einen neuen. Diese Funktion ist z.B.
fü;r Namensänderung durch Eheschließ;ung einzusetzen.

3.10.4 Prü;fen auf Updates

Mit dieser Funktion ü;berprü;fen Sie ob neuere Versionen von Outlook
Infodesk zur Verfü;gung stehen, wenn Sie die automatische Aktualisierung
der Software deaktiviert haben.

Sie erreichen die Funktion „Auf Updates prü;fen" auch ü;ber das Dashboard
-- Datei.

3.11 Formulare entwerfen

Gestalten Sie Ihre Adress- und Vorgangsformulare nach Ihren
Anforderungen und Wü;nschen.

Sie haben die Möglichkeit verschiedene Kontakt- und Vorgangsformulare
fü;r einzelne User oder Usergruppen zu verwenden. Die Zuweisung der
einzelnen Formulare zu den Usern erfolgt in der Stammdatenbank.

Neu ist die Möglichkeit sogenannte ReadOnly Felder definieren zu können.
Sie können jedes Feld zu einem ReadOnly Feld machen, indem Sie im
ToolTip RO eingeben.

Die Felder werden später ausgegraut dargestellt. Die Werte können aus
den Feldern in die Zwischenablage kopiert werden. Markieren Sie hierfü;r
den Wert und drü;cken Sie „Strg" + „c".

Diese Funktion wird sowohl im Kontakt, als auch im Vorgang unterstü;tzt.

3.11.1 Kontaktformular entwerfen

Gehen Sie in der globalen Konfiguration ü;ber „Formulare entwerfen" zum
Punkt „Kontakt".

Gestalten Sie nun mit Hilfe des Anpassungsfensters Ihr persönliches
Kontaktformular.

Verschieben Sie alle zur Verfü;gung stehenden Felder / Variablen an die
von Ihnen gewü;nschte Position, fü;gen Sie einfach eine weitere
Registerkarte hinzu oder legen Sie die Größ;e des Formulars fest.

Haben Sie alle Änderungen vorgenommen können Sie ü;ber „Formular
veröffentlichen" das Formular fü;r alle Benutzer freigeben und hochladen.

Hinweis: Wenn Sie das Formular veröffentlichen, achten Sie darauf,
dass Sie die gewü;nschte Anzeige-Registerkarte im Vordergrund haben.

Jede Variable kann nur 1x verwendet werden. (Bsp.: Wenn Sie die Variable
Geburtstag von der Registerkarte Details in die Registerkarte
Ansprechpartner ziehen, ist diese nicht mehr in den Details vorhanden.)

3.11.2 Kontaktformular mit 2. Namensfeld entwerfen

Sollten Sie den Bedarf haben und in einem Kontakt einen 2.
Ansprechpartner benötigen (Ehepartner oder Lebensgemeinschaften), dann
erstellen Sie bitte folgende benutzerdefinierte Variablen (Siehe Kapitel
3.6):

Title, TitleAcademic, FirstName, LastName und Birthday

Fü;gen Sie nun die Felder an der entsprechenden Stelle im Formular ein.
Blenden Sie sich die entsprechenden Spalten auch in den gewü;nschten
Übersichten ein. Bitte beachten Sie hierbei das Kapitel 4.4.2.

Bitte fü;gen Sie manuell die nachstehenden Expressions in der „Outlook
Infodesk Config.xml" an den entsprechenden Stelle ein:

\<CompanyNameTotalExpressionCompany>{CompanyName}{Umbruch}{Department}{Umbruch}{OfficeLocation}{Umbruch}{Title}
{TitleAcademic} {Firstname} {Lastname}{Umbruch}{UPAdrZusatz}
\</CompanyNameTotalExpressionCompany>

\<CompanyNameTotalExpressionHome>{Title} und {UPTitle} {Umbruch}
{TitleAcademic} {Firstname} {Lastname} und{Umbruch}{UPTitleAcademic}
{UPFirstName} {UPLastName}
{Umbruch}{UPAdrZusatz}\</CompanyNameTotalExpressionHome>

\<LetterTitleDefaultExpression>Sehr geehrte {Title} {TitleAcademic}
{LastName}, {Umbruch}sehr geehrte {UPTitle} {UPTitleAcademic}
{UPLastName}\</LetterTitleDefaultExpression>

3.11.3 Vorgangsformular entwerfen

Gehen Sie in der globalen Konfiguration ü;ber „Formulare entwerfen" zum
Punkt „Vorgang".

Gestalten Sie nun mit Hilfe des Anpassungsfensters Ihr persönliches
Vorgangsformular.

Verschieben Sie alle zur Verfü;gung stehenden Felder / Variablen an die
von Ihnen gewü;nschte Position, fü;gen Sie einfach eine weitere
Registerkarte hinzu oder legen Sie die Größ;e des Formulars fest.

Haben Sie alle Änderungen vorgenommen können Sie ü;ber „Formular
veröffentlichen" das Formular fü;r alle Benutzer freigeben und hochladen.

Hinweis: Wenn Sie das Formular veröffentlichen, achten Sie darauf,
dass Sie die gewü;nschte Anzeige-Registerkarte im Vordergrund haben.

Hinweis: Jede Variable kann nur 1x verwendet werden.

3.12 Benutzer-Konfiguration

Die Benutzer-Einstellungen erreichen Sie ü;ber das zentrale Dashboard von
Outlook Infodesk in der Registerkarte „Optionen" ü;ber „Benutzer
Konfiguration"

Diese Einstellungen gelten nicht zentral (wie alle anderen
Einstellungen), sondern betreffen nur den aktuellen Arbeitsplatz.

3.12.1 Benutzername

Der Benutzername [kann]{.underline} verwendet werden, wenn von Outlook /
Exchange kein vernü;nftiger Benutzername ü;bergeben wird. Normalerweise
bleibt dieses Feld im Netzwerkbetrieb leer oder wird sogar ü;ber die
globale Konfiguration ausgeblendet (wie im obigen Screenshot). Der
aktuelle Outlook -- Benutzername muss auch in der Stammdatenbank
(Benutzerdaten -- zuständige Person) eingetragen werden.

3.12.2 Wiedervorlage beim Start von Outlook anzeigen

Wenn Sie beim Start von Outlook die Infodesk-Wiedervorlage angezeigt
bekommen möchten, dann haben Sie die Möglichkeit das Häkchen hier zu
setzen.

3.12.3 Kontakte und Vorgänge beim Start von Infodesk anzeigen

Wenn Sie beim Start von Outlook die Infodesk-Kontakte und / oder
angezeigt bekommen möchten, dann haben Sie die Möglichkeit das Häkchen
hier zu setzen.

3.12.4 Infodesk automatisch mit Outlook starten

Wählen Sie hier das Startverhalten von Infodesk. Wenn diese Funktion
nicht angehakt ist, startet Outlook ohne Infodesk. Durch die Auslagerung
der Infodesk -- Prozesse erfolgt ein schneller Outlook --Start ohne
besondere Speicherlast. Mit einem Klick auf eine Infodesk-Funktion
(Kontakt, Vorgang etc.) startet dann Infodesk separat.

3.12.5 Produktlogo beim Start nicht anzeigen

Sie können beim Start von Outlook Infodesk das Produktlogo mit diesem
Häkchen deaktivieren. Dies hat keine Auswirkung auf die
Startgeschwindigkeit.

3.12.6 Outlook Infodesk deaktivieren

Diese Option ermöglicht Ihnen, bei Bedarf, Outlook Infodesk einfach fü;r
diesen User zu deaktivieren.

3.12.7 Dashboard nicht automatisch aktualisieren

Diese Option ermöglicht Ihnen, bei Bedarf, das Dashboard nicht
automatisch zu aktualisieren. Sie können jederzeit ü;ber den Knopf
„aktualisieren" das Dashboard manuell aktualisieren.

3.12.8 Kontakte Sync deaktivieren

Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Kontakte Sync zu deaktivieren.

3.12.9 E-Mail-Anrede mit alternativer Methode setzen

Sollten Sie Probleme mit der automatischen Anrede in E-Mails haben,
können Sie ü;ber diese Funktion die E-Mailanrede mit einer alternativen
Methode an die E-Mail ü;bergeben.

3.12.10 Automatische Touch-Unterstü;tzung deaktivieren

Wählen Sie diese Funktion, wenn Sie keine automatische Umstellung auf
Touch-Geräten haben wollen.

3.12.11 Gruppen in Übersichten automatisch erweitern

Wählen Sie diese Funktion, damit Sie in den Übersichten die
Gruppierungen immer aufgeklappt sehen können.

3.12.12 Debug-Logging aktivieren

Sollten Sie Probleme mit der Performance von Infodesk haben können Sie
diese Funktion aktivieren.

Bitte stimmen Sie das Einschalten dieser Funktion mit dem Support von
Fischer Software ab! Nach der Aktivierung wird das Logging automatisch
nach 14 Tagen wieder deaktiviert. Die geschriebenen Logs können Sie dann
als IP-Datei an den Support schicken, damit wir eventuelle Auslöser
finden und beheben können.

3.12.10 Automatische Vorbelegung im Kontakt deaktivieren

Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Vorbelegung von Telefonnummern,
Faxnummern, E-Mailadressen (Zusammensetzung aus Vorname.Nachname@) oder
der Webseite (aus Maildomain) nicht wü;nschen.

3.12.11 Vorgänge zum Kontakt -- Erledigte Vorgänge anzeigen

Wählen Sie diese Option, wenn sie immer alle Vorgänge (aktive und
erledigte) zu einer Person oder Firma angezeigt bekommen wollen.

3.12.12 Vorgänge zum Kontakt -- Erledigte Vorgänge anzeigen

Wählen Sie diese Option, wenn sie immer alle Vorgänge (aktive und
erledigte) zu einer Person oder Firma angezeigt bekommen wollen und
wählen Sie die Tage der zu indizierenden Vorgänge.

3.12.13 Vorgänge zum Kontakt -- Serienvorgänge anzeigen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie immer alle Serienversand-Vorgänge zu
einem Kontakt oder einer Firma angezeigt bekommen wollen.

3.12.14 Sofortige Index-Aktualisierung deaktivieren

Mit dieser Option können Sie die sofortige Indexaktualisierung
deaktivieren und selbständig auf „Aktualisieren" klicken, wenn sich der
Index aktualisieren soll.

3.12.15 Kontakte-Sync-Lokal Zeitintervall

Stellen Sie hier den Zeitintervall fü;r die automatische Synchronisation
der Kontakte in Ihren persönlichen Kontakteordner aus.

3.12.16 Kategorie Suchfeld Vorbelegung

Wenn Sie häufig eine bestimmte Hauptgruppe von Kategorien suchen, können
Sie diese hier vorbelegen, um diese Kategorien schneller zu finden.

3.12.17 Termine / Mehrere Terminordner

Wählen Sie hier die gewü;nschte Option. Sollten Sie mehrere Termin-Ordner
haben wählen Sie die Option „Ordner-Auswahl anzeigen" aus. Sie erhalten
dann bei der Terminerstellung eine Abfrage in welchem Termin-Ordner das
Element gespeichert werden soll (alle freigegebenen Kalender werden
berü;cksichtigt).

Diese Auswahl ist auf Userebene einzustellen.

3.12.18 Erinnerung

Die Erinnerungsfunktion dient zur Hervorhebung besonders wichtiger
Wiedervorlagen. Die Outlook-Erinnerungsfunktion wird nur in den
Standard-Outlook-Ordnern unterstü;tzt. Daher wird die Erinnerung fü;r
einen Vorgang entweder als Aufgabe oder als Termin mit einem
Vorgangslink in den persönlichen Outlook-Ordner eingetragen.

3.12.19 Windows Desktop Search

Wählen Sie hier welchen Index Sie verwenden möchten, den lokalen- oder
den Remote--Index.

3.12.20 Datei-Vorschau

Wählen Sie den gewü;nschten „Vorschau-Händler" aus. Bei PDF-Dokumenten
kann es bei der Dateivorschau mit der Standard Outlook-Komponente
(Webbrowser Add-In) zu Problemen fü;hren (keine Vorschau-Anzeige).

3.12.21 Fax-Versand ü;ber FAX.de

Wenn Sie einen Account bei FAX.de haben, können sie den
Posteingangsordner des entsprechenden E-Mail-Accounts bei den Usern
hinterlegen, die Faxe versenden sollen.

Erstellen Sie aus dem Vorgang heraus ein Fax, indem Sie ü;ber „Neuer
Eintrag" auf „Fax" klicken.

Es öffnet sich der normale E-Maildialog von Infodesk (Anhänge werden
unterstü;tzt).

Das Fax kann nun wie eine E-Mail editiert und dann versendet werden.

Hinweis: Bitte Löschen Sie die VorgangID [nicht]{.underline} aus
dem Betreff. Diese wird fü;r die automatische Zuordnung benötigt.

Die automatische Zuordnung der Faxbestätigung erfolgt nach Eintreffen
dieser Bestätigung.

3.13 Stammdaten von Outlook Infodesk

Die Stammdaten erreichen Sie ü;ber das zentrale Dashboard ü;ber die
Registerkarte „Optionen" „Stammdaten".

Zum Öffnen einer Tabelle klicken Sie auf den gewü;nschten Knopf (Betreff
/ Indexbezeichnung / Adress-Variablen Bezeichnung).

Hinweis: Sie können den Betreff ü;ber Vorgangsordnerpfade filtern,
wenn Sie diese entsprechend in der Tabelle befü;llen.

Die Stammdatentabellen können mit Vorschlagwerten versehen werden, die
das Ausfü;llen bestimmter Indexfelder automatisieren.

Es gibt die Möglichkeit die Stammdatenwerte ü;ber „Copy & Paste" (z.B.
aus Excel-Listen) einzufü;gen.

Fü;r den Betreff und die 6 Indexebenen können nun abhängige Vorbelegungen
gesetzt werden (Beispiel: Auswahl im Index1 \"Vertrieb\", Einschränkung
des Index2 auf die Themen \"Angebot\", \"Auftrag\", \"Anfrage\" usw., es
werden also nicht mehr alle Einträge des Index2 angezeigt).

Seit Version 11 gibt es die Möglichkeit einzelnen Indexwerte
Vorgangsordner bezogen anzeigen zu lassen. Diese Möglichkeit besteht fü;r
Betreff, User, Index- und AdrFelder.

In den Stammdaten finden Sie in den Tabellen (Index, Betreff, User,
AdrFelder) eine Spalte Outlook Ordnerpfad Filter. Dort hinterlegen Sie
die Filter, die im Outlook Ordnerpfad enthalten sind z.B. Vertrieb;GF.
Nach dem Semikolon darf kein Leerzeichen sein, es sei denn, es soll
Bestandteil des Filters sein. Bitte achten Sie auf die genaue
Schreibweise (Groß;-/Kleinschrift).

Hinweis: Der Index1 wird automatisch vorbelegt wenn einer der
folgenden Punkte zutrifft:

Vorgangsordner-Name ist so auch in den Stammdaten
Der Text vor dem ersten -- im Vorgangsordner-Namen ist so auch in
den Stammdaten
Das gleiche gilt fü;r den Überordner, wenn es auf den Vorgangsordner
nicht bereits zutraf

Beispiele:

In den Stammdaten ist fü;r den Index1 der Eintrag „Test" hinterlegt.

Dann trifft diese Vorbelegung auf folgende Varianten zu:

Outlook\OI\Test
Outlook\OI\Test-Vorgänge
Outlook\OI\Test\Vorgänge
Outlook\OI\Test-Projekte\Vorgänge

Sie haben die Möglichkeit einem bestimmten Betreff eine Vorlage
zuzuweisen, die dann im Vorgang ganz oben in der Dokumentenauswahl
angezeigt wird.

Wird in einem Vorgang unter Betreff ein allgemeingü;ltiger Begriff
eingegeben (der Standard fü;r ein bestimmtes Thema sein soll), der als
Folge ebenfalls bestimmte Einträge in verschiedenen Indexfeldern
erfordert, so ist diese Vorgehensweise durch Einträge in der
Stammdatentabelle zu automatisieren.

Sie haben die Möglichkeit Anrede, Position, Beruf, Prädikat,
Akademischen Titel, Namenszusatz, Briefanrede und Schlussformel zu
editieren.

Folgende Platzhalter bei den Briefanreden sind möglich:

- Anrede = {Title}

- Nachname = {LastName}

- Vorname = {FirstName}

- Akadem. Titel = {TitleAcademic}

- Position = {Position}

- Namenszusatz = {Suffix}

- Prädikat = {TitlePredicate}

- Beruf = {Profession}

Hinweise: Wenn Sie alle Briefanreden wieder löschen werden die
ursprü;nglichen Werte beim nächsten Start von Infodesk wieder
eingetragen! Bitte beachten Sie, dass die Briefanrede immer mit einer
Konstanten (z.B. „Hallo") beginnen muss!

Allgemeines zu den Expressions:

- {Umbruch} wird durch einen Umbruch ersetzt

3.13.1 Setzen einer neuen Standardbriefanrede

Öffnen Sie die globale Konfiguration im Dateiexplorer mit dem Editor und
ersetzen Sie den Ausdruck

\<LetterTitleDefaultExpression />

z. B. durch:

\<LetterTitleDefaultExpression>Sehr geehrter {Title}
{LastName}\</LetterTitleDefaultExpression>

3.13.2 Erweitern von Status-Begriffen

Seit Version 11 Haben Sie die Möglichkeit die bisherigen
Outlook-Status-Vorgaben durch eigene Status-Begriffe zu erweitern. In
den Vorgangsü;bersichten gibt es jetzt folgende Statusfelder:

„Status" bezeichnet den Infodesk-Status und „Outlook Status" den
bisherigen Outlook-Status.

Hinweis: Sie können den „Status" nur in den Stammdaten erweitern, da
eine Zuordnung der neu erstellten Werte eine Zuweisung zu einem
Outlook-Status benötigt.

3.13.3 Erstellen von farbigen Vorgangseinträgen / (Textbausteine)

Neu in Version 12 ist die Möglichkeit ü;ber „Textbausteine" eine
farbliche Unterscheidung der Vorgangeinträge vorzunehmen. Definieren Sie
hierfü;r einen fest vorgegeben Text und die dazugehörige Farbe. Sie
können Langtexte und Shortcuts fü;r jeden Textbaustein definieren und
bestimmen in welcher Vorgangsspalte, durch Eintragung im Langtext, der
Eintrag gesetzt wird (Text, Inhalt (#DataContent), Besonderheit
(#SpecialFeature), Versandart (#MailingType)).

Erzeugen Sie einen neuen farbigen Eintrag im Vorgang ü;ber den Knopf
„Neuer Eintrag" -- „Textbausteine" duch Auswählen des gewü;nschten
Textes. Die Texte werden in der vordefinierten Farbe dargestellt.

Sie können auch einen bestehenden Vorgangseintrag farbig bekommen, indem
Sie im Text des Eintrages den genauen Wortlaut schreiben, den
vordefinierten ShortCut verwenden oder ü;ber einen Rechtsklick im
Vorgangseintrag machen und den Gewü;nschten Texteintrag ü;ber
„Texteinträge" auswählen.

Hinweis: Sollte eine Farbformatierung vorhanden sein und der Eintrag
mit einem vordefinierten Text beginnen, dann wird der Text
ü;berschrieben, sonst wird der Eintrag ü;ber dem besteheden Eintrag
geschrieben. Die Farbformatierungen werden mit einer
\"Contains\"-Prü;fung auf die vier Spalten „Text", „Inhalt",
„Besonderhiet", „Versandart" angewandt. Sollten in einem Texteintrag
mehrere fü;r Farbformatierungen enthalten sein, hat die zuletzt
definierte Farbe in den Stammdaten oberste Priorität.

Hinweis: Die Sortierung erfolgt nach Reihenfolge der ShortCut
vorhanden und dann alphanummeisch.

Hinweis: Sie können auch einen bestehenden Vorgangseintrag mit einem
Textbaustein versehen. Klicken Sie hierfü;r mit einem einem Rechtsklick
auf den gewü;nschten, bestehenden Vorgangseintrag und wählen Sie nun ü;ber
„Textbausteine" den entsprechenden Textbaustein aus.

3.13.4 Erstellen von Termintexten (nur fü;r Infodesk-Time)

Neu in Version 13.1 ist die Möglichkeit ü;ber „Timer-Text" mehrere
immer wieder benutzte Standardtexte fü;r die Termindokumentation vorab zu
definieren. Erstellen Sie hierfü;r einen Namen, schreiben Sie den
gewü;nschten Langtext und vergeben Sie einen Short-Cut, um die Texte in
den Termininformationen abrufen zu können.

Hinweis: Sie können nur ShortCuts verwenden, die Sie noch nicht bei
den Textbausteinen fü;r die Vorgangseinträge verwendet haben.

3.13.5 Benutzertabelle

Hinweis: Die Benutzertabelle ist nur fü;r den Infodesk Admin-User
sichtbar.

In der Benutzertabelle hinterlegen Sie bitte sämtliche Angaben zu den
Nutzern von Outlook Infodesk.

Fü;llen Sie die Tabelle möglichst vollständig aus, da Outlook Infodesk
die verwendeten Absendervariablen aus der Stammdatendank ausliest. Dies
ist fü;r die vereinheitlichten und variabilisierten E-Mail-Signaturen und
die Erzeugung von variabilisierten Briefen wichtig.

Sie haben die Möglichkeit userbezogene Formulare verwenden zu können.

Erzeugen Sie im Formular-Designer die Formulare und speichern diese
unter verschiedenen Namen ab. Weisen Sie in der Benutzertabelle nun die
verschiedenen Formulare den einzelnen Nutzern zu.

Seit Version 12 gibt es die Möglichkeit die Einstellung (Tapitreiber
und Nebenstelle) fü;r Infodesk Phone (weiteres eigenständiges
Zusatzmodul) in der Usertabelle zu hinterlegen.

3.13.5.1 Active Directory Benutzer-Import

Sie können Benutzer aus dem ActiveDirectory hinzuzufü;gen, mit einem
Klick auf „ActiveDirectory Benutzer importieren"

Hinweis: Es werden nur noch sichtbare User beim AD-Import
berü;cksichtigt.

Eingabe der zu suchenden Gruppe und klicken Sie auf „Suche starten"
Eingabe der erforderlichen Log-In Daten und Bestätigung mit „OK"
Auswahl der zu importierenden Kontakte und Bestätigung mit
„Übernehmen"
In den Stammdaten Reiter „Benutzer" werden nun alle alten und neuen
Benutzer angezeigt.

Bei einem erneuten Import werden bereits importierte Kontakte und deren
Änderungen automatisch erkannt. Sollten Änderungen vorhanden sein,
können alle Kontakte, keine Kontakte oder nur der einzelne Kontakt
Änderungen ü;bernehmen oder es sollen keine Änderungen ü;bernommen werden.

3.13.5.2 Admin Modus

Der Admin Modus ist pro User schaltbar, indem in der Tabelle Benutzer
das Häkchen gesetzt wird. Damit dü;rfen auch Vorgangseinträge eines
anderen Users gelöscht werden, standardmäß;ig ist diese Funktion
deaktiviert.

Admin-User können die Globale Konfiguration öffnen und bearbeiten. Ist
kein Admin-User festgelegt, können alle User die globalen Einstellungen
verändern und speichern.

Admin-User beinhalten die Rechte der Stammdatenbearbeitung.

Nur der Admin-User kann die Benutzertabelle sehen und bearbeiten!

Hinweis: Mindestens ein User muss Admin-User sein

3.13.5.3 Inaktiv

Das Feld „Inaktiv" ist in der Tabelle standardmäß;ig nicht aktiv. Wird
das Feld aktiviert, dann wird fü;r diesen User Outlook Infodesk
deaktiviert, wenn er Outlook Infodesk startet. Auß;erdem erscheint dieser
User nicht mehr in der Zuständigkeitsauswahl der Vorgänge bzw. der
Vorgangsü;bersicht. Inaktive User werden somit nicht als Lizenzuser
gezählt.

3.13.5.4 Funktions-User

Funktions-User können Infodesk nicht starten. Funktions-User können fü;r
eine Benutzergruppe wie beispielsweise „Rechnungswesen" eingesetzt
werden. Standardmäß;ig ist diese Funktion deaktiviert.

Hinweis: Fü;r Funktionspostfächer (Funktionsuser) werden keine
Änderungs- und ehemals Zuständigkeitsmails versandt.

3.13.5.5 Stammdatenbearbeitung

Der Modus Stammdatenbearbeitung ist standardmäß;ig aktiviert. Dies ist
fü;r alle User zu deaktivieren, die keine Auswahlfelder zu den Kategorien
und Adressfeldern hinzufü;gen, löschen oder verändern dü;rfen.

Hinweis: Die Anlage weiterer Indizes direkt im Vorgang ist auch bei
deaktiviertem Stammdatenbearbeiter weiter möglich (Anlage von
Projekt-Nr., Laufende-Nr., etc.). Die Neuanlage von Indizes können Sie
nur ü;ber eine Rechte-Beschränkung der MasterData.xml im Dateisystem
vornehmen.

3.13.5.6 Userbezogenes Dashboard / Mehrere Dashboards

Der Infodesk-Admin-User kann verschiedene Dashboards konfigurieren und
den einzelnen Usern die gewü;nschten Dashboards und deren Informationen
zuordnen. (Siehe Kapitel 4.2)

Hinweis: Speichern Sie die Dashboards im globalen
Konfigurationsverzeichnis unterhalb des Ordners „Views" (Beispiel:
S:\Infodesk\Config\Views).

3.13.5.7 Bilder und Unterschriften vom Absender

Bitte legen Sie einen Unterordner („Users") mit folgenden weiteren
Unterordnern („Pictures" und „Signatures") an. Kopieren Sie die
gewü;nschten Bilder (Bild und Unterschrift) mit entsprechender
Bezeichnung in die angelegten Verzeichnisse und weisen Sie die Bilder in
der Stammdatenbank den Usern zu.

Hinweis: Die Bilder sollten eine max. Breite von 1600 Pixeln nicht
ü;berschreiten. Derzeit werden nur die Formate BMP, JPG und JPEG
unterstü;tzt.

3.13.6 Vorbelegung in den Stammdaten, Definition von Geschäftsprozessen

Ein Beispiel: Definition eines Retourenprozesses

Unter Betreff soll der Begriff „Retoure / RMA" eingegeben werden. Dieser
Wert erfordert die Eingabe von: „Grund der Rü;cksendung:"

„Garantie:"

Es ist die Stammdatentabelle fü;r Betreff (Vorgang Betreff) aufzurufen
und der Begriff fü;r Betreff einzugeben, in unserem Fall „Retoure / RMA".
Im Notizfeld soll folgendes erscheinen: „Grund der Rü;cksendung,
Garantie". Dieser Text wird in der Spalte „Text" eingegeben. „Text"
entspricht also dem ersten Eintrag in der Vorgangstabelle.

Durch sinnvolle Verwendung dieser Vorbelegungen können häufig
wiederkehrende Geschäftsprozesse sehr gut abgebildet werden. Die hier
definierten Langtexte zum Betreff können auch in bereits bestehenden
Vorgängen ü;ber den Knopf „Textbausteine" in der Toolbar des Vorgangs
abgerufen werden.

Die Änderungen werden durch Schließ;en der aufgerufenen Tabellen (ü;ber
das Kreuz rechts oben auf dem Tabellenblatt) sofort gespeichert.

Wichtig: Bei älteren Versionen ist darauf zu achten, dass keine
Leerzeichen zu Beginn des Eintrages und keine Leerzeilen und keinen
Doppelpunkt am Ende des Eintrages stehen!

Hinweis: Zum Löschen von Vorbelegungen muss die zu löschende Eingabe
markiert sein und Sie können dann mit dem Knopf „Entf" den Eintrag
löschen.

3.13.7 Option „Standardmäß;ig ausblenden"

Seit Version 8 haben Sie die Möglichkeit, Einträge der Indexfelder 2 - 6
im Vorgang auszublenden. Ist das Häkchen gesetzt und keine Vorauswahl
festgelegt worden, dann wird dieser Index-Eintrag nicht angezeigt. Dies
betrifft nachtäglich angelegte, höhere Indizes. Dieser Eintrag wird dann
nicht automatisch angezeigt.

3.13.8 Vorbelegung einer Absenderadresse („Von-Feld") ü;ber die Indexfelder

Wer Beispielsweise mit Projektemailadressen oder ähnlichem arbeiten
möchte, hat ü;ber die Beschreibung der Indexfelder 1-6 die Möglichkeit
die Absender E-Mailadresse zu hinterlegen.

3.13.9 Vorbelegung Index 1 in Abhängigkeit des Vorgangsordners

Wer mit mehreren Vorgangsordnern arbeitet, kann bei der Erzeugung von
neuen Vorgängen den Index 1 bereits automatisch mit dem Namen des
Vorgangsordners vorbelegen lassen.

Wenn ein neuer Vorgang erstellt wird und der Vorgangsordner-Name als
Index1-Wert in den Stammdaten hinterlegt ist, wird dieser Wert
automatisch als Index 1 vorausgewählt.

Beispiele:

OL-Ordner = \"ProjektX\" und Indexwert 1 \"ProjektX\" ist hinterlegt
wird dieses vorbelegt

OL-Ordner = \"ProjektX-Posteingang\" und Indexwert 1 \"ProjektX\" ist
hinterlegt wird dieses vorbelegt, Hinweis: wir nehmen dass \"-\" an
dieser Stelle als Trennzeichen.

3.14 Infodesk - Informationen

Die Option „Info" erreichen Sie ü;ber das Dashboard „Info".

Hier erhalten Sie die Lizenzinformationen und Versionsnummer.